一、依據:「臺北市政府公文電子交換作業辦法」、「臺北市政府文書處
理實施要點」及「行政革新方案」實施要項續辦。
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二、目的:為因應文書處理電子化及強化會議資訊管理,以有效提升會議
效能,特訂定本規定。
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三、實施期程:自99年 9月 1日正式實施。
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四、作業機關:本府所屬各機關(不含學校)。
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五、適用範圍:透過「員工愛上網 /會議管理系統」(以下簡稱本系統)
建置之會議訊息純屬內部作業之用,與會對象不含本府以外之任何機
關團體或個人。
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六、任務分工:
(一)會議主辦人員:
1.負責開會通知單及議程上網公告,開會通知單發送後,請檢視
與會機關之簽收結果,對未簽收者並透過本系統再次通知,必
要時補送紙本文。
2.開會通知單之文稿,交付總發文人員登錄,並送檔案室歸檔。
3.會議請假報告單之陳核。
4.會議紀錄簽奉核定後,修改公告維護,發布於電子公布欄。
5.負責會議紀錄轉交辦事宜。
(二)出(列)席機關總收文人員:
1.讀取開會通知及訊息,並比照一般收文流程辦理(列印開會通
知及收文編號,並利用本系統登錄科室出(列)席人員)。
2.簽收及讀取待發紀錄公告,並收文編號及分辦。
(三)科室登記人員:利用本系統登錄出(列)席人員。
(四)出(列)席人員及通知對象:
1.出(列)席人員:請上網讀取會議資料攜帶與會。
2.通知對象:定期會議如出(列)席人員為機關首長或主任秘書
以上層級人員,得指定幕僚擔任會議之副本通知者,讀取會議
資料並送達與會者攜帶與會。
(五)員工愛上網機關管理員:
1.建置或更新機關總收文帳號。
2.協助機關同仁登入系統帳號之申請及反應或協助處理系統操作
等問題。
(六)本府資訊處:負責本系統各機關使用權限申請、管理等事宜。
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七、系統作業規定:
(一)會議提案資料,請採由左而右,橫行書寫。
(二)議事紀錄,應依其程序分別載明下列事項:
1.會議名稱及會次。
2.會議時間及地點。
3.出(列)席人員及請假或缺席人員姓名。
4.主席姓名。
5.記錄者姓名。
6.報告事項。
7.討論及決議事項。
8.其他應行記載事項。
(三)會議事項有發布新聞必要時,另撰新聞稿,循新聞發布程序辦理
。
(四)會議結束後,出席人員得就開會情形及決定,簽報機關首長或通
知有關單位人員,如有執行或辦理事項,應作適當之分工,必要
時並予列管。
(五)為強化本府一般會議電子化管理功能,編輯會議通知、上傳會議
資料、簽到表製作、會議請假陳核、會議紀錄編輯、公告維護等
流程均於線上處理。
(六)為便利會議資料之傳遞,請會議主辦人員使用電子信箱位址接收
提案,附加檔案請以Word或 Excel檔案格式呈現。
(七)各項會議之召開,如需建置通知對象之機制者,請會議主辦人員
參照「(會議名稱)通知對象接收議程電子信箱位址調查表」(
如附表 1)建立聯絡網,以利作業。
(八)會議紀錄於會後次日起 3日內陳核,並於 6日內透過本系統轉入
電子公布欄發布,提供相關同仁查閱,不另行文;至未透過本系
統作業者,仍採現行發文機制處理。
(九)會議紀錄於本系統作業完成後,約 2小時後即自動匯入行政管理
知識網(http://km.taipei.gov.tw/),請會議主辦人員登入行
政管理知識網填補文件內容之相關欄位訊息。另各機關因業務需
要,須進一步查詢會議紀錄及議程訊息,請登入行政管理知識網
之「會議紀錄」查閱。
(十)提案資料格式:
1.軟體使用現有MS Word 2003、 MS Excel 2003、MS Powerpoin
t 2003以上版本。
2.字型大小:使用現有之標楷體字型打印,字體大小為18點,約
每頁33行,每行24個字。
3.邊界設定值:上下左右邊界各留 2.5公分,並於頁尾置中處加
註頁碼。
4.紙張及版面:統一使用A 4再生紙或模造紙雙面列印(勿採A3
規格);版面以直式橫書為原則,惟因特殊需求者,得調整為
橫式橫書;左側裝訂。
(十一)製作提案時,請勿使用自造字或特殊符號,以免產生亂碼,並
避免獨字成行、獨行成頁,遇有畸零字數或單行時,宜儘可能
緊湊。
(十二)提案資料遇分項條列時,各項順序之數字及符號,依「臺北市
政府文書處理實施要點」及相關規定辦理,並參酌下列 3項原
則及用法說明:
◎原則:
1.層次無小括弧者加頓號「、」。
2.層次系統另列縮格採「階梯次」(暫定10層)。
3.次行縮段名、項次之下書寫。
◎用法說明:
一、中文數字全型:一、二、三、四、五、六、七、八、
…
(一)中文數字全型加半型小括弧:(一)(二)(三)(四)
(五)…
1阿拉伯數字全型:1、2、3、4、5、6、7、
…
(1)阿拉伯數字全型加半型小括弧: (1)(2)(3)
…
甲、天干全型:甲、乙、丙、丁、戊、己
、…
(甲)天干全型加半型小括弧:(甲)(乙)(丙)(丁
)…
子、地支全型:子、丑、寅、卯、辰、…
(子)地支全型加半型小括弧:(子)(丑)(寅)(
卯)…
A英文字母大寫全型:A、B、C、D、E
、…
(A)英文字母大寫全型加半型小括弧:(A
)(B) (C)(D)…
(十三)無法利用電子郵件傳輸之會議資料,如:
1.成冊之附件。
2.無法轉成電子檔者。
3.各機關審酌實際需要送達書面資料者。
凡符合上列各款,請會議主辦人員以人工交換方式送達出(列)席人
員。
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八、本系統之操作要領,請各機關納入文書講習課程範圍,加強推廣使用
。
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九、作業流程圖(如附表 2)。
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十、如遇重大停電、電腦嚴重當機事件或其他重大事故,無法進行電子傳
輸作業時,議程資料改採人工作業方式辦理。
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十一、本規定如有未盡事宜,得依需要修訂之。
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