壹、依據：
    一、檔案庫房設施基準。
    二、機關檔案保管作業要點。

貳、檔案庫房門禁管理：
    本局檔案庫房採單一出入口門禁管制方式管理。
    一、總局：
        （一）4樓-第1庫房、後棟2樓-第2庫房、後棟4樓-第3庫房。
        （二）第 1庫房以磁卡管制進出，僅檔案管理人員有使用權限，
              門口設有監視器。
        （三）後棟1樓設有保全，須持該處保全卡才能解除設定，第2、
              第 3庫房門以磁卡進出（配有鑰匙不上鎖），門口設有監
              視器。
        （四）庫房鑰匙、保全卡及磁卡由檔案管理人員妥善保管。
    二、中壢分局、楊梅分局、大溪分局：
        （一）中壢分局3樓、楊梅分局地下室、大溪分局2樓均有保全設
              定，檔案庫房門以鑰匙上鎖。
        （二）庫房鑰匙由檔案管理人員妥善保管。

參、檔案庫房維護：
    一、檔案庫房內嚴禁下列行為：
        （一）使用或存放易燃、易爆物品。
        （二）吸菸、飲食、儲存食物或堆置雜物。
        （三）植養生物。
        （四）攜帶背包或手提袋。
        （五）未經許可攝影拍照或私自攜出檔案。
        （六）破壞檔案或變更檔案內容。
    二、檔案管理人員應每日進行庫房例行檢查工作，其事項包括：
        （一）門禁管制系統、空調、除濕機、空氣清淨機、消防安全設
              備（滅火器）、照明設備、緊急照明設備、防潮箱、庫房
              門窗及通訊設施是否正常運作，並於「檔案庫房設施檢查
              紀錄單」(附件1)記錄之。
        （二）注意庫房之空氣品質狀況，檢視庫房溫度溼度記錄儀是否
              正常，溫溼度是否符合標準 (依檔案庫房設施基準，庫房
              內溫溼度應保持溫度27℃以下，溼度60％以下) ，並於「
              檔案庫房溫溼度紀錄單」(附件2)記錄之。
        （三）監視錄影設備運轉是否正常。
        （四）庫房環境及檔案架、櫃或通道上有否堆置雜物。
        （五）每日下班前，應確實檢查庫房之門、窗已上鎖，防盜、保
              全系統正常運作，並將庫房鑰匙、磁卡、保全卡等妥適保
              管。
    三、庫房維護除每日例行工作外，應進行下列查檢事項：
        （一）庫房應每月定期清潔整理，使用吸塵器或擰乾之抹布擦拭
              檔案架、櫃。
        （二）庫房應進行蟲鼠黴菌防治處理，並不定期施以消毒，但應
              注意避免損害檔案並符合環保規定。
        （三）定期更換空氣清淨機所使用之濾網。
        （四）如有大雨特報或颱風警報，應作防災準備，例如注意周圍
              排水口保持暢通、緊閉門窗等處理。
        （五）大雨或颱風後，應立即檢查庫房內外、周圍地面是否積水
              ，並檢查牆壁、天花板是否有滲水跡象。
        （六）遇天災或人為破壞時，應及時拍照並記錄現場狀況。
    四、發現損毀或庫房設施有異常狀況，如溫溼度異常、跳電等，檔案
        管理人員應即通知相關單位修復，並將修復情形記錄於「檔案庫
        房設施維護紀錄單」(附件3)。
    五、檔案之蟲菌害防治：
        （一）庫房窗戶一律不得打開，室內收藏櫃勿與天花板及牆壁密
              接。
        （二）定期檢視檔案狀況及進行環境偵測並作成紀錄，利用黏蟲
              紙等誘捕器捕捉並隨時追蹤各種昆蟲入侵或菌害跡象。
        （三）檔案已遭蟲害或菌害，即進行除蟲、殺菌處理。
        （四）環境及檔案狀況恢復，並對重要檔案進行修補。

肆、保養及維護：
    庫房設施應按下列規定進行定期保養維護：
    一、保養維護設施或項目，包括門禁、通訊系統、空調設備、消防安
    全設備、電路系統、電器設備及各項儀器等。
    二、檔案管理人員應陪同專業維修人員或廠商進行各項系統、設備或
    儀器之檢修、保養與校驗，並將檢查結果記錄於「檔案庫房設施維護
    紀錄單」。

伍、人員進出管制：
    一、人員進出除檔案管理人員外，非經許可不得進入。
    二、檔案管理單位以外人員因業務需要須進入檔案庫房時，應先經檔
        案管理主管同意後，會同檔案管理人員進入。
    三、承包庫房維修之廠商，應依合約規定時間由檔案管理人員陪同進
        入。維修人員處理庫房設施緊急狀況時，檔案管理人員應陪同進
        入庫房。
    四、檔案管理單位以外人員進入庫房時，檔案管理人員應確實管制，
        並於「人員進出檔案庫房紀錄單」(附件4) 記錄人員進入庫房之
        時間及辦理事項。
    五、進入庫房人員應遵守本局所定庫房禁止行為，違反規定時，檔案
        管理人員應予制止。
    六、檔案管理單位以外之人員離開庫房前，檔案管理人員應切實檢查
        有無攜出檔案之狀況並檢查門窗、保全、監視等設備是否正常，
        並於「人員進出庫房紀錄單」記錄人員離開之時間。

陸、各項紀錄單應分別按年裝訂成冊，保管5年。

柒、檔案庫房交接：
    檔案管理人員職務異動時，應將下列物品及事項辦理完成交接手續：
    一、檔案數量及保管狀況概述。
    二、掌理業務範圍及相關設施。
    三、庫房管理相關簿冊。
    四、庫房鑰匙等庫房出入管理器具。

捌、本要點簽奉核准後實施，修正時亦同。