一、目的：銓敘部（以下簡稱本部）為利各機關職務代理應行注意事項（
    以下簡稱本注意事項）第11點第 1項規定之執行，並簡化人事作業，
    提高行政效率，特訂定本處理原則。

二、報送範圍：各機關現職人員依本注意事項代理職務達10個工作日以上
    ，並依公務人員加給給與辦法第12條規定支給加給者；或依本注意事
    項約聘（僱）人員辦理業務者。另被代理職務未納入銓敘範圍者，無
    須報送。

三、報送系統：本部銓敘業務網路作業系統之「各機關職務代理名冊網路
    報送作業系統」（以下簡稱本系統）。

四、作業流程：
  （一）各機關報送作業：
        1.報送方式：各機關人事單位於本系統新增或編修職務代理名冊
          資料後，先行預審並網路報送至上級機關，再層核轉至主管機
          關。
        2.報送期限：各機關應於每年 1月31日前，報送前1年7月至12月
          之職務代理名冊；每年 7月31日前，報送當年1月至6月之職務
          代理名冊。
        3.主管機關：係指中央二級或相當二級以上機關、直轄市政府、
          直轄市議會、縣（市）政府及縣（市）議會。
  （二）各主管機關查考作業：
        1.查考方式：主管機關於收受所屬機關之職務代理名冊後，於本
          系統執行併號功能，俟彙整其暨所屬機關之名冊後，即得執行
          檢核功能，並逐筆查考代理資格及酬金。
        2.查考結果之處理：
         (1)查考完竣後，主管機關應將職務代理名冊查考結果（含不符
            規定部分）於本系統勾選「已審竣」並點選「報送」，同時
            以電子公文（載明報送文號）備文送本部、行政院人事行政
            總處（以下簡稱人事總處）（以上得不備名冊）、主計機關
            及審計機關（以上應備名冊），俾利抽查。
         (2)資格或酬金如有不符規定者，須以本系統產製不符規定名冊
            函知所屬機關，並同時副知主計及審計機關（應備名冊），
            俾利抽查。
         (3)機關於收受前開不符規定名冊後，依本注意事項第11點規定
            ，該代理案所支酬金應予追繳；惟其不符規定情形如係誤繕
            等得補正事項，應查明原因補正，並循前開報送作業流程重
            新報送；如係非屬職務代理範圍或毋庸列冊者，即毋須重新
            報送。
        3.主管機關當期如無職務代理名冊資料，應於本系統勾選「無查
          考案件」並點選「報送」，毋須以電子公文函知本部及人事總
          處。
        4.查考期限：主管機關應於每年4月30日以前完成前 1年7月至12
          月名冊之查考並報送；每年10月31日以前，完成當年1月至6月
          名冊之查考並報送。
  （三）本部及人事總處抽查作業：
        1.抽查方式：本部及人事總處各自依權責至本系統抽查各主管機
          關暨所屬機關之職務代理名冊，本部負責抽查資格部分，人事
          總處負責抽查酬金部分。至分發機關或授權機關同意之文號部
          分，亦各依權責審查。
        2.抽查範圍：
         (1)首次抽查（按：104年 1月至6月名冊），依中央及地方機關
            別，分別按比例各抽查五分之一之機關數，抽查機關總數為
            主管機關總數之五分之一。
         (2)次期以後（按：104年7月至12月名冊以後），以前 1期經抽
            查結果曾出現不符規定之主管機關及所屬機關為主，並依中
            央及地方機關別，分別按比例輪流抽查尚未被抽查者，上開
            抽查機關總數為主管機關合計數之十分之一，再就該主管機
            關及所屬機關合計數之十分之一抽查之。
        3.抽查結果之處理：
         (1)資格或酬金均符合規定者，循內部簽核程序辦理後，於本系
            統內勾選「資格（或酬金）已抽查」。
         (2)資格或酬金如有不符規定者：
            甲、本部：函知主管機關，並副知人事總處、主計機關及審
                計機關，另於本系統內勾選「資格（或酬金）已抽查」
                。
            乙、人事總處：函知主管機關，並副知本部、主計機關及審
                計機關，另於本系統內勾選「資格（或酬金）已抽查」
                。
        4.主管機關申復作業：
         (1)主管機關於收受前開不符規定名冊後，如認為有申復之必要
            ，須敘明理由並以本系統重新報送，並同時函知本部（資格
            不符部分）或人事總處（酬金不符部分），及副知人事總處
            或本部、主計及審計機關且敘明處理情形。
         (2)本部或人事總處於收受前開申復案後，應再次審核其資格或
            酬金是否符合規定，並循前開「（三）–3.抽查結果之處理
            」作業流程處理。
        5.抽查期限：本部及人事總處應於每年5月開始抽查前 1年7月至
          12月名冊；每年11月開始抽查當年1月至6月名冊，各期抽查於
          開始後（按：每年5月、11月）3個月內完成。
        6.本部及人事總處之抽查結果，將分別列入各主管機關人事機構
          及人事主管平時考核紀錄，俾期各主管機關切實辦理。

五、主計機關及審計機關抽查作業部分，請各主管機關主（會）計機關（
    構）、各該管之審計機關或審計部，依權責自行訂定抽查之相關作業
    規範。