一、本作業要點係依據檔案法暨相關子法規定訂定。

二、本所檔案整理系統化，採統一規劃、集中管理之原則。

三、檔案室應具防火、防潮、防盜、防鼠咬、防蟲蛀、防塵埃等防範災害
    之設施，除因公務需要經管理人員許可者外，應嚴禁他人進入檔案室
    。

四、檔案管理人員應注意檔案室各項設施之維護，並嚴禁煙火，且應隨時
    檢查，以防損壞。

五、檔案之分類，以本所各組室為單位定其分類標準，其分類號、案卷名
    稱及保存年限等如檔徵字第０９３０００６０５９號核定之「檔案分
    類及保存年限區分表」若附件未記載者，由承辦單位及檔案單位協商
    另立。

六、各組室承辦人員簽辦文稿（紙本型式者）時，應於文件左上角適當位
    置註記分類號及保存年限。辦畢之案件應於五日內歸檔並請檢查本文
    、附件之頁碼是否齊全。
  （一）依文件產生日期之先後順序，早者在下，晚者在上，依序應以鉛
        筆編寫頁碼；文件係雙面書寫或列印者，亦同。
  （二）歸檔案件逾二頁以上應蓋騎縫章或職章。
  （三）附件頁碼之編寫，除已編有頁碼、或為書籍型式、或難以隨文裝
        訂者外，應併同其本文連續為之。

七、歸檔案件以原件為原則，附件數量每一種以一份為限。未以原件歸檔
    者，應由承辦單位簽註原件去向或無法以原件歸檔原因，並經權責長
    官核准後，方得辦理歸檔。

八、檔案之點收，「如圖6-及圖6-1 （續一）檔案點收作業流程」。

九、機密檔案歸檔時，承辦人員應註明機密等級、保密期限或解密條件，
    封口加蓋印章或職名章後，送檔案管理單位辦理歸檔。

十、檔案分類層級應依組織或業務性質，區分為類、綱、目、節等四級，
    歸檔案件經分類後，應建立簡要案名，查無前案可併者，應立新案並
    冠以年號，其有前案者，不論跨越若干年度，均應併入該案。一案涉
    及數事者，由承辦人員確定其主要類屬，編定檔號若有需要得另以影
    （複）本附於相關檔案內。

十一、同案卷檔案之裝訂，其厚度以三公分為原則，於每卷首頁放置目次
      表，並加裝封面及封底，封面上須載明年度（或期別），檔號及案
      由。

十二、檔案應按年度（或期別）及檔號順序存放檔架上，檔架應編號懸掛
      號牌註明架內檔案起訖號數，以便查詢。

十三、檔案之保存區分為永久保存及定期保存。定期保存者，其保存年限
      區分為三十年、二十五年、二十年、十五年、十年、五年、三年、
      一年。各類檔案之保存年限，除本要點另有規定外，由各主管業務
      單位定之。具有參考價值之重要檔案，得視需要，攝製微縮影片或
      電子儲存保存之。

十四、巳屆保存年限檔案之銷毀，（如圖17-1及圖17-1（續一）屆保存年
      限檔案銷毀作業流程）

十五、各種會計報告、憑證、帳簿及重要備查簿等檔案之銷燬，應依照會
      計法有關規定辦理後，再依檔案法相關規定程序送檔案管理局備查
      後，始得銷毀。

十六、檔案管理之歸檔、檢調（如附件圖七檔案管理示意圖）；應用流程
      收費部分，依規費法第八條第三款之規定徵收使用規費。

十七、本所員工於職務移交或離職時，應將其職務上掌管之檔案連同辦理
      移交，並應保持完整，不得隱匿、銷毀或藉故遺失。

十八、本要點如有未盡事項，依檔案法有關規定。

十九、本要點報准檔案管理局核定後實施。