法規資訊

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法規名稱: 行政院農業委員會檔案管理作業須知
停止適用時間: 中華民國107年2月27日

所有條文

一、行政院農業委員會(以下簡稱本會)為檔案管理需要,加強檔案管理
    效能,特訂定本須知。

二、本會發文案件由文書單位於發文後,每日逐案彙齊,並列印發文歸檔
    清單,送檔案管理單位點收;收文存查案件則由各業務承辦單位每日
    逐案彙齊,列印存查歸檔清單一式二份,經送檔案管理單位點收後,
    一份留存,另一份退回承辦單位備查。其有特殊情形不克於當日歸檔
    者,至遲應於五日內併同歸檔清單送交檔案管理單位辦理歸檔。

三、本會各承辦人員處理公務或因公務產生之各類型公務紀錄資料,除應
    依檔案法令相關規定歸檔管理外,具下列性質且足供機關內外部使用
    者,應辦理歸檔:
  (一)機關法定職能運作,可供業務參考或權責稽憑。
  (二)具保障個人、團體或政府機關法定權益。
  (三)具滿足民眾「知」的權利之資訊價值。
  (四)具學術研究參考。
  (五)具影響國家、地方發展及社會公益。
  (六)具保存歷史文化、典章制度或科技價值。
    各承辦單位經辦之訴願案件或其他尚未辦理完成而須賡續辦理之案件
    ,得於辦畢發文後原件暫不歸檔,並於全案辦結後依相關規定辦理歸
    檔。
    發文案件及收文存查案件未於規定期限內歸檔者,檔案管理單位應定
    期簽請權責長官核定後,辦理歸檔案件稽催。

四、歸檔案件以原件為原則,未以原件歸檔者,應由業務承辦單位簽註原
    件去向或無法以原件歸檔原因,經權責長官核准後,方得辦理歸檔;
    有附件者,數量每一種以一份為限,歸檔附件以隨文裝訂為原則,如
    遇過量不便裝訂時,檔案管理單位得另行存置,檔案管理人員應在附
    件上註明檔案文號、分類號、保存年限及附件序號,並在原文附件欄
    內註明附件存放序號,並於原檔案卷目次表註明媒體型式、數量及附
    件存放位置。

五、檔案管理人員對下列不符合歸檔範圍之物品,應退回承辦單位:
  (一)現金、有價證券及其他貴重物品。
  (二)司法訴訟有關物證。
  (三)流質、氣體、易燃品、管制物品或其他危及人身與公共安全之物
        品
  (四)其他易變質而不適長期保存之物品。

六、機密檔案歸檔前,業務承辦人員應使用機密檔案專用封套裝封,並確
    實填寫封套上各項目之內容。機密檔案專用封套上應記載之項目包括
    :單位名稱、裝封年月日、收發文字號、案由或案名、年度、分類號
    、頁數、件數、附件數、案件辦理起迄時間、保存年限、機密等級、
    保密期限、解密條件等事項及於封面承辦人欄內及封口處簽章並經單
    位主管簽核後送交檔案管理單位辦理歸檔。

七、檔案管理人員於確認機密檔案歸檔無誤後,應於歸檔清單及機密檔案
    專用封套封面加蓋點收章備查。

八、檔案管理人員辦理點收作業,應以件為單位,經確認無誤後,於歸檔
    清單上註記點收日期並蓋點收章備查。

九、歸檔案件有下列情形無法點收者,檔案管理人員應填註原因退回文書
    單位或業務承辦單位補正後,重新歸檔:
  (一)分類號與保存年限不一致。
  (二)未填列分類號或保存年限。
  (三)分類號填註錯誤。
  (四)業務承辦單位送出時電腦登錄錯誤。
  (五)機密檔案未以專用封套密封。
  (六)機密檔案專用封套封口未加蓋印章或職名章。
  (七)業務單位主管未於機密檔案專用封套封面「單位主管簽章」欄內
        簽章。
  (八)機密檔案專用封套封面應填註項目填註不完整。
  (九)附件不全。

十、檔案之保存年限應依業務性質及參考價值,區分為永久保存或定期保
    存。

十一、本會依「機關檔案保存年限及銷毀辦法」第五條之規定訂定本會「
      檔案分類及保存年限區分表」(以下簡稱檔案區分表),經簽奉一
      級長官核准,並依檔案法施行細則第十條第一項函送檔案管理局審
      核後施行。各單位歸檔案件均應由承辦人員依檔案區分表對照填列
      檔案分類號及保存年限。

十二、檔案無專屬類目可予歸屬時,應視其性質歸入較適當之層級類目;
      必要時,得歸入涵蓋較廣或上一層級類目。如該類目案件過多時,
      檔案管理人員宜註記性質相同之各案件於檔案區分表。

