一、新北市政府民政局（以下簡稱本局）為統一規範所屬各戶政事務所（
以下簡稱戶所）辦理印鑑數位化作業，並有效管理使用新北市印鑑數
位化比對系統（以下簡稱印鑑系統），提升行政效率及為民服務品質
，爰依戶政事務所辦理印鑑登記作業規定，訂定本作業規範（以下簡
稱本規範）。
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二、本市印鑑數位化作業係將當事人印鑑章之外觀、印模及當事人簽名等
資料，於印鑑系統中建檔以供受理民眾申辦印鑑業務時，進行驗印比
對使用。
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三、印鑑登記、變更、廢止及核發印鑑證明等作業與列印申請書、證明書
等事項，應依下列規定辦理：
（一）印鑑登記：
1.作業人員：戶所櫃檯服務人員。
2.作業方式：
(1)查驗申請人資格，並查詢戶政資訊系統當事人是否已辦理印
鑑登記。跨區申辦限當事人本人（法定代理人），如係依戶
政事務所辦理印鑑登記作業規定第五點各款規定，委任他人
代為申請印鑑登記及印鑑證明者，應至當事人戶籍地戶所辦
理；戶籍遷出國外者，應至最後戶籍地戶政事務所辦理。
(2)無行為能力人或限制行為能力人由法定代理人代辦。
(3)印鑑登記申請書及印鑑條應蓋當事人印鑑章（當事人親自申
請者，請其於申請書及印鑑條簽名；但不識字者得免親自簽
名，並於印鑑條上空白處註明及印鑑系統基本資料頁登錄警
示訊息）。跨區申辦之案件，應於印鑑登記申請書右上角空
白處及印鑑條正面空白處加蓋紅色跨區字樣（附件一，圖一
），以利辨識。
(4)登入印鑑系統印簽管理畫面，於基本資料頁登錄當事人之統
號、姓名、出生日期及警示訊息、戶籍地、備註等，並執行
新增印簽作業，將印鑑章之外觀、印模、當事人簽名（非本
人親自簽名毋需拍攝）及有效期間建檔。
(5)於戶籍地、跨區或遷入後首次辦理印鑑登記者，均應於印鑑
系統之印簽管理畫面中點選遷入首次登記作業。
(6)經徵得當事人本人同意後，得拍攝當事人之人貌影像建檔。
作業人員於印鑑登記申請書上蓋上本人同意拍攝人貌影像於
新北市印鑑數位化比對系統存檔，供核對身分使用之藍色條
戳（附件一，圖二），並由本人確認及簽章後，始進行拍攝
及存檔。
(7)跨區申辦印鑑登記之規費由受理地戶所收繳及掣發收據，其
印鑑登記申請書及印鑑條由受理地戶所歸檔管理。
3.注意事項：
(1)印鑑章長、寬或直徑須一公分以上未逾三公分，且不得使用
原子章或橡膠等易變形材質，不得加刻圖騰。
(2)拍攝印鑑章外觀時，宜以具有文字記號或特殊圖案之面拍攝
，方便辨識。
(3)登記之印鑑章，蓋於印鑑卡上拍攝時須完全清晰，不可出現
印模以外其他污點，且務必壓平放置。
(4)當事人如主張非本人親自到場申請，不得核發印鑑證明時，
請其填寫申請書（附件二）並親自簽名後，於印鑑系統基本
資料頁登錄警示訊息，並於印鑑條加註（如非原登記地戶所
，應通報原登記地戶所辦理）。當事人如申請註銷上開限制
時，請其填寫申請書（附件二）並親自簽名後，於印鑑系統
基本資料頁刪除警示訊息，並將印鑑條上之加註文字刪除（
如非原登記地戶所，應通報原登記地戶所辦理）。
(5)當事人為受監護宣告之人時，應於印鑑系統基本資料頁登錄
警示訊息。
(6)其他注意事項亦可於系統基本資料頁之備註欄註記。
