壹、依據及目的
一、依據
(一)總統92年 2月 6日公布「國家機密保護法」。
(二)司法院92年 8月 4日台廳刑一字第 17749號令訂定發布「法院辦
理涉及國家機密案件保密作業辦法」。
(三)行政院92年 9月26日院臺法字第0920044825號令發布「國家機密
保護法施行細則」。
(四)94年 1月 3日檔案管理局檔徵字第 09400000013號令修正「機關
檔案保存年限及銷毀辦法」。
(五)行政院94年 5月10日台秘字第0940018295號令發布「機密檔案管
理辦法」。
(六)司法院政風處94年 8月17日處政一字第0940017383號函轉法務部
修訂之「政風機構維護公務機密作業要點」。
(七)總統99年 5月26日華總一義字第 09900125121號令修正公布「個
人資料保護法」。
二、目的:為防範洩密事件,執行保密措施,維護本院公務機密安全,特
訂定此作業要點。
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貳、機密區分
一、國家機密:依「國家機密保護法」第二條規定,核定機密等級者,為
確保國家安全或利益而有保密之必要。
二、公務機密:依行政院發布「事務管理手冊」文書部分第51條規定,本
機關持有或保管之資訊,除國家機密外,依法令或契約有保密義務者
。
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參、權責分工
一、政風室承院長之命,負責本院公務機密維護工作之協調、推動、策劃
、執行及處理洩密案件。
二、各庭、科、室主管對各該單位之公務機密維護工作應負監督、考核責
任。
三、本院人員辦理涉及國家機密案件應依「法院辦理涉及國家機密案件保
密作業辦法」及「臺灣高等法院辦理涉及國家機密案件保密作業注意
事項」規定辦理。
四、辦理前開案件之法官及書記官,對該案所涉國家機密有所接觸,其出
境應依「國家機密保護法」第二十六條及其施行細則第三十二條規定
辦理。
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肆、政風室針對本院業務特性、環境狀況、員工需求等因素,配合實際發
生案例以生動自然方式,加強宣導相關機密維護事項,具體做法如下
:
一、購置影片:購置有關公務機密維護工作之影片,適時播映或由員工自
由借閱。
二、專題演講:利用集會場合,邀請專家學者或業務相關人員,以演講、
座談或專題報告方式辦理。
三、訓練講習:依員工接觸機密業務之性質,辦理(參加)保密訓練或講
習。
四、編輯刊物:以期刊、專刊、小冊、摺頁、海報等資料,適時分發或上
網宣導。
五、其他:如有獎徵答、晚會或其他活動等方式適時宣導。
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伍、保密宣導之內容如下:
一、機密維護相關法令。
二、保密專業知識及實務做法。
三、機密維護工作現存缺失檢討及改進措施。
四、洩密案件之處理、檢討及案例介紹等。
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陸、各單位對於機密文書處理流程如收發、登記、擬辦、會簽、繕校、打
字、裝訂、用印、封發、傳遞、保管、移交、銷毀、分發、印刷、複
製等,應採取必要保密措施,其管制原則如下:
一、專責處理:指定業務相關人員專責處理機密文書。
二、減少層次:減少處理過程之層次及參與人員。
三、限制分發:分發機密資料限於必須獲得或知悉該資料之人員。
四、妥慎傳送:視機密等級、傳遞地區,依規定妥慎傳送,必要時得指定
專人傳送。
五、安全保管:機密文書之保存管理由承辦人員負責,依規定妥慎保管。
六、定期清查:機密文書應定期清查,並依法辦理機密等級之變更或註銷
事宜。
七、徹底銷毀:廢棄之機密判決稿件,應用碎紙機絞碎,文書、檔案等資
料指派專人監督徹底銷毀,必要時得會同政風室人員共同銷毀;另環
保回收文件,應先行檢視後再行利用,避免個人資料洩漏情事發生。
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柒、資訊安全管理事項依「司法院及所屬各機關資訊安全管理要點」並輔
以下列措施:
一、有關資料之輸出入,均應建立識別碼或通行碼等管制制度,並應視需
要經常更新。
二、連線作業管制使用終端機設備與其他機關主機連線作業者,應報請權
責單位核准後,給與編號列入管制,並於系統中限制其可運用之範圍
。
三、資訊檔案應建立資訊檔案管理制度,分級管理,具機密性質資料,應
依規定加註機密屬性,輸出之機密性報表,亦同。
四、個人電腦管制機密資料以硬碟或磁碟片錄製檔案者,應加設資料存取
控制。
