一、懲戒法院（以下簡稱本院）為加強收文作業流程及統一機密文書收文
    程序，特訂定本要點。

本要點訂定目的。

二、本要點所稱收文作業，指公文自文件送達收文處至登錄系統後並完成
    分文之流程（如附圖），包含簽收、拆驗、掛號分文、編號登錄等。

本院收文作業之範疇。

三、收文人員簽收公文時應注意事項：
    （一）點收文件時應注意受文者是否確屬本院或本院員工。如為掛號
          或快遞函件，應核對封面與回執上號碼是否相符；如有不符，
          應與送件人確認，並將送件人所持之送文簿、清單或送件回單
          等逐一查對點收後再行簽收。
    （二）文件信封或包裝應完整，如有破損或已拆閱，應當面會同送件
          人於送文簿（單）上，註明退還或拒收；字跡模糊無法辨識者
          ，並應予註明。
    （三）機關來文如為誤投，除得以送件簿登錄並轉送者外，應通知及
          退還原發文機關。
    （四）電子公文於檢視來文無誤後，依收文程序辦理；如發現來文誤
          送或缺漏時，應通知原發文機關另為處理。
    收文人員應隨時注意向臺灣高等法院法警室洽詢，於夜間或例假日期
    間是否有代收之公文，並於點驗後簽收。
    收文人員收受文件後，應依來文速別及性質隨時或定時送達文件。最
    速件、速件、機密文件應於登記後隨收隨送，普通文件應定時彙送；
    指名收件人之文件，於登記送件簿後，依其性質，亦同。

一、參酌司法機關行政文書處理手冊第肆篇第二十一點及文書處理手冊第
    二十二點之規定，並考量實務上作業方式，就遞送到院之公文、郵件
    或包裹，及傳送到院之電子公文，收文人員於點收文件及形式審查上
    應注意事項，爰設第一項規定予以規範。
二、本院依懲戒法院處務規程第六條第二項但書之規定，夜間及例假日目
    前委託臺灣高等法院法警室代收，翌日之上班日值班法警應將代收文
    件及收文簿交本院收文人員點收；惟收文人員仍應於上班日隨時注意
    向法警室查詢是否有來文，以免延誤公文時效及影響當事人權益，爰
    於第二項明定。
三、第三項係規範收文人員辦理收文應注意來文時效。

四、實體公文拆驗應注意事項：
    （一）收文人員收文後，除指定送達政風室或個人，應登載懲戒法院
          送件簿（如附件 1），依文件速別送政風室或個人拆驗外，應
          檢視信件外封套記載，依下列程序辦理：
          1.外封套標示密件：除指定送達本院之密件應先於電腦取號外
            ，應於檢視外觀無誤後，登載懲戒法院機密文書登記簿（以
            下簡稱密件登記簿，如附件 2），送由本院指定之機密文書
            處理人員、指定科室拆驗。
          2.外封套未標示密件，經收文人員拆驗後，認：
           (1)來文非屬密件，應即點驗來文及附件名稱、數量是否相符
              ；如有錯誤或短缺，應予註明，並以電話先向發文機關查
              詢。
           (2)來文屬密件，應將來文彌封蓋用職章後，改依前目方式辦
              理。
    （二）本院指定之機密文書處理人員啟封前款第一目密件後，應核對
          內容及附件，於密件登記簿上載明送掛文號之意旨、來文機關
          、來文日期、文號、附件名稱及數量，並蓋用職章，再將來文
          彌封，於封口處蓋用職章，連同密件登記簿送收文人員掛號分
          文。
    （三）指定送達科室啟封第一款第一目之密件後，辦理程序如下：
          1.認屬密件者，應由科室權責人員於密件登記簿上載明送掛文
            號之意旨、來文機關、來文日期、文號、附件名稱及數量，
            並蓋用職章，再將來文彌封，於封口處蓋用職章，連同密件
            登記簿送收文人員掛號分文。
          2.認非屬密件或解密條件已成就而應以普通件送掛號者，應於
            公文上載明非密件或已解密之意旨，並於密件登記簿登載送
            掛文號之意旨、來文機關、來文日期、文號、附件名稱及數
            量，蓋用職章後，連同密件登記簿送收文人員掛號分文。
    （四）公文附件如屬現金、有價證券或貴重物品，收文人員應確實點
          收並簽章證明。
    （五）附件不與公文分離為原則，收文人員裝訂於文後隨文附送；附
          件較多或不便裝訂者，應裝袋附於文後，並書明○○號附件字
          樣；附件未到或缺漏而公文已送達者，應通知來文機關補正並
          知會承辦單位，如當日未能補正者，應另行註記缺漏及已通知
          補正等緣由後再行分文。
    （六）文件信封或封套於拆封後，收文人員應隨文裝訂於後，以備查
          考。

