一、臺中縣政府(以下簡稱本府)為本府及所屬機關或學校(以下簡稱各
機關或學校)辦理文教藝術、體育競技、育樂休閒、慈善公益、生活
新知及民俗節慶等活動,以提升縣民生活品質,並確保活動安全,特
訂定本要點。
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二、各機關或學校辦理各項活動,依其行政隸屬、專業地位、主導角色、
權責範圍區分辦理單位:
(一)指導單位:對整體活動之規劃進行給予專業指導及行政支援。
(二)主辦單位:綜理活動之策劃與進行,協調解決相關機關團體活動
運作所可能衍生的問題,並為該活動進行時對外代表單位。
(三)承辦單位:主辦單位得因活動性質及人力考量,遴選相關機關團
體承辦之,以達分工合作之效。
(四)合辦單位:主辦單位得因業務之需要,邀集業務相關之機關團體
合作,以擴大活動層面,增強活動效果。
(五)協辦單位:主辦單位為使活動順利進行,基於人力、財力、場所
等考量,得邀集相關機關團體協辦。
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三、各機關或學校辦理各項活動,視其辦理規模、天候考量得以室內或室
外方式辦理,並依其性質區分為下列四類:
(一)第一類:國際性、全國性活動。
(二)第二類:全縣性活動。
(三)第三類:區域性、特定性活動。
(四)第四類:例行性、一般性活動。
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四、各機關或學校辦理前點所定之第一類活動應於九十日前,第二類活動
應於三十日前,第三類活動應於二十日前備妥「活動申請表」(如附
件一甲表),向本府或各該主管機關提出申請,第四類活動亦應備妥
「活動申請表」(如附件一乙表),並依權責自行辦理。
本府或主管機關於接到申請表後,得視需要於七日內召開審查會,評
估其可行性,並得邀請相關單位或學者專家審查之,以利分配工作,
劃分權責;必要時並應與參與活動之機關團體簽定「活動契約書」(
如附件二),明定責任歸屬及相關權利義務事項。活動結束後,主辦
單位應依活動類別檢附活動辦理情形,活動績效評估檢討報告、經費
支出稽核報告、成果照片等相關資料,報請本府或各該主管機關及相
關機關核備(備查)。
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五、各機關或學校辦理各項活動有關場地之選擇應考量下列各項原則:
(一)應考量活動性質、參加人數多寡、參加對象、經費預算、場地之
安全性及可資利用之現有設備資源等。
(二)應做交通狀況評估,包括對附近交通之衝擊、停車問題、參加人
員運輸能量。
(三)應做事先規劃、包括各個活動場所之劃分、人員動線考量、禁止
進入區域劃定或禁止使用之現有器材標示等。
(四)應考量其合法性,包括場地適用性質、建築物使用執照、場地租
借契約訂定等事項。
(五)租借或借用場地辦理活動,應事前了解該場地或現有設施是否投
保意外、平安或醫療險;如為室內場地是否為安全合法建築、器
材設施是否合於安全標準等。
(六)遇颱風、地震、火災或其他意外狀況發生,應訂有緊急應變疏散
措施,疏散路線應明確標示或圖示分發相關人員。
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六、各機關或學校辦理各項活動相關注意事項如下:
(一)活動開始前
1.明確之工作分組與職掌劃分。
2.動線之規劃:疏散路線、服務台、媒體新聞中心、飲水設施等
之規劃。
3.活動項目、器材之規劃:請專業單位參與。
4.參與對象之考量:針對年齡、身心健康狀況、精神狀況等之考
量。
5.參與人數之規劃:依活動之性質、場地之大小來規劃參與之人
數。
6.場地建物結構安全之認證(如舞台之設計):洽請本府工務局
審查。
7.場地消防安全之認證:洽請本縣消防局審查、協助。
8.交通動線、交通管制(含停車)等之規劃:洽請本縣警察局、
交通旅遊局審查、協助及配合。
9.救護設施之規劃:設立醫護站(含相關醫護人員、急救設備、
藥材及救護車),洽請本縣各醫療機構協助;如遇特殊狀況,
可向本縣衛生局申請協調醫療機構支援。
