四、電子交換權責劃分：
  （一）本府計畫處（以下簡稱計畫處）：負責辦理本府公文電子交換作
        業系統、公文電子傳遞執行計畫、建置管理電子交換服務中心、
        綜理電子交換資訊、教育訓練、技術指導及時效研、管考稽查等
        事宜。
  （二）本府行政處（以下簡稱行政處）：負責辦理本府公文電子交換總
        收文、發文及檔案管理等作業事宜。
  （三）本府人事處（以下簡稱人事處）：配合辦理本府電子交換教育訓
        練及考核獎懲等事宜。
  （四）本府政風處（以下簡稱政風處）：會同計畫處辦理本府電子交換
        安全稽核等事宜。
  （五）各機關應在計畫處專技人員指導協助下，完成電子交換作業環境
        建置與作業。
  （六）計畫處、行政處、人事處、政風處得隨時或定期就職掌業務，對
        各機關實施督導、稽（查）核事宜。

六、電子交換作業環境，由計畫處規範建置：
  （一）公文電子交換服務中心：其功能要能衡酌資訊技術之發展及業務
        需要，以滿足各機關需求，作最適當之管理。
  （二）公文交換前置處理軟體：其功能要能衡酌法規面、技術面、業務
        面、使用面、安全面等需要，以滿足各機關需求，作最適當之使
        用管理。
  （三）設備需求及通信協定標準：規範參與電子交換作業所具備之設備
        需求及通信協定標準，並技術協助各機關建置使用之。
    各機關其公文製作能轉換為符合行政院訂定之共同傳輸 XML檔案格式
    ，及使用文字與符號未逾大五碼補充字集（ＢＩＧ--ExtensionChara
    cterSet ，簡稱ＢＩＧ--５Ｅ）中文內碼者，應以電子交換行之。

七、電子交換行文群組編用原則：為簡化文書作業，對於具有大量性、通
    案性、例行性之行文對像，依其層級、隸屬、屬性、頻率及業務需要
    ，編為各種行文群組，取其概括性通稱，賦予群組代碼、簡稱；其為
    發文共用者，由各機關申請，行政處審核，送請計畫處統一設定；屬
    個別需要者，由各機關自行編用之。

十九、電子交換應變作業規定：
    （一）電腦當機時，發文作業人員，除通知修護，使用備援系統外，
          應依規定使用傳真或另為適當處理。
    （二）發生電腦中毒時，應停止作業，以防病毒擴散，並立即使用掃
          毒軟體，或速洽請計畫處資訊科派專技人員為有效之處理。急
          要之發文，依當時可行之方法辦理。遭病毒破壞之檔案，應設
          法恢復或查明處理。