一、新北市政府法制局（以下簡稱本局）為確實執行公文處理效能與品質
    ，提昇行政效率，特訂定本要點。

二、公文處理時效管制原則：隨到隨辦、辦結歸檔，以承辦人自我管理為
    主，研考人員稽催管制為輔，並落實全程管制、全案管制、全面管制
    。

三、各承辦人於請假、公差時，應於公文管理系統設定職務代理人，俾利
    系統產出正確之公文處理成績月報表。

四、每日收文、發文與歸檔公文時間：
  （一）收文：登記桌每日上午九時、十一時、下午四時收文計三次，除
        公務信件外，均應依文書處理程序辦理收文、登錄、取號，並依
        公文性質分別登錄一般公文、人民申請案、人民陳情案或法院來
        文。
  （二）發文：登記桌於每日上午十時及下午三時發文計二次。但有緊急
        公文時，應隨時辦理發文。
  （三）歸檔：登記桌於每日下午五時完成存查案件歸檔作業，並製作歸
        檔案件清單，依檔案作業相關規定按月建立專卷，以備查考。

五、公文分文：
  （一）承辦人應每日於公文管理系統簽收文，如有非屬職掌或權責之公
        文者，應立即依第六點規定辦理改分。
  （二）確實執行紙本與電子文平行作業，完成行政流程，俾利日後查詢
        公文正確流程。
  （三）應落實職務代理機制並於公文管理系統內建立職務代理，俾利於
        公文流程發生爭議時釐清權責。

六、公文改分：
  （一）內部公文改分時，應於簽收後二小時內確認並完成改分；如需改
        分至其他外機關應於簽收後四小時內完成。
  （二）內部公文需改分時，應填寫改分表（格式如附件一）並簽註意見
        ，第一次改分由科（室）主管核定，第二次改分由局長授權人員
        核定，並於公文管理系統退件處理；如為改分外機關應陳局長核
        定。

七、公文時效作業：
  （一）一般公文處理速別與公文性質不符者，得經由科（室）主管核定
        後修改。
  （二）承辦人應掌握公文性質及辦理時效，分別以公文夾分辨緩急案件
        陳送；白色：普通件、藍色：速件、紅色：最速件、黃色：機密
        件。
  （三）一般公文普通件處理期限為六日；速件處理期限為三日；最速件
        處理期限為一日。但公文定有處理時間之限期案件，其辦理時程
        至限期日期止。會辦案件處理時限為三個工作日，若需變更期限
        或延長期限者，應連繫會文機關並獲同意後修改處理期限。
  （四）一般公文先簽後稿者，承辦人應主動掌握並追蹤；限期案件如未
        能於期限內完成者，即以逾期案件統計。
  （五）公文處理時限之末日為假日者，以該日之次一工作日為期限之末
        日；處理時效含假日之案件處理期間，如遇國定假日或其他休息
        日（星期六、星期日除外）時，其期間依實際假日日數延長之。
  （六）重大計畫辦理時間需達一個月以上者，得填具專案管制案件申請
        單及預定進度表（格式如附件二、附件三），其時效依簽奉核准
        之預定完成時間管制。
  （七）開會、會勘通知單於指定開會（會勘）日前至少三個日曆天為公
        文處理期限。
  （八）會議紀錄應於開會日次日創稿、取號，並於三個工作日內陳核發
        文。
  （九）違反下列規定且經研考人員催辦三次以上仍未改善者，依情節輕
        重議處：
        1.無故未將判發之公文稿送發文，逾二日致公文處理逾期。
        2.對逾期待辦之案件經催辦仍未辦理展延者。
        3.應辦案件以存查未辦即結案或先存查後再以創號發文者。
        4.逕收來文或交辦案件應經收發人員登記而未送經收發人員登記
          者。
        5.創稿應於文書編輯公文製作系統完成後至公文管理系統取號而
          未依規定作業於事後補救者。

八、會辦時效：
  （一）機關與機關間之會辦時限以一般公文速件：三個工作日管制。
  （二）各科（室）間之會辦時限：最速件：一小時、速件：二小時、普
        通件：四小時。
  （三）會辦各機關公文如逾期三個工作日尚未會畢退還，案件之承辦人
        應填具會簽稿案件稽催單（格式如附件四）主動持續查催外並告
        知科（室）主管。
  （四）各科（室）間會辦公文，請各承辦人掌握時效，逾時以口頭稽催
        ，必要時再填報簽稿案件稽催單。

