壹、公文收發

一、本處設置總收發一處，負責本處公文之收發。

二、收發人員如有異動，應將業務有關事項詳細交代繼任人員，並與主辦
    研考業務單位（人員）連繫，必要時得由研考單位（人員）予以輔導
    或訓練。

三、總收發分文，應依下列規定辦理：
  （一）視來文內容，認定承辦單位，涉及二個單位以上者，應以來文所
        敘業務較多或首項業務之承辦單位為主辦單位，或與來文機關業
        務相對應之單位為承辦單位。有列管必要者，先送研考單位（人
        員）列管。
  （二）總收發分送文件，各單位主管認為不屬於本單位主管業務範圍者
        ，應簽註意見於八小時內經單位主管核准後退回總收發改分。

四、收文編號手續如下：
  （一）來文經分文後，輸入電腦，統一編定公文條碼，每年從第一號開
        始依順序編列。
  （二）要求補發之公文，應掛用原收文號。

五、未經編號之收文，應送總收發補辦登記，再行處理。

六、收發人員應於收文後編定收文號，經登錄後交承辦人員。

七、人民陳情案件，應加蓋「人民陳情案件」戳記，並送研考單位（人員
    ）列管，承辦單位應於案件辦竣同時副知研考單位。

八、收發人員收到發文時，應立即將公文登入電腦後，二日內將原稿辦理
    歸檔。

九、收發人員收到承辦人員辦結或陳核公文，應立即登錄系統。

十、收發人員收到處理完竣之存查案件時，應製作歸檔清單二份，隨文送
    檔案人員點收後，一份蓋章收回保存。

  貳、公文處理

十一、承辦人員不能如期辦竣之案件，應在預定結案日期屆滿前簽陳首長
      核准展延，收發人員予以登錄系統，每次展期不得超過十日，以二
      次為限，但因情形特殊預計未能在三十日辦結之案件，得依本要點
      第十七點規定申請「專案管制」方式處理。

十二、各級承辦人員處理公務，應於承辦案件登記簿登記之，並應連同負
      責保管業務有關之參考資料，於職務異動時列入移交。

十三、簽稿如有修改，應由修改人員於修改處蓋職名章，修改過多時，應
      退回承辦人員清稿後，連同原稿陳核（判）。已在簽稿上簽章，而
      未簽註意見者，視為同意。

十四、下列文件，得逕行簽擬存查：
    （一）無轉行或答覆必要之文件。
    （二）本機關蒐集或受贈與之參考資料。
    （三）屬通知參考性之副本。

十五、下列文件，應併案簽辦：
    （一）各件公文案情相同者。
    （二）同一案情之正副本。

十六、下列文件，應併案彙辦：
    （一）不同機關之來文，其案情相同者。
    （二）蒐集資料之往復及轉行文件。

十七、專案管制規定如下：
    （一）公文涉及政策、法令或需多方會辦、分辦，且需三十日以上方
          可辦結之複雜案件，應申請為專案管制案件，惟最長處理時限
          不得超過四個月。人民陳情案件、人民申請案件、訴願案件不
          得申請改為專案管制案件。
    （二）申請改為專案管制案件，擬定預定完成時間，敘明理由，由單
          位主管詳實審核，簽經一層核定後副知研考單位（人員）列入
          管制。
    （三）如超過預定完成時間且不可歸責於承辦單位者，仍應申請專案
          管制案件辦理展期。

  參、處理時限

十八、各機關公文速別，分最速件、速件、普通件、特別件四種，其標準
      如下：
    （一）最速件：隨到隨辦、一日內處理完畢。
    （二）速件：不超過三日為限。
    （三）普通件：不超過六日為限。
    （四）會辦案件：按傳遞速別卷宗「最速件一小時」、「速件二小時
          」、「普通件四小時」之時限遞送；受會單位應按速別卷宗「
          最速件隨到隨辦」、「速件一日」、「普通件三日」之時限內
          辦理。
    （五）會辦公文視同速件處理，特急文件親會，如涉及二單位以上之
          案件，應依次遞會或複製同時送會。
    （六）會辦案件有下列情形之一者，得於簽辦前會商協調：
          1.有時間性或重要案件。
          2.涉及三單位以上職掌案件。
          3.案情繁雜或意見不一致之案件。
    （七）限期公文：來文或依其他規定訂有期限之公文，應依其規定期
          限辦理。
    （八）人民陳情案件：依據處理人民陳情案件相關規定辦理。
    （九）人民申請案件：依據處理人民申情案件相關規定辦理。
    （十）訴願案件：依「訴願法」之規定辦理。

  肆、公文稽催

十九、收發人員應配合研考單位（人員）辦理公文稽催查詢等有關工作。

二十、承辦人員對經辦文件，自收文起至發文止，應負文件全程各階段查
      詢之責，如查催發生困難時，應即簽報。

二十一、研考單位（人員）對逾期案件應列印稽催表，分別送各單位予以
        稽催，承辦單位仍延不辦理及未答復原因者，以故意積壓公文論
        ，簽報議處並限期清理，追蹤至結案為止。

二十二、業務單位（人員）應協助研考單位（人員）調閱有關資料，並配
        合辦理個案分析之需要，協助提供相關之資料。
      （一）研考單位每月彙製公文時效統計表，簽陳首長並報縣政府備
            查。
      （二）研考單位對於逾期三十天以上之案件，經調卷分析查核結果
            ，有積壓責任者，依照懲處標準，予以簽辦議處。

二十三、存查案件應予抽查，如發現應辦而存查案件，除退回承辦單位重
        辦外，並按情節輕重簽處。

  伍、考核獎懲

二十四、本處對處理公文人員應嚴加考核，相關作業由研考單位（人員）
        負責，並依有關規定辦理。

二十五、公文處理之考核項目，規定如下：
      （一）速度。
      （二）數量。
      （三）熟練。
      （四）品質及內容。

二十六、公文處理人員適用之獎勵種類規定如下：
      （一）嘉獎。
      （二）記功。
        受獎人員一人承辦數項業務時，應選擇重要一項辦理獎勵，但其
        餘公文數量得合併計算。

二十七、公文處理人員適用之懲處種類規定如下：
      （一）申誡。
      （二）記過。

二十八、本處公文處理人員之獎勵，應依獎勵評分標準表（附件）之規定
        辦理。

二十九、本處公文處理人員之懲處，按各類公文處理時限及逾期積壓責任
        議處：
      （一）逾限者：登記作為辦理獎懲之參考。
      （二）逾限一倍以上未滿二倍者：登記送有關單位主管予以糾正或
            警告。
      （三）逾限二倍以上未滿五倍者：登記並予以申誡。
      （四）逾限五倍以上者：登記並予以記過。

三十、研考單位（人員）對公文處理之定期考核結果，每半年應統計評定
      個人成績優劣，並擬具獎懲類別，簽報機關首長核定後辦理獎懲。