十三、檔案區分表應至少每十年檢討一次,並得視機關組織、業務或檔案
      保存年限等之更動情形,彙整相關註記資料,作為修正之依據。

十四、檔案管理人員應就檔案之內容及性質,依機關檔案編目規範著錄整
      理後,製成檔案目錄。

十五、檔案經整理、立卷後,依檔號大小順序,小者在左,大者在右,由
      左至右,由上至下直立排列上架。

十六、機密檔案應與一般檔案分別存放,複製品之存放亦同,並以機密箱
      櫃儲存。

十七、非檔案管理人員未經許可,不得擅自進出檔案保管場所。

十八、檔案庫房應設置防盜門禁、監視、消防安全、空調及除溼設備,且
      定期施以消毒,經常保持環境清潔。

十九、檔案庫房內禁止吸煙、飲食、儲存食物或植養生物並嚴禁一切易燃
      、易爆及危險物品。

二十、借調或調用檔案者應先自行查詢文號、檔號及附件序號等相關檔案
      紀錄,確認其借調檔案範圍後,依調案申請程序辦理調案。

二十一、借調檔案以與承辦業務有關者為限;因業務需要,借調非主管案
        件時,應送會承辦業務主管同意或簽請本機關權責長官核准。

二十二、他機關借調或依法有權調閱檔案者,應備函提出申請,並經本會
        相關承辦單位簽請權責長官核准後,依本會調案程序辦理。

二十三、借調檔案以案件或案卷為單位,得於設定權限內採線上調閱方式
        辦理,或由調案人填具調案單,載明下列事項,經依規定程序簽
        奉核准後,送檔案管理單位調案:
      (一)調案人姓名及單位
      (二)文號、檔號及附件序號
      (三)案由或案名
      (四)調案申請日期
      (五)調案理由

二十四、檔案經掃描儲存成電子檔者,非有必要,借調時應避免使用檔案
        原件。

二十五、借調或調用之檔案應妥慎保管,不得有遺失、轉借、轉抄或有拆
        散、污損、添註、塗改、更換、抽取、增加、圈點等破壞或變更
        檔案內容之情事。

二十六、借調或調用之檔案應於調案期限內歸還。屆期如需繼續使用,應
        提出展期申請,並經單位主管或本機關權責長官核准,知會檔案
        管理單位後,始得為之。前項展期次數以三次為限;展期次數超
        過三次,仍需使用檔案者,應先行歸還檔案後,再依規定辦理借
        調。

二十七、對於逾期未歸還之檔案,檔案管理人員應定期辦理稽催,經洽催
        三次仍不歸還時,應簽請機關權責長官處理。

二十八、機關人員調、離職時,如有借調檔案,應全部歸還,不得轉借。

二十九、機密檔案借出時應由調案人簽收,並外加封套密封後加蓋檔案密
        封章。

三十、借調檔案期限之計算,以調案領取日翌日起算,一般檔案期限十五
      日、機密檔案期限七日為「應歸還日期」並將其註記於調案單;他
      機關(單位)借調機關檔案之借期則依公函註明期間為準。

三十一、調案人歸還機密檔案時,檔案管理人員應當場拆除外封套,確認
        內封套是否依規定密封,如未密封,應即通知調案人改善,同時
        檢視內封套上應記載事項是否填具,以確保該檔案之完整性。

三十二、業務承辦單位應依規定主動辦理機密檔案機密等級之變更或解密
        事宜。檔案管理單位應定期清查機密檔案;清查時,得請業務承
        辦單位依法辦理機密檔案機密等級之變更或解密事宜。

三十三、機密檔案一經解密,依一般檔案管理。

三十四、巳屆滿保存年限之機密檔案,於銷毀前應先完成解密程序。

三十五、檔案管理單位應就所保管檔案,每年至少進行一次檔案清查作業
        ,以利辦理後續銷毀、移轉或為其他必要之處理。

三十六、檔案清查完畢,應依清查結果作成檔案清查報告書,並檢附「檔
        案盤點清單」等附件,陳報長官核閱。

三十七、檔案管理單位應就每年清查完成巳屆保存年限檔案,依檔案管理
        局規定之格式製作檔案銷毀目錄送會相關業務單位表示意見,各
        單位認有延長保存年限之必要者,應簽註延長年限及具體理由,
        並送權責長官核准後,由檔案管理單位據以制定檔案銷毀計畫及
        檔案銷毀目錄函送檔案管理局審核後執行銷毀。

三十八、檔案管理單位應就每年清查完成之檔案,整理屆臨移轉年限之永
        久保存檔案,檔案移轉以案卷為單位,其移轉期限之計算,以案
        卷內文件產生之日最晚者為準;凡屆滿二十五年者,應於次年移
        轉檔案管理局管理。

三十九、本會應定期或不定期對本會所屬機關檔案管理單位實施業務訪查
        或召開研討會,就檔案管理溝通觀念與統一作法。

四十、本須知僅適用於會本部,本會所屬機關得依其特性,參照本須知另
      訂檔案管理作業規定,並將該規定函送本會轉請檔案管理局備查。

四十一、本作業須知如有未規定事項,依檔案法暨其子法規定處理。

四十二、本作業須知應配合檔案法及其相關子法之修正適時檢討,必要時
        ,得依實際需要隨時修正之。