九、彙併辦文之規定：
  （一）彙集各機關資料之文書視為彙辦案件，彙辦案件自最後一件收文
        之次日起算至發文日止，餘彙辦公文以存查公文計算。
  （二）上述彙集資料外之公文，其前後往返且性質相同之文書為併辦案
        件，併辦案件自首件收文之次日起至發文日止，餘併辦公文均以
        存查公文計算。

十、發文作業：
  （一）待發之公文承辦人應檢查附件是否齊全，文與封是否相符後整齊
        送收發人員辦理登錄。
  （二）收發人員應依電子交換規定檢核公文附件，依受文清單檢核電子
        交換及郵寄文與封是否相符後，辦理發文監印及再封固遞送。
  （三）各機關經電子公文數位認證者為適合電子交換之機關，應以電子
        公文交換行之，如對方逾三日仍未於電子交換系統內確認，則應
        即時補以紙本文遞送，並於紙本文右上角蓋已電子交換章。

十一、文書簡化：
    （一）本局各科（室）間必須以書面洽辦公務者，應以便簽行之，或
          將原文影印乙份送會簽，並儘量利用電子方式處理。
    （二）本局自其他機關電子公布欄所擷取之資訊，可直接利用本局內
          部網路轉登或辦理，無須另外行文。
    （三）接到之副本，如僅為通知性質，不須辦理，亦無其他意見者，
          不必行文答復。
    （四）屬本局內部通報性質之公文，得利用本局內部網路，以登載或
          以電子郵遞方式告知；其採電子郵遞方式者，須確認相關收受
          人員必能獲知該項訊息。

十二、公文催辦：
    （一）承辦人員對經辦案件，自簽辦之日起至發文或存查之日止，應
          負各流程查催之責。
    （二）收發（研考）人員應協助管制及催辦處理。

十三、公文展期：
    （一）公文展期應填報公文展期申請表（格式如附件五），並以二次
          為限。
    （二）展期申請表應併同公文陳核，日後應附於文案卷歸檔，並影印
          一份送基層收發（單位登記桌）人員建立專卷，以備查考。
    （三）第一次展期日數由科（室）主管核准，其日數不得超過原預定
          結案日期之一倍。
    （四）第二次展期日數依案件實際需要辦理天數提出申請，由局長授
          權人員核准。但展期日期累積超過三十日以上者，應由局長核
          准辦理展期。
    （五）專案管制案件應由局長核准方可辦理展延。

