壹、總則
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一、花蓮縣政府（以下簡稱本府）及所屬各機關（以下簡稱各機關）為執
行檔案管理作業，特依據檔案法施行細則第二十六條規定訂定本要點
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二、本要點規範內容涉及檔案點收、分類編案、整理、保管、檢調、應用
、清理及機密檔案管理，除檔案法及其相關子法或其他法律另有規定
者外，依本要點之規定。
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三、檔案管理，應由各機關統一規劃，除有特殊情形外，並應集中管理。
各機關管理檔案，應設置或指定專責單位或人員（附表一機關檔案管
理人員員額配置計算方式）。
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貳、點收
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四、送件歸檔應注意事項：
（一）承辦人員或文書人員（登記桌）應先行查檢擬歸檔案件是否辦畢
及填列分類號與保存年限，未填列者，應由承辦人員補填，其作
業原則如下：
1.歸檔案件以原件為原則，有附件者，每一種以一份為限，未以
原件歸檔者，應註明「與正本相符」等字樣，敘明具體事由簽
陳機關權責長官核准後，始得辦理歸檔。
2.紙本來文經轉製為電子型式而完成線上簽核辦畢，該紙本來文
屬歸檔範圍者，應併同線上簽核案件辦理歸檔。
3.附件為書籍經指定保存單位或為應公開之陳列品（如海報），
得不辦理歸檔。
（二）各機關內部單位文書人員（登記桌）應於公文整合系統內點選送
歸檔或送檔案室後，至遲於二日內將案件併同歸檔清單（附表二
）送交予檔案管理人員點收。檔案管理人員應當場點收完畢，若
有數量不符者，得將案件退回請其補齊歸檔。
（三）歸檔案件屬紙本型式者，應由承辦人員逐件依下列原則編寫頁碼
：
1.按文件產生時間先後順序整理排序，晚者在上，早者在下。
2.頁碼編寫順序，先編本文，次編附件，由上而下或由下而上為
之，機關得自行決定，並得於案件首頁註明總頁數。
3.於每頁適當位置編寫頁碼；文件為雙面書寫或列印者，亦同。
4.附件已編有頁碼或為書籍型式或難以隨文裝訂者，免併本文連
續編寫頁碼。
（四）歸檔案件頁數過多難以裝訂時，應使用束帶加以綑綁或放置於固
定箱盒或套袋。
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五、附件歸檔應注意事項
（一）附件為書籍型式者，應於書籍封面適當位置註明文號；如為抽存
續辦或難以裝訂之附件，應於首頁或其外包裝適當處註明文號。
（二）附件若由承辦人員另存辦理，應於簽核文件內註明。
（三）附件以光碟片型式歸檔時，應放入附件封套，並於封套外註記年
度號、分類號及文號。
（四）承辦人員所產生之紙本附件以雙面列印為原則。
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六、各機關內部承辦人員或單位文書人員（登記桌）於公文整合系統內登
打公文頁數時，應紀錄公文及未成冊附件之總頁數並於「附件註記」
欄內紀錄附件型式及數量，「其他應記載事項」等相關資訊。
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七、歸檔案件有特殊媒體型式者，如照片、地圖（工程圖）、微縮、影音
、電子或以其他方式儲存之媒體時，承辦人員應於外包裝上載明附件
名稱、規格、內容概要、製作者、製作日期、分類號及保存年限。
但屬附件歸檔者，於公文整合資訊系統內得由承辦人或單位文書人員
記載附件名稱、媒體型式、數量、單位（例1:照片:000會勘。例2:工
程圖:000文化館週邊工程）。
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八、機密案件歸檔時，應另以機密檔案專用封套裝封，並依規定填寫相關
資料；其案由或案名，得以代碼或代名表示，並於彌封處加蓋承辦人
員印章或職名章。
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九、歸檔案件有下列情形之一者，檔案管理單位人員應退還業務承辦人或
業務單位文書人員補正：
（一）案件或其附件不全，或附件未經簽准而抽存。
（二）污損、內容不清或無法讀取。
（三）未經批准，或有漏判、漏印、漏發、漏會。
（四）未編列文號或文號有誤。
（五）未填註保存年限或分類號。
（六）未編寫頁碼或編寫有誤。
（七）本文有二頁以上而未蓋騎縫章或職名章。
（八）樣張或已作廢之文件漏蓋「樣張」或「註銷」戳記。
（九）與歸檔清單之登載不符。
（十）未簽奉機關首長核准而以非原件歸檔。
（十一）未依前三點規定辦理。
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十、各機關辦畢案件已逾歸檔期限一個月以上仍未歸檔者，其權責單位應
主動查明處理。
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十一、檔案管理單位或人員每月應製作歸檔案件統計表（附表三），於次
月十日前簽報機關首長核閱，以為檔案管理業務評鑑之參考。
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參、立案與編目
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十二、各機關編製檔案保存年限區分表，得視機關業務特性，與檔案分類
表結合編製或個別編製。
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十三、各機關檔案分類，依其職掌之業務性質分為類、綱、目、節及項，
再依案件之內容編立案名及案次號。
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十四、編立案卷應依下列規定辦理：
（一）檔案卷次號確立後，檔案管理人員應依案件產生日期先後於案
件第一頁編寫目次號。
（二）附件應隨原件裝訂，如難以併同裝訂時，應於附件標記檔號及
收發文號，並於原件加蓋「附件另存」戳記，且於原件目次表
註明媒體型式、數量及附件存放位置。
（三）檔案管理人員依校核單元產出校核單或逕以檔案電子目錄方式
辦理校核。
（四）檔案管理人員進行校核時，應查檢各著錄項目內容與檔案原件
所載內容是否相符，有著錄錯誤或應著錄未著錄者，應修正檔
案電子目錄。
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十五、檔案管理人員應將檔案編目數量，作成統計，陳報機關首長，作為
績效評鑑參考，其統計得按月、季或年方式為之（附表四）。
