一、目的
    臺灣省政府為配合行院電子化--網路化政府推動計畫之執行，以簡化
    工作、提高行政效率，依據行政院研考會八十六年七月十五日（八六
    ）會訊字第二五七八號函辦理「課股有信箱，訊息瞬間通」特於臺灣
    省政府資訊中心（以下簡稱省資訊中心）設置課股電子信箱，以提供
    省屬各機關課股電子信箱服務，並訂定本手冊供做管理依據。

二、對象
  （一）凡省屬各機關（含縣、市政府），依機關別以部門（至課股）為
        單位，均需建置課股電子信箱（以下簡稱課股信箱）
  （二）課股信箱原則建置於省資訊中心電子信箱伺服器。
  （三）如該機關已備妥電子信箱伺服器，即可自行建置，惟必須將信箱
        名稱函送省資訊中心，以建立信箱目錄，供各機關查詢及傳遞電
        子郵件。

三、申請須知
  （一）申請流程：於省資訊中心開設電子信箱之申請程序如下：
        請各一級機關、縣市政府彙整
                         ┌──────┐
                         │1 填寫申請表│
                         └─────┬┘
           依使用程序啟用信箱        │ 函送省資訊中心
         ┌─────────┐    ┌┴───────┐
         │3 「課股信箱」啟用├──┤2 建立「課股信箱│
         └─────────┘    └────────┘
                   函知各機關「課股信箱」啟用
  （二）流程說明
        1.填寫申請表：申請表如附件
        2.建立課股信箱：省資訊中心在收到各機關函送之申請表後，課
                        股信箱管理人員依 E-Mail 管理辦法，建立各
                        機關課股信箱，於建置完成後，以公文函知啟
                        用，並以 "____課股信箱名稱" 為信箱密碼。
        3.課股信箱啟用：詳如「臺灣省各機關課股電子信箱操作手冊」
          。
         (1)參數設定。
         (2)密碼設定。
         (3)開啟信箱。

四、操作說明
    請詳見「臺灣省各機關課股電子信箱操作手冊」

五、使用說明
  （一）應用項目：（循序發展推動）
        1.機關內部：
         (1)公布、傳遞公務訊息，傳送內部傳閱資料。
         (2)下達工作指示，提送工作報告。
        2.政府機關之間
         (1)發布重要會議決議、高層首長提示、致詞、演講稿等。
         (2)發布法令、新聞稿、公報、通告等。
         (3)傳遞開會通知單、會議紀錄。
         (4)業務聯繫、意見交流、…等。
         (5)傳送管考、出國報告、…等。
  （二）注意事項：
        1.收信：
         (1)必須每天收取信件，並立即收到電腦檔案中，以減少伺服器
            負擔。
         (2)收取之信件，應予過濾歸檔，刪除不必要之信件，以節省電
            腦磁碟空間。
         (3)收取之信件，如有附加檔案，應先存檔，再用使用者端掃毒
            軟體掃毒，以免感染電腦病毒。
        2.發信：
         (1)發送之信件，如有附加檔案，容量不得超過 1MB，如附加檔
            案超過 1MB容量宜採用檔案傳輸方式為之。
         (2)使用電子郵件反應意見，應遵守逐級反應原則。
         (3)不得利用電子郵件從事違反法令規章行為。
         (4)不得利用電子郵件散播病毒檔案。
         (5)不得利用電子郵件傳送商業廣告。
        3.其他：
         (1)不得蓄意破壞其他單位電子郵件信箱。
         (2)不得蓄意破壞網路上各項服務或通信設備。
         (3)跨越其他網路時，應遵守其網路使用規範。
         (4)信箱密碼是取得郵件的重要資料，應視需要依密碼設定操作
            說明，更改信箱密碼。
  （三）通信禮節：
        1.儘可能長話短說，並針對重點。
        2.每一封信儘可能只談一個主題。
        3.對別人意見的評論必須謹慎而客觀，避免產生困擾。
        4.引述或參考他人資料應註明其來源。
        5.引用他人文章，應註明文章出處，並說明文章獲得方法。
        6.信箱內容每行不宜過長，並避免參雜控制字元。
        7.信件未尾應附上姓名、單位、職稱與信箱號碼，但盡可能不要
          超過四行。
        8.使用大寫字母強調重點或標題，亦可以 "＊" 符號置於文字前
          後，用來強調語氣。
        9.未經允許，不得將信件轉至 Mail list或Usenet。
       10.引述他人話，應刪除其他無關文字，以避免困擾。

六、異動處理
  （一）各單位如因組織調整，應函省資訊中心辦理課股信箱異動。
  （二）課股信箱異動，依申請流程處理。
  （三）自設電子信箱者如有異動，應函知省資訊中心，以配合處理目錄
        變更。

七、其他
  （一）異常統計：省資訊中心每月定期統計各單位使用課股信箱之情形
        ，如有異常情況，通知該機關處理。
  （二）各機關傳送電子郵件有問題時，請先洽該機關網管人員，如有疑
        問再與省資訊中心資料組連繫處理。
  （三）諮詢服務：各單位使用課股信箱如有疑問或操作上的問題，請以
        電話連絡省資訊中心。電話  049-341222

八、附件
      臺灣省各機關課股電子信箱申請表
日期：  年  月  日    申請類別：□新增  □變更  □刪除
機關名稱：            聯絡人：
地址：                                   電話：
┌───────┬─────┬───┬────┐
│單  位  名  稱│聯  絡  人│電  話│Mail ID │
├───────┼─────┼───┼────┤
│              │          │      │        │
├───────┼─────┼───┼────┤
│              │          │      │        │
├───────┼─────┼───┼────┤
│              │          │      │        │
├───────┼─────┼───┼────┤
│              │          │      │        │
├───────┼─────┼───┼────┤
│              │          │      │        │
├───────┼─────┼───┼────┤
│              │          │      │        │
└───────┴─────┴───┴────┘
填表說明：
一、課股電子信箱名稱（Mail ID）命名原則：
（一）格式：XXXXYYNN@mail.tpg.gov.tw
（二）信箱名稱：
      a.xxxx：廳、處、會、縣市政府。（為英文大寫)
      b.YY：內部科室、縣市所屬各級機關。（英、數字均可)
      c.NN：課股信箱。（為數字)
二、如不敷使用，請自行印製。