壹、總則
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一、臺北市政府教育局(以下簡稱本局)為落實個人資料蒐集、處理或利
用法令、尊重當事人資訊自決權、促進個人資料合理利用及避免人格
權受侵害,特依個人資料保護法(以下簡稱本法)、個人資料保護法
施行細則(以下簡稱本法施行細則)及其他相關法令規定,訂定本局
個人資料保護管理要點(以下簡稱本要點)。
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二、本要點適用於本局及受本局委託或與本局共同蒐集、處理或利用個人
資料其他公務機關或非公務機關。但其他法令另有規定者,從其規定
。
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貳、個人資料保護管理組織
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三、為落實個人資料保護及管理,特設置本局個人資料保護管理執行小組
(以下簡稱本小組)。
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四、本小組任務如下:
(一)本局個人資料保護政策擬議。
(二)本局個人資料管理制度推展。
(三)本局個人資料隱私風險評估及管理。
(四)本局各科室(以下簡稱各科室)人員個人資料保護意識提升及
教育訓練計畫擬議。
(五)本局個人資料管理制度適法性與合宜性檢視、審議及評估。
(六)其他本局個人資料保護、管理規劃及執行事項。
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五、本小組設召集人及執行秘書各一人,且執行秘書宜具有法律相關專業
,由本局首長指定人員兼任;其餘委員由各科室主管或其職務代理人
擔任。
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六、本小組會議視業務推動需要不定期召開,由召集人主持;召集人因故
不能主持會議時,得指定成員代理。本小組開會時,得邀請相關業務
科室人員或學者專家出(列)席。
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七、各科室委員應指定專人辦理科室內下列事項:
(一)個人資料被竊取、洩漏、竄改或其他侵害事件(以下簡稱個資
事件)民眾聯繫單一窗口。
(二)本法第十條及第十一條第一項至第四項所定請求事項之考核。
(三)本法第十一條第五項及第十二條所定通知事項之考核。
(四)本法第十七條所定公開或供公眾查閱。
(五)本法第十八條所定個人資料檔案安全維護。
(六)個人資料保護事項協調聯繫。
(七)科室內個人資料損害預防及危機處理應變通報。
(八)科室內個人資料專人名冊之製作及更新。
(九)科室內個人資料專人教育訓練名單及紀錄之彙整。
(十)其他科室內個人資料保護管理規劃及執行。
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八、執行秘書應協助本局個人資料保護法令諮詢。
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參、個人資料蒐集、處理或利用內部管理程序
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九、各科室蒐集、處理或利用個人資料,其類別、數量及接觸人員應符合
本法第五條比例原則,以處理法定職務必要範圍內為限,儘量以蒐集
最少且不含本法第六條所定個人資料為原則。
各科室蒐集、處理或利用個人資料特定目的,以本局已依適當方式公
開者為限;有變更者,亦同。
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十、各科室蒐集當事人個人資料時,應明確告知當事人本法第八條第一項
所列事項。但符合本法第八條第二項規定情形之一者,不在此限。
各科室蒐集非由當事人提供個人資料時,應於處理或利用前,向當事
人告知個人資料來源及本法第八條第一項第一款至第五款所列事項。
但符合本法第九條第二項第一款至第四款規定情形之一者,不在此限
。
依前二項規定告知當事人,其告知事項內容應使用通俗、簡淺易懂語
文,避免使用艱深費解詞彙。
依第一項及第二項規定告知當事人,如有委託或共同蒐集、處理或利
用個人資料,應同時告知委託或共同利用情形。
依第一項及第二項規定告知當事人,得以言詞、書面、電話、簡訊、
電子郵件、傳真、電子文件、明顯或適當處所公告或其他足以使當事
人知悉或可得知悉方式為之。
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十一、各科室依本法第六條第一項第六款、第十一條第二項但書或第三項
但書規定,經當事人書面同意者,應取得當事人同意書面文件;該
書面文件作成方式,依電子簽章法規定,得以電子文件為之。
各科室依本法第十五條第二款或第十六條但書第七款規定經當事人
同意者,應符合本法第七條及本法施行細則第十五條所定方式。
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十二、各科室蒐集或處理個人資料應符合下列情形之一,並於蒐集時註明