十四、公文檢核：
    （一）分層檢核各層人員職責：
          1.承辦人之職責及應自行檢查事項：
           (1)每日應進入公文管理系統，檢查有無逾期公文（含受會公
              文），確實掌握文書處理時效，限期內辦結。
           (2)對於經辦之公文，自陳核（判）起至發文止，應負公文全
              程各階段查詢之責，如查催發生困難情事，應向科（室）
              主管或研考單位（人員）反映處理。
           (3)會辦公文逾期未回覆者，應即向科（室）主管報告並進入
              公文管理系統填寫會簽稿案件稽催單，函送受會機關催辦
              ，並副知受會機關研考單位（人員），請受會機關限期回
              覆。
           (4)如案情複雜不能如期辦結之公文，應於屆滿處理時限前敘
              明理由，依展期規定辦理展期。
           (5)對於具有時效性之案件應親自持會並複製（影印）同時送
              會。
           (6)公文應先送收發人員登錄後再行簽辦，不得自行收受，亦
              不得利用存查銷號或再以創稿發文方式辦理，或利用行文
              會稿銷號，應行簽辦而予存查。
          2.收發人員之職責：
           (1)應正確登錄公文類別、處理時限及經核准展期天數。
           (2)公文辦結送歸檔前，應檢視最後決行者如未親筆簽名或核
              章者，應退回重簽後再行歸檔。
           (3)針對各科（室）公文展延，應彙集各科（室）公文展延單
              正（影）本，並按月建立專卷以備查考。
          3.各級主管人員之職責及督導催辦事項：
           (1)在權責內核准展期案件，對逾期案件未辦展期者，應督促
              承辦人儘速處理並予告誡。
           (2)充分掌握查催資料，即時督促每一成員作業時效，於期限
              屆滿前督促辦結，以有效預留其他流程的處理時間。
           (3)落實執行職務代理制度，督促代理人確實於時限內辦妥應
              代辦公文，避免積壓公文情事。
           (4)職務代理人因特殊情形，無法代為處理時，應責由科（室
              ）主管負責處理，職務代理人或其科（室）主管均因差假
              不能處理公文時，應由局長或其代理人，負全責作適當處
              理。
           (5)屬員職務異動時，應清查其所承辦之公文，督促辦結或確
              實移交，如疏於督查致有延誤時，應負共同責任。
           (6)對涉及二個以上機關的案件，宜與相關機關商訂作業原則
              後再行處理，避免因往來會稿而延誤時效。
          4.研考人員職責：
           (1)研考人員每月應檢討上月公文逾期情形，逾期比率達百分
              之十以上或逾期辦理天數達三十日以上者應辦理調卷分析
              。並針對逾限三十日以上案件就逾限情形送積壓責任人員
              於五日內說明，研考人員於判明積壓責任後，研提改進方
              案並簽報局長核辦。
           (2)自行創文簽稿陳核及一般公文或送會處理時間逾限而未申
              請展期之案件，研考人員得隨時稽催，承辦人應於接獲稽
              催之次日答復，並立即簽辦，如仍不辦理又不將延辦理由
              答復者，以故意積壓公文論，應簽報局長議處，並限期清
              理追蹤至結案為止。
           (3)每星期一依公文管理系統調閱逾期未辦結案件製作逾期未
              辦結案件清單（格式如附件六）及針對限辦日期將屆尚未
              辦結之公文製作事前檢查表（格式如附件七）分送各科（
              室）主管要求所屬儘速辦結。
           (4)每日應進入公文管理系統，檢查各科（室）有無逾期公文
              （含受會公文），並製作逾期未結案清單呈報局長及各科
              （室）主管，請各科（室）主管要求所屬儘速辦理。
           (5)應隨時至登記桌實施公文抽查，如發現應辦而存查案件，
              研考人員得提陳局長核可後，退請原業務主辦科（室）重
              辦外，並按情節輕重簽處。
    （二）檢核項目：
          1.承辦人：
           (1)是否有無故積壓公文之情形。
           (2)是否有違反分層負責規定之情形。
           (3)是否有損毀、棄置、遺失公文或檔案之情形。
           (4)是否有無故拒收公文或對承辦公文，延不簽收逾二日之情
              形。
           (5)是否有對逾期待辦之案件，經書面催辦二次以上仍未辦理
              之情形。
           (6)是否有應辦案件而簽存查或先存查再以創號發文之情形。
           (7)是否有逕收來文或交辦案件應登記而未送經收發人員登記
              之情形。
           (8)對來文非屬其承辦案件，是否依規定於時限內辦理分文。
           (9)是否依規定辦理展期。
          (10)是否對會辦逾期未回覆公文依規定向科（室）主管報告，
              並應進入公文管理系統填寫會簽稿案件稽催單，函送受會
              機關催辦，並副知受會機關研考單位（人員），請受會機
              關限期回覆。
          (11)是否有對公文登記及查催資料作不實之登錄，或未經權責
              主管核准擅改紀錄之情形。
          (12)有無違反本要點其他之規定而屬情節重大者。
          2.各級主管人員：
           (1)是否有明知屬員有重大逾期案件，未能積極督促辦理致有
              重大逾限情事之情形。
           (2)是否有對於屬員簽擬應辦而存查之重大案件予以批准，且
              未持續督促辦理致延誤公務之情形。
           (3)是否有對於屬員處理公文流程明顯之疏失未予糾正，致發
              生嚴重逾限情事之情形。
           (4)是否有對於有時效性之送判公文，未能夠儘速核閱或督促
              ，以致於發生重大違誤逾期之情形。
           (5)有無違反本要點其他之規定而屬情節重大者。
          3.收發人員或登記桌人員：
           (1)是否於公文管理系統正確登錄公文類別與處理時限。
           (2)公文存查或發文是否符合規定。
           (3)是否有對公文登記作不實之登錄或未經權責主管核准擅改
              紀錄之情形。
           (4)有無針對各科（室）公文展延申請，彙集各科（室）公文
              展延單正（影）本，並按月建立專卷以備查考。
           (5)有無違反本要點其他之規定而屬情節重大者。
          4.研考人員：
           (1)有無每月檢討上月公文逾期情形，對逾期比率達百分之十
              以上或逾期辦理天數達三十日以上者辦理調卷分析。並針
              對逾限三十日以上案件就逾限情形送積壓責任人員要求承
              辦人於五日內說明，並判明積壓責任後，研提改進方案並
              簽報局長核辦。
           (2)有無針對自行創文簽稿陳核及一般公文或送會處理時間逾
              限而未申請展期之案件隨時稽催。承辦人不辦理又不將延
              辦理由答復者，是否有簽報局長議處並限期清理追蹤至結
              案為止。
           (3)有無每星期一依公文管理系統調閱未辦結案件製作逾期未
              辦結案件清單及針對限辦日期將屆尚未辦結之公文製作事
              前檢查表分送各單位主管要求所屬儘速辦結。
           (4)有無每日進入公文管理系統，檢查各科（室）有無逾期公
              文（含受會公文），並製作單位逾期未結案清單呈報局長
              及各科（室）主管，請各科（室）主管要求所屬儘速辦理
              。
           (5)有無隨時至登記桌實施公文抽查，發現應辦而存查案件，
              提陳局長核可後，退請原業務主辦科（室）重辦外，並按
              情節輕重簽處。
           (6)有無違反本要點其他之規定而屬情節重大者。
    （三）檢核時機：
          1.平時稽催：
           (1)研考人員每日利用公文管理系統至登記桌列印逾期未結案
              清單，分送各科（室）主管要求儘速辦理。
           (2)每星期一依公文管理系統調閱逾期未辦結案件製作逾期未
              辦結案件清單及針對限辦日期將屆尚未辦結之公文製作事
              前檢查表，分送各科（室）主管要求所屬儘速辦結。
          2.定期檢核：
           (1)每月針對各科（室）進行公文處理績效評核並辦理獎懲。
           (2)每季對各科（室）進行公文處理成效檢核及抽查輔導，檢
              核實施計畫另訂，並依實施計畫辦理獎懲。
          3.每月公文處理績效表成績計算方式：
           (1)每月依公文管理系統產製列印公文處理成績月報表，分別
              統計應辦公文、已辦結公文、待辦公文三類，依其創稿、
              發文、存查與辦文之平均天數分析比較完成公文處理績效
              表。
           (2)創簽、稿分數：每件分數為五分。
           (3)發文分數：依來文（紙本或電子公文）辦理發文，每件分
              數三分。
           (4)結案分數：經發文結案者基本分數為一分，如未發文即為
              存查者基本分數為零點五分。
           (5)績效統計：創稿分數加發文分數加結案分數。

