一、臺中市政府(以下簡稱本府)為有效充分運用陽明市政大樓各會議室
,並妥善管理維護,特訂定本要點。
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二、本要點所稱會議室:
(一)五樓大禮堂。
(二)三樓簡報室。
(三)4-1 會議室。
(四)4-2 會議室。
(五)其他未來建置供各機關申借之公用會議場所。
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三、本要點之主管機關為本府,管理機關為本府秘書處(以下簡稱秘書處
)。
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四、會議室除經本府專案核准者外,以提供本府各機關上班時間召開會議
、研討會、講習或其他經核准之聚會使用。
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五、各機關申請會議室,應於使用日前十日至六十日內(不含例假日)利
用本府會議室線上預約系統逕行登錄借用,如於會議室線上預約系統
非開放時間須借用會議室,得以書面申請書向秘書處提出申請,並採
先登記先使用之原則辦理。但遇特殊情形,秘書處得於各機關登錄使
用日一日前註銷並優先調用。
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六、登錄借用時間後,應按登錄時間如期使用會議室,如有異動或取消情
形者,應於三日前自行登錄線上預約系統或書面通知秘書處更正或取
消。
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七、借用機關使用會議室三日前,應知會秘書處所需使用之設備並愛惜公
物,使用後應立即回復原狀及清潔場地,如有損壞、汙漬或其他破壞
行為,應負損害賠償責任。
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八、會議室借用機關應視會議(活動)需要事先規劃及設置暫時性垃圾投
置區,作好垃圾分類,並於會議室使用結束後,自行負責垃圾清運。
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九、借用機關請自行備妥立牌引導參加人員至各會議室,勿於各會議室牆
面張貼海報或其他宣傳品。
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十、會議室線上預約系統開放期間,借用機關不得以下列不當借(使)用
情形,致影響他機關使用權益:
(一)借用機關同時借用數間會議室卻未實際使用。
(二)借用機關同時借用數個使用時段卻未實際使用。
(三)其他不當占用、借(使)用情形。
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十一、秘書處得不定期對陽明市政大樓會議室實施使用現況抽查,如有違
反本管理要點規定或其他有違公平使用原則者,以借用機關之承辦
單位(科、組、室等)為記點對象,每次予以記點一次,同一年度
內累計計點達三次,停止借用本府陽明市政大樓各會議室三個月。
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十二、大禮堂申請應遵守之規定如下:
(一)大禮堂以提供本府機關申請使用為原則,非本府機關不得申請
;倘為本府機關與其他政府單位或民間團體、機構配合辦理之
會議(活動),其申請借用相關程序仍應由本府機關辦理。
(二)如本府機關借用有下列情形之一者,應另檢附申請書及其他應
備文件(如專簽、切結書、安全維護人員名單等)供秘書處審
核:
1.借用時段為例假日、國定假日、平日夜間等非上班時間。
2.辦理非屬本府機關主辦、共同主辦、合辦之活動。
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十三、大禮堂之使用時間及各項收費基準如附表。但符合下列情形者,得
減免相關費用:
(一)本府各機關主辦、共同主辦或合辦之活動(不含受託申請)免
繳納場地使用費、佈置、彩排及撤場費(以下簡稱為各項費用
)、電力使用費及保證金。
(二)由本府各機關備文擔任協辦單位者,各項費用依收費基準表減
半收取,電力使用費、保證金則全額收取。申請使用大禮堂之
各項費用、電力使用費及保證金,應於使用日三日前繳納,始
得使用。
(三)借用申請案已送秘書處審核者,如有本府各機關擔任主辦、共
同主辦、合辦及協辦之異動,應於使用日七日前將相關文件送
秘書處辦理變更。
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十四、大禮堂之退費規定如下:
(一)申請單位無法如期使用,應於使用日三日前,以書面通知秘書
處取消使用,其所繳納之各項費用、電力使用費及保證金,無
息退還。
(二)未於前款規定期限通知者,按所繳納各項費用總額之二分之一
無息退還,另電力使用費及保證金全數退還,但不可歸責於申
請單位之事由,除已另議使用時間外,無息退還。
(三)前兩款情形,申請單位應於原因消滅次日起三十日內檢附相關
事證,申請退還。
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十五、大禮堂使用時應遵守之規定如下:
(一)大禮堂使用以辦理政令宣導、公益、文化、社教等活動為原則
。
(二)電力使用範圍為會場內插座 110伏特外接電力最大值為20安培
及音控室配電箱 220伏特外接電力最大值為50安培,有電力使
用之需求應依規定提出申請,經核可後使得裝接,用電大於上
述安培數者,應自備發電機。
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十六、本要點所需書表格式,由秘書處另定之。
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