(7)新印鑑條經建檔審核後，應按戶所現有存放原則儲存歸檔。
（二）印鑑變更：
1.作業人員：戶所櫃檯服務人員。
2.作業方式：
(1)查驗申請人資格，並查詢戶政資訊系統當事人是否已辦理印
鑑登記。跨區申辦限當事人本人（法定代理人），如係依戶
政事務所辦理印鑑登記作業規定第五點各款規定，委任他人
代為申請印鑑登記及印鑑證明者，應至當事人戶籍地戶所辦
理；戶籍遷出國外者，應至最後戶籍地戶政事務所辦理。
(2)無行為能力人或限制行為能力人由法定代理人代辦。
(3)登入印鑑系統印鑑證明驗印畫面，核對原印鑑章外觀、印模
是否相符。
(4)印鑑變更申請書及新印鑑條應蓋當事人印鑑章（當事人親自
申請者，請其於申請書及印鑑條簽名；但不識字者得免親自
簽名，並於印鑑條上空白處註明及印鑑系統基本資料頁登錄
警示訊息）。跨區申辦之案件，應於印鑑變更申請書右上角
空白處及變更印鑑條正面空白處加蓋紅色跨區字樣（附件一
，圖一），以利辨識。
(5)登入印鑑系統印簽管理畫面，辦理變更印簽作業，將當事人
新印鑑章之外觀、印模、簽名（非本人親自簽名毋需拍攝）
及有效期間建檔。
(6)如因更改姓名變更印鑑及簽名者，應先於印鑑系統基本資料
頁更新姓名後，再變更印鑑章之外觀、印模及簽名資料。
(7)經徵得當事人本人同意後，得拍攝當事人之人貌影像建檔。
作業人員於印鑑登記申請書上蓋上本人同意拍攝人貌影像於
新北市印鑑數位化比對系統存檔，供核對身分使用之藍色條
戳（附件一，圖二），並由本人確認及簽章後，始進行拍攝
及存檔。
(8)印鑑變更之規費由受理地戶所收繳及掣發收據，其印鑑變更
申請書及變更印鑑條由受理地戶所歸檔管理。
3.注意事項：
(1)印鑑章長、寬或直徑須一公分以上未逾三公分，且不得使用
原子章或橡膠等易變形材質，不得加刻圖騰。
(2)拍攝印鑑章外觀時，宜以具有文字記號或特殊圖案之面拍攝
，方便辨識。
(3)登記之印鑑章，蓋於印鑑卡上拍攝時須完全清晰，不可出現
其他污點，且務必壓平放置。
(4)當事人如主張非本人親自到場申請，不得核發印鑑證明時，
請其填寫申請書（附件二）並親自簽名後，於印鑑系統基本
資料頁登錄警示訊息，並於印鑑條加註（如非原登記之戶所
，應通報原登記之戶所辦理加註）。當事人如申請註銷上開
限制時，請其填寫申請書（附件二）並親自簽名後，於印鑑
系統基本資料頁刪除警示訊息，並將印鑑條上之加註文字刪
除（如非原登記地戶所，應通報原登記地戶所辦理）。
(5)當事人為受監護宣告之人時，應於印鑑系統基本資料頁登錄
警示訊息。
(6)印鑑系統變更畫面中之變更原因不可空白。
(7)其他注意事項亦可於印鑑系統基本資料頁之備註欄註。
(8)印鑑變更申請書應註明變更原因。
(9)新印鑑條經建檔審核後，應按戶所現有存放原則儲存歸檔；
廢止之印鑑條亦應依規定集中保管。
（三）印鑑廢止：
1.作業人員：戶所櫃檯服務人員。
2.作業方式：
(1)查驗申請人資格，並查詢戶政資訊系統當事人是否已辦理印
鑑登記。跨區申辦限當事人本人（法定代理人），如係依戶
政事務所辦理印鑑登記作業規定第五點各款規定，委任他人
代為申請印鑑登記及印鑑證明者，應至當事人戶籍地戶所辦
理；戶籍遷出國外者，應至最後戶籍地戶政事務所辦理。
(2)無行為能力人或限制行為能力人由法定代理人代辦。
(3)登入印鑑系統印鑑證明驗印畫面，核對原印鑑章外觀、印模
是否相符。
(4)印鑑廢止申請書應請當事人簽名，但不識字者得免簽名，並
