一、本所為建立檔案管理制度，特依照檔案管理局編印「機關檔案管理作
    業手冊」之規定及本所業務實際需要，訂定本要點。

二、檔案管理作業過程，是將辦畢之公文及有關資料予以整理、登記、分
    類、編案、編號、保管、借調、清理、銷毀，並依機密等級及安全維
    護等有關事項予以處理。

三、本所檔案管理，依據實際需要，集中管理，並設置檔案室，指派專人
    負責管理。

四、本所檔案採類、綱、目、節，檔號係由年度號、分類號、案次號、卷
    次號、及目次號依序所組成之。

五、檔案管理人員依據檔案分類表及檔案保存年限區分表，制定本所檔案
    分類管理之準據。

六、檔案應以公文用紙尺度為標準，文件左右底三面邊緣應保持整齊，過
    寬過大者，得予裁切折疊，不得損及檔案內容，未達規定標準者，應
    以公文用紙襯貼處理。厚度以三公分為原則，並應注意下列事項：
    （一）檔案上加附之所有金屬物，如釘書針、大頭針、迴紋針等物品
          應一律剔除。
    （二）檔案如有破損，應予修補，如有皺摺，應予理平。
    （三）同一案名之各件檔案應集中於同一檔案卷夾，每一檔案卷夾存
          放同一分類號案件為限，同一分類號案件過多時，得分置數個
          檔案卷夾。

七、各科室承辦人員應先行查驗歸檔，案件是否已確實辦畢，及已填妥保
    存年限，及分類號，並將已辦畢之案件逐件逐頁編碼。

八、檔案管理人員點收文件，如有下列情形者，退還承辦單位補正，再重
    新辦理點收。
    （一）案件或附件不全，或附件未經簽准而抽存者。
    （二）歸檔文件與歸檔清單之登記不符者。
    （三）案件污損或內容不清楚者。
    （四）案件未填註保存年限或分類號。
    （五）案件未依規定編碼或頁碼編寫有誤者。

九、機密檔案，應使用專用封套裝封，封口加蓋印章。另備保險箱或其他
    具安全防護功能之箱櫃，裝置密鎖存放之。

十、檔案保管場所，不得擅自進入。

十一、借調檔案須填寫調卷單，以一案一單為原則，並經業務主管簽章後
      ，送檔案室調取。

十二、借調之檔案，不得洩密、拆散、塗改、抽換、轉借、轉抄、遺失，
      非經簽准，不得複印。

十三、借調機密檔案，應陳奉所長核准後始准調閱。

十四、借調之檔案以隨調隨還為原則，不能即還時以十五天為限，屆期仍
      須繼續使用，應填寫展期單，經單位主管核准，得辦理展期。

十五、調卷人離職時，應將借調之文卷全部歸還檔案室。

十六、檔案保存年限分為永久、定期保存兩種。

十七、已屆滿保存期限之檔案，由檔案管理單位逐案檢出，製作擬銷毀檔
      案目錄送會相關業務單位表示意見；各單位認有延長保存年限之必
      要者，應簽註延長年限及理由。

十八、檔案管理單位應制定檔案銷毀計畫及檔案銷毀目錄，陳所長核准，
      及函送檔案局審核，審核通過方得辦理銷毀。