10.環保衛生之規劃:如流動廁所、垃圾筒、資源回收筒等;其垃
圾回收及清除並應依廢棄物清理法及臺中縣一般廢棄物分類回
收及清除辦法辦理。
11.活動特殊效果之設計及安全防範:如施放煙火等之安全評估。
12.考量因天候影響活動之應變措施。
13.工作人員之分工:活動前之教育、訓練,必要時訂定活動安全
準則。
14.意外事故之保險。
15.緊急事故之因應措施:成立危機處理小組,建立健全之指揮、
回報系統。
16.參加人員膳宿問題等考量。
(二)活動進行中應確依本府辦理各項活動現場安全須知執行,另並落
實下列措施:
1.場地、器材設施於活動前再檢查,以及活動進行中適度補充。
2.活動項目實施前安全注意事項再說明。
3.場內、外人員安全、秩序之維護。
4.注意嚴防器材、設備一切可能之破壞。
5.防範活動突發狀況之發生,注意現場氣氛及群眾情緒之掌握,
避免鼓躁、推擠之情況。
6.噪音、環保、交通問題之影響。
(三)活動結束後:
1.器材清點、檢查、歸還與保管等工作。
2.場地之復原及整理工作。
3.活動項目、場地、器材、設備等使用後之總檢討。
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七、各機關或學校辦理各項活動之經費來源與核銷依預算法、政府採購法
及下列規定辦理:
(一)經費來源:
1.由主辦單位編列預算支應。
2.配合活動目標,整合辦理單位資源聯合辦理,共同分攤活動經
費,減輕預算支出。
3.本於受益者付費原則,酌收活動成本費,如出售門票或入場券
等。
4.結合社會、社區等資源,減少必要的人力、物力及財物支出。
(二)經費核銷:
1.活動經費悉數為主辦單位預算支付者,由承辦單位於活動結束
後依各政府機關規定之會計程序,檢據向主辦單位辦理核銷。
2.活動經費由政府各相關部門補助或分攤者,由承辦單位於活動
結束後檢附相關支出憑證及經費分攤表,分向主辦或補助單位
辦理經費核銷。
3.活動經費悉數由民間負擔或參與活動者自行支付者,承辦單位
應於活動結束後將各項活動經費收支列表公告,以昭公信。
4.活動經費如部分為民間贊助者,承辦單位應於活動結束後依各
政府機關規定之會計程序辦理核銷,並將各項經費支出副知贊
助單位。
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八、各機關或學校辦理各項活動之評估指標如下:
(一)活動經驗:
1.曾經規劃之活動類別、人數。
2.曾經參與之活動類別、人數。
3.曾與本府所屬機關、單位合作之經驗。
(二)組織背景:
1.活動或權責內涵與該組織業務相關。
2.該組織之人力符合活動需求。
3.該組織提供之財力符合活動需求。
4.該組織具備充足之風險承擔能力。
(三)作業程序:
1.活動企劃書完備。
2.完成簽約程序。
3.與各相關單位協調及會審事項完備。
(四)安全措施:
1.基本安全要件。
2.本活動特殊安全需求考量。
3.意外事故防範作業流程。
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九、各機關或學校辦理各項活動,應於活動結束後適當時間進行績效檢討
,其範圍如下:
(一)準備與訓練是否充分?
(二)工作項目與職分是否界定清楚?
(三)作業程序是否了解?
(四)協調會議溝通管道是否暢通?
(五)資訊取得是否方便?
(六)民眾是否有參與活動之意願?
(七)社會資源是否充分配合?
(八)活動目的是否達成?
(九)活動企劃書及經費運用是否妥善?
(十)各項媒體宣導聯繫工作是否具體完成?偶突發事件及媒體輿論處
理是否明快得宜?
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十、民間機構或團體辦理各項活動應取得本府及所屬機關許可者,比照本
要點辦理;未依規定申請者,除不借用場地外,並依相關法令就佔用
道路及違建部分處以罰鍰或勒令拆除。
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十一、本要點奉縣長核定後發布實施,修正時亦同。
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