蒐集特定目的項目及代號:
(一)依本局組織規程或本法第十五條第一款及本法施行細則第十
條所稱執行法定職務。
(二)經當事人同意。
(三)依法受委託執行職務。
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十三、對滿七歲未成年人蒐集或處理其個人資料,有下列情形之一者,得
經未成年人本人同意為之,其他情形應得其法定代理人同意:
(一)依其年齡及身分、日常生活所必需。
(二)純獲法律上利益(純粹取得權利或不負任何義務)。
(三)法定代理人事前允許處分財產或營業。
對未滿七歲未成年人及受監護或輔助宣告人蒐集其個人資料,應得
其法定代理人同意。
法定代理人基於保護未成年人及受監護或輔助宣告人利益,得行使
本法第十條或第十一條第一項至第四項規定權利。
本點關於未成年人保障未盡事宜,依民法及兒童及少年福利與權益
保障法等相關規定辦理。
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十四、各科室應優先考慮以去識別化或經遮蔽個人資料為處理或利用。
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十五、任何非原蒐集特定目的外利用,各科室應確認符合本法第十六條但
書規定後始得為之,並將利用歷程作成紀錄。
前項情形,宜審酌個案狀況,規劃當事人選擇不同意或退出同意機
制。
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十六、個人資料檔案屬檔案法所稱檔案者,其申請閱覽、抄錄或複製,應
依檔案法、檔案法施行細則及臺北市政府檔案應用相關規定辦理。
依政府資訊公開法申請公開或提供前項規定以外政府資訊,如涉及
個人資料特定目的外利用,應審酌是否具有本法第十六條但書及政
府資訊公開法第十八條第一項第六款所定情形。
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十七、各科室對於個人資料利用,不得為資料庫恣意連結,且不得濫用。
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十八、本局保有個人資料有誤或缺漏時,應由資料蒐集科室簽奉核定後,
移由資料保有科室更正或補充之。
因可歸責於本局事由,未為更正或補充個人資料,應於更正或補充
後,由資料蒐集科室以通知書通知曾提供利用對象。
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十九、本局保有個人資料正確性有爭議者,應由資料蒐集科室簽奉核定後
,移由資料保有科室,視個人資料載體性質為適當停止處理或利用
該個人資料,並註明原因。但符合本法第十一條第二項但書情形者
,不在此限。
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二十、各科室應定期查明蒐集或處理個人資料適用法令所訂定保存期間;
未明定者,視執行業務必要性及合理性,於本局年度檔案分類及保
存年限表明定,或訂定告知當事人合理保存期間。
本局保有個人資料蒐集特定目的消失或期限屆滿時,應由資料蒐集
科室簽奉核定後,移由資料保有科室,視個人資料載體性質為適當
停止處理或利用。但符合本法第十一條第三項但書情形者,不在此
限。
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二十一、各科室依本法第十一條第四項規定停止蒐集、處理或利用個人資
料者,應簽奉核定後移由資料保有科室,視個人資料載體性質適
當為之。
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二十二、個人資料有補充、更正、停止處理或利用、刪除時,應通知曾利
用其他機關或科室;或與其他機關或科室事先協調及規劃個人資
料定期更新機制。個人資料依規定刪除或停止處理、利用前,應
對相關系統或服務作影響評估並妥為因應。
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二十三、個人資料刪除,應檢查是否達到資料無法還原或再組合程度,並
得參考機關檔案保存年限及銷毀辦法及臺北市政府公務機密維護
作業等相關規定辦理。
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二十四、各科室將個人資料作國際傳輸前,應確認法令限制及他國(境)
對個人資料保護法令要求,並做適當保護措施。
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肆、機關間個人資料交換運用內部管理程序
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二十五、本局與臺北市政府所屬其他機關(以下簡稱本府其他機關)交換
運用個人資料,依本要點規定辦理;本要點未規定者,適用本要
點其他規定。
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二十六、本要點所稱交換運用,指本局為與本府其他機關共同執行法定職
