一、目的:
國軍退除役官兵輔導委員會(以下簡稱本會)為因應公文線上簽核系
統發生當機、駭客及病毒入侵、程式漏洞或機器設備故障等異常情形
,律定一致性之緊急替代作法,以維持公務正常運作。
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二、作業時機與程序:
本會線上公文作業系統,因故無法正常作業,為免影響公文作業時效
,應依下列規定辦理:
(一)一經發現異常情形:立即通知統計資訊處資訊系統科業務承辦人
,協助處理解決。
(二)異常情形超過一小時無法解決:通知統計資訊處資訊系統科科長
協調承商儘速處理,並副知行政管理處文書檔案科科長。
(三)異常情形超過二小時無法解決:通知統計資訊處處長掌握管制承
商處理情形,並副知行政管理處處長。
(四)異常情形超過四小時無法解決:請統計資訊處以「狀況反映表」
向主任秘書及參事反映,如經研判無法於短時間內恢復系統正常
運作,並應簽請主任秘書核准後,移由行政管理處文書檔案科以
最速件通報方式告知各單位,採取應變作業。
(五)相關業管處於接獲通報後,應立即通報各所屬機構同步因應,以
維公文收、發及簽核作業正常運作。
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三、作業方式:
(一)外來公文部分
1.本會總收文:系統發生異常期間,電子交換之公文與紙本來文
以人工方式登記、編號及分類(登記表,詳附件一),公文編
號方式:年-月-日-四碼序號。各單位應指派人員每日上午
十時及下午三時主動至總收文室領取公文。
2.各單位登記桌及承辦人:
(1)先行登入檢視行政業務服務網公文線上簽核通知(無須登錄
公文線上簽核系統),統計系統異常前已分發,尚未辦結之
公文數量,俾管制與掌握公文續辦件數。
(2)總分文分送之紙本文,以人工作業方式登記後發送各承辦人
員續辦,並完成簽收。
(3)以公文線上系統離線版(須先行下載)之公文格式繕打公文
及辦理後續事宜。相關下載路徑與方式,請參照本作法「四
、一般事項」辦理。
(二)內部簽、稿作業
1.簽(稿)繕打完畢,請單位登記桌統一賦予編號,俾利公文流
程管制及結案登記。編號方式:單位代號(詳附件二)-年-
月-日-四碼序號。
2.若為簽稿併陳,其編號原則於序號後加大寫英文字 A/B已示區
別。
3.發文作業:奉發之公文,單位承辦人透過登記桌請總發文人員
給予一組發文字號,以利發文時使用。
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四、一般事項:
(一)有關文稿內部編號,應統一註記於公文第一頁右下角處,便於識
別。
(二)本會總收、發文人員與單位承辦人於系統恢復正常運作後,三日
內,將公文逐筆登打於系統內,完成線上取號,俾利查考。
(三)另有關總發文人員、各單位登記桌及承辦人使用人工編號紀錄登
記表,詳附件三、四、五、六,請依作業需求配合辦理。
(四)有關電子公文格式下載使用,已於公文線上簽核系統 /系統連結
內建置離線版,各單位平時應指定資訊專責人員先行下載備份並
每季更新,俾利系統發生異常時運用,若有操作方面問題,可洽
請統計資訊處資訊系統科承辦人協處。
(五)若遭遇電腦公文線上簽核系統作業無法處理時,應以人工方式執
行及管制,並維持正常會務運作為原則。另處理過程與結果,應
充分掌握,並注意處理時效。
(六)各所屬機構應參照本會作法,律定緊急應變處理作法,並報本會
備查。
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