於空白處註明。跨區申辦之案件，應於印鑑廢止申請書右上
角空白處加蓋紅色跨區字樣（附件一，圖一），以利辨識。
(5)登入印鑑系統印簽管理畫面辦理印鑑廢止作業。
(6)印鑑廢止之規費由受理地戶所收繳及掣發收據，其印鑑廢止
申請書由受理地戶所歸檔管理。
3.注意事項：
(1)印鑑系統印簽廢止畫面中之廢止原因不可空白。
(2)其他注意事項亦可於印鑑系統基本資料頁之備註欄註記。
(3)印鑑廢止申請書須蓋原印鑑章；但原印鑑章遺失者，不在此
限。
(4)廢止之印鑑條應依規定集中保管。
（四）核發印鑑證明：
1.作業人員：戶所櫃檯服務人員。
2.作業方式：
(1)查驗申請人資格，並查詢戶政資訊系統當事人是否已辦理印
鑑登記。跨區申請限當事人本人（法定代理人），不受理委
任申請，如係依戶政事務所辦理印鑑登記作業規定第五點各
款規定，委任他人代為申請印鑑證明者，應至當事人戶籍地
戶所辦理；戶籍遷出國外者，應至最後戶籍地戶政事務所辦
理。
(2)無行為能力人或限制行為能力人由法定代理人代辦。
(3)登入印鑑系統印鑑證明驗印畫面，核對原印鑑章外觀、印模
是否相符，並執行自動驗印。除審視自動驗印結果外，應再
查看其鏤空重疊圖及三色圖，並將驗印重疊圖存檔。
(4)受理委任申請當事人印鑑證明案件，倘印鑑系統畫面出現非
本人親自到場申請，不得核發印鑑證明之警示訊息時，不可
受理該委任申請。
(5)印鑑證明申請書應由申請人或受託人簽名或蓋章，並加蓋當
事人之印鑑章；印鑑證明書應蓋當事人印鑑章、機關首長簽
字章及機關印信後核發。跨區申請之案件，應於印鑑證明申
請書右上角空白處加蓋紅色跨區字樣（附件一，圖一），以
利辨識。
(6)印鑑系統檔存之印模如有模糊不清致無法比對、自動驗印效
果不佳或比對結果有疑慮時，得調出原留印鑑條或登記申請
書，與該印鑑章進行核對。如係當事人本人申請者，得請其
重新繕寫印鑑條（印登日期為原登記日期），並蓋清晰印模
後重新建檔，於印鑑條背面空白處註明年月日重新拍攝印模
及加蓋受理人員小名章。
(7)若印鑑章已有缺損或字體模糊不清，無法蓋出清晰之印模，
且係當事人本人申請者，可請其辦理印鑑變更登記後，再核
發印鑑證明。
(8)以印鑑系統自動驗印時，如有出現不通過之比對結果，應再
詳細查看其鏤空重疊圖及三色圖是否緊密重疊，並仔細檢視
影像相異之處。經以上開方式確實完成比對後，仍可判斷該
印章影像與印模相符時，得予核發印鑑證明。
(9)委任申請印鑑證明之案件，應仔細核對委任書之委任事項、
委任人及受委任人之基本資料及申請之份數是否正確。
(10)經徵得當事人本人同意後，得拍攝當事人之人貌影像建檔。
作業人員於印鑑登記申請書上蓋上本人同意拍攝人貌影像於
新北市印鑑數位化比對系統存檔，供核對身分使用之藍色條
戳（附件一，圖二），並由本人確認及簽章後，始進行拍攝
及存檔。
(11)核發印鑑證明之規費由受理地戶所收繳及掣發收據，其印鑑
證明申請書由受理地戶所歸檔管理。
3.注意事項：
(1)登記之印鑑章及機關印信，蓋於印鑑證明書時須完全清晰，
不可出現印模以外之污點或模糊不清。
(2)未經印鑑系統審核通過之印鑑章，無法提供後續自動驗印功
能，須洽原登記戶所審核人員執行審核作業後，始可執行自
動驗印。
(3)經發現戶政資訊系統及印鑑系統之印登日期為空白或錯誤者
，請其原登記之戶所儘速查明後，依職權補填或更正印登日
