一、本府為健全管考制度，以加強公文處理時效，特依據「臺灣省各機關
    公文處理規則」之規定「臺北縣政府各單位公文登記員管理及作業注
    意事項」。

二、本注意事項所稱公文登記員（以下簡稱登記員），指依照「省頒公文
    處理規則第十九條規定設立登記桌之收發人員。」

三、各單位為辦理公文收發登記查詢，設立登記桌規定如左：
  （一）每一單位以設立一個登記桌為原則。
  （二）每一登記員每月辦理收文以五百件為原則，如平均每月收文在一
        千件以上，得視實際需要，各單位自行增設之。
    前項第二款，同一單位設有二個以上登記桌應冠以數序，每一登記桌
    應設登記櫃，分別放置日期及分類卡片。

四、登記員如有調動，應將業務有關事項詳細交代繼任人員，並與管考單
    位（人員）連繫。

五、登記員在辦理公文登記查詢作業，應遵守管考單位指揮監督，並差假
    仍由服務單位主管依一般規定辦理。
    登記員之訓練、輔導、考核，由管考單位負責辦理。
    登記員對管考單位（人員）定期或不定期檢查，不得以任何理由拖延
    或拒絕。
    登記之日常工作，應依公文處理規則之規定辦理外，應特別注意左列
    各點：
  （一）每一公文登記甲表，應於當日分送承辦員促請簽章並註明簽收日
        期及依公文處理規則內處理之時限填明「預定全程結案日期」後
        收回，若承辦員差假，由職務代理人簽收。如分辦時係在午後下
        班前一小時，亦應於翌日上午向承辦員收回該甲表，對於承辦員
        不依規定簽退甲表請登記員將未簽退甲表之文號通知各單位課股
        隊長催繳，並與本府計畫室連繫。
  （二）登記員收到承辦員退回之甲表後，應根據承辦員填明之「預定全
        程結案日期」，在公文登記甲、乙二表「查詢日期」欄，填入該
        「預定全程結案日期」之前一工作日（即為查詢日期），將乙表
        放入公文登記櫃分類盒內，甲表則按照「查詢日期」放入待辦盒
        內日期卡片之後，隨時進行查詢工作，並於每日上午九時前提呈
        單位課股隊長或指定人員檢視。
  （三）預定全程結案日期，係以登記員分辦之時間起至發文時間止，為
        計算標準，承辦員所填「預定全程結案日期」是否切合省頒公文
        處理規則第一九八條之處理時限，登記員應詳加檢查，如有不合
        者，應洽請承辦員改進。
  （四）對於移文或會稿（辦）案件，登記員應於甲表上「承辦員」欄內
        詳填「移文日期」、「移文單位」、「送會日期」、「送會單位
        」、「受會單位」、「受會日期」並在甲表左上角加蓋「送會」
        、「受會」、「移文」等章戳加以區分，對於甲表內「交繕」、
        「發文」、「結案」日期欄亦應填寫正確日期，如有登記不實，
        逃避檢查情事，影響公文查詢稽催者依規定議處。
  （五）對人民申請案件應依照七十年秋字第六期縣公報規定加蓋「人民
        申請案件」章戳，並以「案」為單元處理及管制，不得分段銷號
        。
    人民申請案件如因申請人所送表件不全，填寫錯誤等原因須退回補正
    或實地調（勘）查及案情複雜，適用法令疑義層請核釋等情事均應以
    創號發文，並於原收文甲表「備考」欄內詳註如：「本案以××年×
    月×日創××號通知補正，洽會有關單位或會勘（查）或向上級有關
    單位請核釋等情事」及回復之日期，俾於本府計畫室每月公文總檢查
    時以憑扣除上項使用天數。
  （六）對於彙（併）辦文件之各甲表備考欄內應註明彙（併）辦何件之
        文號同時裝訂在一起並將最後一件之甲表放在各彙（併）號文件
        甲表之上面，以備總檢查。
  （七）對於號碼索引簿應詳加整理，填寫來文（或受文）單位、機關、
        字號、收文日期、發文或結案日期，並加註「存」、「創」、「
        結」等印戳，以利公文查詢。
  （八）登記員對已屆滿「預定全程結案日期」仍未辦出之公文，而承辦
        員仍未依照省頒公文處理規則第六一、一０一條規定申請展期，
        應於查詢日期查詢承辦員請其辦理申請展期，並將延誤情形，報
        告單位課、股、隊長處理。
  （九）對本府計畫室分送之「逾限未結案件事前檢查週報表」及「會稿
        （辦）案件逾期催辦單」請各登記員依表列之承辦員分別查催，
        並將延誤理由或辦竣之發文日期分別填註於「備註」欄內，查催
        完畢後請呈單位主管知照親自核章後將表速退還本府計畫室。

六、各單位如違反本注意事項，一經查覺有具體事實，情節重大者，該單
    位主管、課、股、隊長應負監督不週之連帶責任。