務,或協助本府其他機關執行法定職務,而以臺北市政府(以下
簡稱本府)名義蒐集個人資料,並將所蒐集個人資料提供予各該
本府其他機關。
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二十七、本局為辦理交換運用,應於蒐集個人資料前,確認所涉本府其他
機關法定職務依據、特定目的、需提供個人資料類別、利用期間
、地區、對象及方式,經簽會臺北市政府法務局並簽報本府同意
後,始得為之。
前項所定應確認事項,應於蒐集個人資料前,以機關名義明確告
知當事人。但有第十一點第一項但書或第二項但書所定情形者,
不在此限。
依前二項規定辦理交換運用,視為本法第二條第四款及本法施行
細則第六條第二項所定內部傳送。
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伍、當事人權利行使
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二十八、當事人依本法第三條、第十條或第十一條第一項至第四項規定向
本局請求答覆查詢、提供閱覽、製給複製本、更正、補充、停止
蒐集、處理、利用或刪除個人資料時,應經身分確認程序,並得
視情形請當事人檢附相關證明文件或做適當釋明。
第一項證明文件內容如有遺漏、欠缺或釋明不完整,應通知限期
補正。
申請案件有下列情形之一者,應以書面或電子文件駁回其申請:
(一)申請文件內容有遺漏、欠缺、虛偽不實或釋明不完整,經
通知限期補正,逾期仍未補正或無法補正。
(二)有本法第十條但書各款情形之一。
(三)有本法第十一條第二項但書或第三項但書所定情形之一。
(四)與法令規定不符。
第一項請求處理期限及延長,依本法第十三條規定辦理。
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二十九、當事人請求閱覽、抄錄或複製個人資料,得依檔案閱覽抄錄複製
收費標準收取費用。
前項情形,由承辦科室派員陪同為之。
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三十、各科室提供當事人閱覽、抄錄或複製個人資料前,應確認未同時揭
露他人個人資料。
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三十一、本局保有個人資料檔案名稱以公開於本局網站個人資料保護專區
為原則,並應於建立個人資料檔案後一個月內為之;更新檔案時
,亦同。
為確保當事人有充分表達意見機會及申訴管道,本局網站個人資
料保護專區,應設有個人資料客訴聯絡方式。
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陸、委外監督
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三十二、各科室研擬業務委外招標文件時,應就委外範圍擬定投標廠商須
具備個人資料保護管理能力,於招標文件訂定評選項目或於採購
契約訂定監督事項及罰則條款,並將本要點列入採購契約文件供
廠商遵循。
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三十三、契約終止、解除或屆滿時,廠商應返還或刪除所保有個人資料,
或交接本局指定其他科室,刪除存取權限,並切結未以任何形式
保留備份或影本;續約廠商不在此限。
履約期間廠商員工離職或留職停薪,應說明所負責系統存取權限
及完成鎖定帳號或停止系統權限,並應更換離職或留職停薪員工
曾接觸密碼。
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三十四、各科室於履約期間應定期確認廠商執行個人資料保護措施並予以
記錄。
前項保護措施如保密切結書及同意書等皆屬之。
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柒、個人資料風險評估及安全維護
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三十五、各科室電子處理個人資料安全維護,應遵守資通安全管理法、資
通安全管理法施行細則、檔案法、檔案法施行細則、臺北市政府
及所屬各機關辦理資訊使用管理稽核作業規定、臺北市政府文書
處理實施要點及臺北市政府資通安全等相關法令規定(以上皆以
最新版為主),並得參考行政院國家資通安全會報技術服務中心
所訂各項資訊安全參考指引辦理。
非電子處理個人資料安全維護,應依檔案法、檔案法施行細則、
臺北市政府文書處理實施要點、臺北市政府公務機密維護作業等
規定辦理。
本局得因應最新技術發展或資訊安全問題訂定技術指引。
各科室得因應負責業務特性自訂內部安全控制措施或管理細則。
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三十六、本局資訊教育科專人應規劃並定期執行個人資料盤點作業,作業
項目依序如下:
(一)清查各作業流程中所使用表單、紀錄,並辨識其中與個人
資料有關者,歸納整理成個人資料檔案。
(二)使用個人資料盤點表或其他具相同效用技術、軟體或表單