期。
(4)民眾申請變更印鑑證明書內使用目的者，應請其向原核發證
明書之戶所辦理。
(5)如遇戶政資訊系統資料顯示已登記或已變更印鑑，而印鑑系
統無該筆建檔資料，如經查確屬漏未建檔者，應先調閱其登
記申請書或印鑑條補行建檔後，再執行自動驗印；如係跨區
申請者，應先電話連繫原登記地之戶所，調閱前登記申請書
或印鑑條，由原登記地之戶所補行建檔及審核作業後，再由
受理地戶所據以驗印及核發印鑑證明。
（五）印鑑審核：
1.作業人員：審核人員。
2.作業方式：
(1)審核申請人資格，無行為能力人或限制行為能力人由法定代
理人代辦。
(2)檢查印鑑申請書上之申請人是否簽章，所蓋之印鑑章是否清
晰、正確。
(3)核對印鑑條之印登日期、當事人基本資料及所蓋之印鑑章是
否正確。
(4)核對印鑑系統內之當事人基本資料、拍攝之印模及簽名是否
正確。
(5)當事人因姓名變更而變更印鑑章者，除審核新印鑑章外，並
應查核印鑑系統內之姓名是否已變更。
(6)個案究應辦理遷入首次登記、廢止印簽或變更印簽、跨區變
更印簽作業，應詳加審查。
3.注意事項：
(1)審核人員與受理人員應為不同之人員，並以不相同之機具作
業為原則。
(2)審核人員發現錯漏之案件，除退回原受理人員進行補正外，
並應於審核紀錄簿（如附件三）記載。
(3)每日之印鑑審核工作，至遲於次一個上班日下班前完成。
(4)未經審核之印鑑檔案資料，經接獲本所或他所人員通知，因
申辦印鑑證明需執行自動驗印時，應立即優先辦理該筆資料
審核作業。
（六）印鑑管理與稽核：
1.作業人員：戶所印鑑業務承辦人員。
2.作業方式：
(1)按日整理及核驗印鑑申請書、印鑑條（含新舊），辦理歸檔
保管事宜。
(2)按日應依序執行下列作業，落實廢止印鑑條管理工作：
A.自戶政資訊系統轉出前一個上班日（含例假日）遷出及死
亡等戶籍異動資料（即廢止印鑑資料清冊） RLRP089B0電
子檔，並上傳置於端末工作站電腦桌面指定之資料夾中，
於當日中午十二時前完成登入印鑑系統執行異動資料批次
處理，以更新系統資料。
B.自當日下午一時三十分起至下班時間前，登入印鑑系統列
印出前一個上班日（含例假日）印簽廢止明細表，並依序
抽出已廢止之印鑑條。
C.印簽廢止明細表應編集成冊列管，並保存一年。
D.申請人已申請加註印鑑登記有效期間者，印鑑系統自動於
終止日之翌日零時，將該筆印簽資料廢止並移轉至歷史印
簽驗印區存放。
3.戶所印鑑業務承辦人於每週一（如遇例假日時，改為次一上班
日）登入印鑑系統印簽查詢日誌表，檢視前一週所內（含區所
、辦事處、工作站）受理印鑑案件報表，抽查其中百分之五案
件數與申請書核對，並做成稽核紀錄表（如附件四）後，陳請
課長或秘書核示。如發現有資訊安全疑慮者，應立即向所屬主
任報告。
（七）其他注意辦理事項：
1.戶所櫃檯服務人員於受理監護登記（受監護宣告）時，如查當
事人為已辦理印鑑登記或變更者，應主動於印鑑系統中登錄警
示訊息。
2.已辦理印鑑登記或變更之當事人，日後因故變更或更正其國民
身分證統一編號、出生年月日者，受理變更或更正登記之承辦
人員，應即主動於印鑑系統變更或更正當事人之國民身分證統
一編號、出生年月日。
3.已辦理印鑑登記或變更之當事人，如有更改或更正姓名，但未
同時辦理印鑑變更者，請受理更改或更正姓名登記之承辦人員
於印鑑系統基本資料頁，登錄當事人已改名，請變更印鑑之警