五、儲存機密資料之磁碟片指定專人管理,每日詳實紀錄調借使用情形,
定期清點數量,並應利用防潮箱(櫃)存放,平日應上鎖妥慎保管。
六、硬體介面卡及軟體程式作業,非經資訊人員同意,不得擅自更動介面
卡及修改程式。
七、政風室不定期辦理資訊安全查核。
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捌、檔案管理單位對於機密檔案之處理流程,應依「機密檔案管理辦法」
之規定辦理,管制原則如下:
一、專責管理:機密檔案(含微縮、電子或其他方式儲存者)應請院長指
派專人或由檔案管理單位主管負責管理,並由業務承辦單位依有關法
規之規定,主動辦理機密檔案之機密等級變更或解密事宜。
二、限制管制:機密檔案之存放場所或區域,得禁止或限制人員、物品進
出,並為其他必要之管制措施。
三、安全保管:機密檔案應與一般檔案分別存放,並依機密等級以保險箱
或其他具安全防護功能之箱櫃,裝置密鎖存放之。必要時,存放於保
險室或密室中,並裝置警報及監視系統,至少每月應檢查一次確保其
安全。
四、權責明確:機密檔案之儲存、保管、複製、借調、歸還、移轉、移交
、銷毀等均應依規定之權責辦理,如有機密檔案管理辦法第二十條遺
失等情事,應查明責任處理。
五、保密義務:本院依規定提供機密檔案時,應以書面告知該機密檔案之
機密等級及保密之義務。
六、徹底銷毀:機密檔案未經解密不得銷毀。但有機關檔案保存年限及銷
毀辦法第十四條第一項情形者,不在此限。機密檔案(含複製品)銷
毀時,應由 院長指派專人辦理並採取必要之安全措施。
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玖、為防止無關人員接近或獲取機密文書,各業務主管單位得視需要申購
機密維護設備:
一、盛裝設備:如保密箱、保險箱、鐵櫃等。
二、銷毀設備:如碎紙機。
三、隔離設備:如辦公桌抽屜、卷櫃加鎖,下班後辦公室門窗關鎖妥當等
。
四、防護設備:如監視系統、警鈴、自動滅火器、電腦密碼管制等。
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拾、一般保密作為
一、會議事項如屬公務機密或涉國家機密者,業務承辦單位應於開會前會
知政風室。
二、本院有關人事甄選、重要會議、工程招標或其他易滋洩密事項,承辦
單位應事先會知政風室,政風室得視需要,事前研擬專案保密措施,
以杜絕洩密管道,防範洩密事件發生。
前項專案保密措施之計畫擬訂,其內容應包括實施依據及目的、實施
期間、狀況判斷、防範措施、執行分工等,報請 院長核可後,協同
業務主管單位確實執行,執行完畢應予檢討並陳報 院長。
三、對前來本院參觀、訪問、洽公、會客之民眾或賓客,政風室得訂定必
要之管制措施,經簽奉 院長核可後,配合法警室實施。
四、政風室應協調資訊室建立資訊稽核制度,定期或不定期稽核電腦設備
及檔案管理情形。經稽核發現異常者,應即清查其原因及具體事證,
並依相關規定妥適處理。
五、政風室應協調資訊室加強資訊使用管理及內控機制,嚴禁員工越權查
閱,以防止公務機密外洩。
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拾壹、實施公務機密維護檢查
一、不定期檢查:政風室會同總務、法警等相關科室人員,以無預警方式
對本院部分科室或重點設備實施檢查。至於院長辦公室或住居所、會
議室等場所,得視實際需要,簽陳院長同意後,規劃辦理反竊聽(錄
)檢測,必要時得洽請有關機關(構)支援。
二、定期檢查:政風室依據本院實際狀況,每半年一次,協調相關科室人
員組成檢查小組,陳報 院長核可,針對員工保密警覺及各項保密設
備全面實施檢查。
三、政風室應將檢查結果之優劣事實填具檢查報告表陳報 院長,並針對
有缺失單位,促其主管督導改進。
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拾貳、洩密案件之處理
一、屬於本機關之洩密案件,陳報 院長並逐級陳報。
二、非本機關之洩密案件,逐級陳報。
三、洩密案件涉及刑事責任者,依「各機關政風機構與相關單位聯繫協調
作業要點」辦理。
四、洩密案件涉及貪瀆罪嫌時,併同貪瀆案件處理,行政責任部分依「司
法院暨所屬各機關人員獎懲案件處理要點」等有關規定辦理。
五、發現洩密情事應即採取適當補救措施,政風室應協調業務主管單位,
針對洩密原因及管道研析改進,防範事件重演。
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拾參、本要點自公布日施行。
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