一、為明確實體公文傳遞及拆驗後送掛文號過程之文件保密與保管權責，
    參酌司法機關行政文書處理手冊第肆篇第二十二點及文書處理手冊第
    二十三點之規定，並考量政風室業務依懲戒法院處務規程第五十條規
    定，包含貪瀆及不法事項處理與清查等，就檢舉信函有應予保密之必
    要，是依其業務屬性，指定送達政風室之信件包含普通件，仍應交由
    政風室收拆為宜，爰於第一款規範收文人員拆驗原則。
二、為維護機密文書之機敏性，參酌司法機關行政文書處理手冊第玖篇第
    五十九點、六十三點及文書處理手冊第五十九點規定，就密件收送過
    程之點驗責任及送掛文號程序，分別於第二款及第三款規範之。
三、附件如為有價物品，為明確保管責任，爰設第四款予以規範。
四、第五款係規範附卷應隨文附送之原則及相關作業事項。
五、文件信封或封套為送達方式及送達時間等證明，故於第六款規定應隨
    文裝訂，以便查考。

五、掛號分文：
    （一）送達本院之公文，收文人員應依來文性質於審判或公文系統內
          鍵入相關資料並掛文號。屬於行政公文者，掛號後陳核；屬於
          審判公文者，掛號後送紀錄科收辦。電子公文除個人公文外，
          亦同。
    （二）當事人以傳真或電子郵件寄送書狀者，收文人員於收訖後，掛
          號送承辦單位處理；如有缺漏，應予載明。
    （三）依懲戒案件文書使用電信傳真或其他科技設備作業辦法之規定
          傳送書狀者，收文人員應點收內容、附件項目及數量；如附件
          缺漏或無法開啟時，應先依傳送方傳送方式通知限期補正（如
          附件3），逾期未補正時應註明緣由，掛號後送紀錄科辦理。
    （四）收文人員收受前點第二款及第三款本院指定之機密文書處理人
          員、指定送達科室送回掛號之文件時，應檢視有無疏漏，如記
          載缺漏或未蓋用職章時，應先退回補正；經點驗無誤後，再依
          密件登記簿或送件簿所載來文機關、來文日期、文號及附件數
          量登錄收文系統。

收文人員之掛號分文作業規定。

六、登錄編號程序：
    （一）收文人員於來文完成分文手續後，除行政公文應於來文正面右
          下方黏貼條碼外，應依下列公文性質於正面適當位置加蓋收文
          日期編號戳：
          1.審判公文除新案外，蓋用藍色日期戳記於右上角，並載明收
            文詳細時間、收文編號及收文人員姓名。
          2.行政公文及審判公文之新案蓋用紅色日期戳記於左上角。
    （二）收文人員應於收文系統內登錄來文日期、機關、文號、附件數
          量及案由摘要。審判及行政公文總收文清單應分印之；急件公
          文則應優先登錄分送。
    （三）經登錄編號之收文，承辦單位簽收後，如認內容有疑義或需補
          正事項，應由承辦人員先行洽辦來文機關處理；如需註銷收文
          號退文時，應經單位主管核准。但有下列情形者，得由收文人
          員註銷收文號：
          1.來文機關發現內容錯誤，要求退文或作廢。
          2.屬個人公文。
          3.重複收文或取號。
          4.其他情形敘明事由經奉核可。
    （四）註銷文號均應於收文系統載明事由。
    （五）無正式行文之贈書、期刊及資料之信件得不予編號，另於送件
          簿登錄後，送承辦單位簽收。

收文人員之登錄編號程序規定。

七、審判及行政公文之密件登記簿或送件簿，於分別登記送交承辦單位後
    ，應即日收回簿冊；如因文件繁多，各該主管認無法即日點收完竣，
    須留置簿冊超過一日者，應即通知收文人員。

為利收文處查考，爰明定各項收文登記簿冊應於簽收後即送回收文處保管
。

八、本要點未規定之事項，依司法機關行政文書處理手冊及文書處理手冊
    之相關規定辦理。

本要點未規定事項之處理依據。