,檢視其保有個人資料檔案,確認個人資料檔案名稱、保
有依據及特定目的、個人資料種類。
(三)使用個人資料盤點表或其他具相同效用技術、軟體或表單
,檢視其保有個人資料檔案生命週期,包含蒐集、處理、
利用內容。
(四)依第一款至前款檢視結果,建立個人資料檔案清冊。
前項個人資料盤點表及個人資料檔案清冊,包括以下個人資料相
關欄位:
(一)所涉主要業務、職掌內容及辦理流程。
(二)個人資料檔案名稱。
(三)業務主管科室。
(四)保存管理科室。
(五)保管方式。
(六)檔案型態,包括紙本類、電子類、可攜式媒體內電子檔及
系統資料庫。
(七)個人資料來源。
(八)法令或契約上保有依據。
(九)是否須履行本法所定告知義務。
(十)特定目的(依本法特定目的及個人資料類別填寫)。
(十一)個人資料類別(依本法特定目的及個人資料類別填寫)
。
(十二)個人資料項目。
(十三)本法第六條所定個人資料項目。
(十四)個人資料數量。
(十五)內部進行蒐集、處理或利用科室。
(十六)外部進行蒐集、處理或利用者。
(十七)委外及受委託對象接觸情形。
(十八)法定或自訂保存期限。
(十九)銷毀方式。
(二十)是否依本法第十七條規定對外公告。
(二十一)備註。
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三十七、本局應依前點所定盤點作業結果,規劃並定期執行個人資料風險
評估作業,其評估必要項目如下:
(一)個人資料可識別程度。
(二)個人資料檔案型態及數量。
(三)個人資料類別敏感性及風險性。
(四)蒐集、處理、利用過程及環境。
(五)個人資料存取頻率及存放位置。
(六)蒐集、處理、利用及保有適法性。
(七)個人資料保護意識及相關知能。
本局應依前項所定風險評估結果,規劃並採取必要風險控管及精
進措施。
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三十八、各科室應視業務性質保存下列紀錄或證據:
(一)當事人書面同意。
(二)告知或通知當事人。
(三)當事人或法定代理人依本法第十條或第十一條第一項至第
四項定主張權利。
(四)蒐集、處理、利用個人資料所生軌跡紀錄。
(五)本局或各科室檢查或稽核。
(六)個人資料正確性有爭議。
(七)個資事件。
依前項規定保存紀錄或證據,除其他法令另有規定或契約另有約
定外,應至少保存五年。
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三十九、為妥善因應個資事件,各科室平時應建立通報及支援聯絡網人員
名冊,掌握個人資料處理或利用流程,透過監測資料注意異常狀
況潛在問題。
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四十、負責蒐集、處理或利用個人資料職員工,應定期參加個人資料保護
教育訓練。
新進職員工或參與本局招標第一次得標廠商員工,應詳閱本要點、
相關契約內容,得標廠商宜視需求提供必要之教育訓練。
專人應適時通知個人資料保護注意事項,並應視需要轉知業務往來
之其他機關或科室。
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四十一、個資事件發生時,各科室應依指示及視事件性質,於三十六小時
內採取下列應變措施:
(一)中斷入侵或洩漏途徑。
(二)緊急儲存尚未被破壞資料。
(三)啟動備援程序或替代方案。
(四)事件原因初步分析。
(五)評估受侵害個人資料類別及數量。
(六)檢視防護及監測設施功能。
(七)記錄事件經過。
(八)行政內部調查完成前保存相關證據。
(九)解決或修復方案。
(十)通知保有相同資料科室。
(十一)洽商專業人員協助或進駐處理。
(十二)涉及刑事責任者,移請檢警鑑識或調查。
(十三)發布新聞稿、網站公告或其他可告知當事人方式。
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四十二、個資事件發生後,本局應依本法第十二條通知當事人,內容包括
侵害事實及因應措施說明、建議當事人處理事項、提供查詢及協
助管道、賠(補)償當事人處理事務相關費用等補救措施。
前項通知,指以言詞、書面、電話、簡訊、電子郵件、傳真、電
子文件或其他足以使當事人知悉或可得知悉方式為之。
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四十三、個資事件發生後,各科室應於知悉後一小時內完成通報作業。通
報對象為資訊教育科專人,並副知召集人及執行秘書;通報內容
至少應包括通報人身分、資料外洩或侵害方式、時間、地點、初
估外洩或侵害個人資料類別及數量、避免損害擴大處置等資訊;
通報方式以電話或簡訊為主,電子郵件為輔。
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捌、附則
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四十四、本局為因應法令修訂、技術發展或強化人格權保障,應為必要補
充及調整,並適時修正本要點。
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