十五、獎懲：
    （一）獎勵
          研考人員每月將公文處理績效表彙整完成成績評比陳送局長核
          閱，該月公文處理績效成績優異達八十五分以上之科（室），
          於該月局務會議中表揚。每季對各科（室）進行公文處理成效
          檢核，連續二季公文處理成效檢核表評比達八十五分以上之科
          （室），請該科（室）提報獎勵名單，各記嘉獎二次。
    （二）懲處
          1.研考人員每月將公文處理績效表彙整完成成績評比陳送局長
            核閱，該月公文處理績效成績未達七十分者，於該月局務會
            議中口頭告誡。每季對各科（室）進行公文處理成效檢核，
            連續兩季公文處理成效檢核表評比未達七十分之科（室），
            除要求該科（室）提出專案檢討報告外，並得依照實際情形
            就相關科（室）主管及承辦人員，由檢核小組專案簽報議處
            。
          2.重大過失
            各科（室）有以下過失者依新北市政府及所屬各機關學校公
            務人員平時獎懲基準懲處：
           (1)承辦人部分：
              無故積壓公文情形嚴重。
              違反分層負責規定。
              損毀、棄置、遺失公文或檔案。
              無故拒收公文或對承辦公文，延不簽收逾二日。
              對逾期待辦之案件，經書面催辦二次以上仍未辦理。
              應辦案件而簽存查或先存查再以創號發文。
              逕收來文或交辦案件應登記而未送經收發人員登記。
              對來文非屬其承辦案件，未按規定於時限內辦理分文，
                致生重大疏失者。
              未按規定辦理展期，致生重大疏失。
              對會辦逾期未回覆公文未依規定向科（室）主管報告並
                進入公文管理系統填寫會簽稿案件稽催單，函送受會機
                關催辦，並副知受會機關研考單位（人員），請受會機
                關限期回覆，致生重大疏失。
              對公文登記及查催資料作不實之登錄或未經權責主管核
                准擅改紀錄，致生重大疏失。
           (2)各科（室）主管部分：
              明知屬員有重大逾期案件，未能積極督促辦理致有重大
                逾限情事之情形。
              對於屬員簽擬應辦而存查之重大案件予以批准，且未持
                續督促辦理致延誤公務者。
              對於屬員處理公文流程明顯之疏失未予糾正，致發生嚴
                重逾限情事。
              對於有時效性之送判公文，未能夠儘速核閱或督促，以
                致於發生重大違誤逾期之情形。
           (3)收發及研考人員若有未盡職責致生重大疏失者，依情節輕
              重比照承辦人懲處。
          3.逾期公文經調卷分析，承辦人無正當理由者，依新北市政府
            公文逾限懲處標準表及新北市政府受會公文逾限懲處標準表
            （如附表一、附表二）簽處。