示訊息。俟日後當事人辦理印鑑變更時，再由其受理人員將該
警示訊息予以刪除。
4.上開戶籍事項於系統完成異動更新後，應請印鑑審核人員執行
系統審核作業。
5.使用印鑑系統人員於離座時，應立即簽退系統，俟回座後使用
時，再重新簽入，以確保資訊安全。
6.受理跨區案件時，受理地戶所如有查證需要時，得請原登記地
戶所傳真提供原登記之申請書或印鑑條資料。
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四、權限分類及帳號管理：
（一）系統權限分類如下：
1.系統管理者：分為市府系統管理者及戶所系統管理者。
(1)市府系統管理者：
A.對象：民政局業務承辦人。
B.權限：配賦戶所系統管理者帳號及權限管理、可執行系統
統計報表查詢及列印。
(2)戶所系統管理者：
A.對象：戶所印鑑業務承辦人或經指定之專責人員。
B.權限：負責系統作業管理及維護，可執行系統全部作業功
能（權限管理除外）。
2.主管及審核權限：
(1)對象：戶所課長以上主管人員、審核人員。
(2)權限：可執行印簽管理、審核、印鑑證明驗印、歷史印簽驗
印、報表查詢列印等功能。
3.使用者作業權限：
(1)對象：戶所櫃檯服務人員。
(2)權限：可執行印簽管理、印鑑證明驗印、歷史印簽驗印、報
表查詢列印等功能。
（二）帳號管理：
1.新增帳號：
(1)使用者填寫申請單（附件五）經單位主管核准後，由戶所系
統管理者配賦帳號及密碼。（如為申請戶所系統管理者之權
限時，請填寫申請單經單位主管核准後，函報民政局申請）
(2)使用者第一次登入系統時，應修改密碼後再重新登入系統。
(3)使用者帳號或密碼登錄錯誤累計達三次時，其帳號即予以封
鎖無法使用，須向戶所系統管理者申請更改密碼後回復使用
。
(4)戶所使用者以配賦一個帳號為原則，但需輪值至戶所轄管區
所、辦事處或工作站櫃檯服務者，得於該區所、辦事處或工
作站增設其帳號。
2.使用者因離職、退休或職務異動致無使用需求時，應於離職、
退休前三日申請廢止已配賦之帳號；職務異動後無業務使用需
求者，於職務異動當日申請廢止已配賦之帳號。
3.戶所系統管理者應落實帳號管理工作，隨時查核有無應廢止但
漏未廢止之帳號，並刪除多餘之帳號。
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五、相關權責事項：
（一）櫃檯服務人員應確實將受理之印鑑登記、變更及廢止等印簽資料
含當事人基本資料如姓名、出生日期、統一編號、警訊、備註、
戶籍地及印模、印鑑章外觀、簽名等），正確於印鑑系統建檔，
審核人員應予詳實審查。如有發現資料錯誤時，應立即查明後更
正。
（二）業務承辦人員應落實印鑑管理作業（包括執行廢止印簽作業），
以確保系統資料正確。
（三）系統 Log記錄檔應永久保存，不得刪除。
（四）每日異動資料由系統自動執行備份，主機點機房人員應於每日定
時檢視電腦主機燈號是否正常，如有出現異常燈號時，應立即通
知維護廠商進行維修。
（五）系統保存之印鑑資料及個人資料除依規定使用及列印外，不得擅
自複製及列印。
（六）印鑑拍攝臺應小心使用，除廠商人員進行校正及維修作業需要外
，不得擅自調整拍攝臺焦距或變更其他設定。
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