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十六、各機關應分別於每年六月十五日及十二月十五日，將檔案目錄彙送
機關檔案管理資訊網，並備函附檔案目錄彙送說明表循序送本府彙
送檔案管理局。
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肆、整理與保管
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十七、同一案卷內之案件，應按文件日期先後由上至下，並按目次號順序
由小至大依序排列整齊。案卷首頁並應置放檔案目次表（附件五）
。
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十八、整理檔案應注意下列事項：
（一）案卷厚度以三公分為原則。
（二）檔案上加附之金屬物應予以去除。但未裝訂前如確有分件必要
者，得予以保留。
（三）檔案如有皺摺，應予以理平；如有破損，應予以修補。
（四）檔案內容如有字跡模糊者，應洽請原承辦單位查明補註於公文
用紙。
（五）檔案應以公文用紙尺度為標準，文件左右底三面邊緣應保持整
齊。過寬過大者，得予以裁切折疊，惟不得損及檔案內容；過
窄過小者，應以公文用紙襯貼。
（六）檔案上之附簽，應附於文件適當位置；附簽規格較小時，應以
公文用紙襯貼，不得脫離原件。
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十九、檔案經整理後，應依下列方式辦理上架及管理：
（一）永久保存與定期保存檔案得分置存放。
（二）檔案應依紙質類、攝影類、錄影（音）帶類及電子媒體類等不
同媒體型式分區分類保管。
（三）按檔號大小順序，小者在左，大者在右；由左至右，由上至下
直立排列。
（四）檔案架應預留架位空間，以利後續檔案排架。
（五）檔案架應依檔案之年度或檔號範圍等項目簡明標示，並定期檢
查有無標示脫落或需更改等情事。
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二十、各機關為保管檔案，應設置檔案庫房。並需依機關檔案庫房基本設
施及完善配備建置（附表六）。
機密檔案應與一般檔案分別存放，並應另備保險箱或其他具安全防
護功能箱櫃，裝置密鎖存放，並指定專人負責管理。
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二十一、檔案庫房宜採單一出入口門禁管制，非檔案管理人員未經許可，
不得擅自進入。
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伍、檢調
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二十二、借調檔案以承辦業務有關者為限，並應經單位主管核准。
因業務需要，借調非主管案件，應先經本單位主管核章後，送會
業務承辦單位主管同意，或簽請本機關首長核准。
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二十三、各機關間借調檔案，應備函提出申請，並經本機關首長核准後辦
理。
依法有權調用檔案之機關，調用檔案時，應備函載明法律依據、
調用目的及調用期間，由業務承辦單位依來函簽辦，經簽奉核准
後，向檔案管理單位辦理調卷。
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二十四、借調檔案應於十五日內歸還；期滿仍有繼續使用之必要 者，應
申請展期；每次展期以十五日為限。
展期次數超過三次，仍有繼續使用之必要者，應先行歸還檔案，
再依規定辦理借調。
各機關間借調檔案如需展期者，應備函提出申請，並經本機關首
長核准後辦理。
機密檔案之借調或展期，應依前三項規定辦理。每次借調及展期
期間以七日為限。
因案情特殊或業務需要，經載明借調期間專案簽請機關首長核准
者，其借調期間不受前四項規定之限制。
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二十五、借調檔案已逾借調期間且未辦理展期者，檔案管理人員應定期製
作逾期未歸還檔案稽催單（附件七）向調案人或其所屬單位辦理
催還。
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二十六、各機關人員調職、離職時，人事單位應知會檔案管理單位，以檢
查其借調檔案情形，如有借調檔案，應全部歸還，不得轉借。但
屬依法調用或機關借調且未逾借調期間者，應列為職務移交事項
。
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陸、應用
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二十七、各機關辦理民眾申請閱覽、抄錄或複製檔案，應依「花蓮縣政府
資料卷宗申請閱覽、抄錄或複製注意事項」及相關規定辦理。
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柒、清理、銷毀、移轉
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二十八、各機關檔案管理單位或人員清理保存檔案，以每年辦理一次為原
則。
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二十九、機密檔案未經解密，不得銷毀。
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三十、各機關檔案管理單位或人員應就已屆保存年限之檔案製作檔案銷毀
目錄（附件八），並經業務承辦單位確認無延長保存之必要後，擬
定銷毀計畫，併同檔案銷毀目錄送花蓮縣文化局，檢選具史料保存
價值之檔案。
各機關依前項規定完成檢選程序後，應層報本府彙送檔案管理局審
核。
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三十一、各機關永久保存之檔案，自文件產生之日起屆滿二十五年者，應
於次年編製檔案移轉目錄（附件九）層報本府彙送檔案管理局。
移轉檔案以每年辦理一次為原則。
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捌、考核獎懲
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三十二、本府每年定期辦理考評及獎懲；每年擇一績優檔案管理機關觀摩
其檔案管理作業，以溝通觀念與作法。一級機關對所屬機關之檔
案管理作業，亦應比照辦理。
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三十三、無正當理由違反本要點相關規定者，應送各機關考績委員會議處
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