二、使用傳真機傳送文件，請依下列規定辦理：	
  （一）各單位於裝設傳真機後，應指派專人負責管理文書之傳送、接收
        、登記，並連繫廠商維修保養。	
  （二）各單位主管應作適當管制，非因時限之需要，避免使用傳真機，
        以減少耗費。	
  （三）傳真機收發一定數量後，自動產出傳真文件統計表，各單位應裝
        訂成冊，並保存一年，俾利日後核對。	
  （四）因公務傳送文件，應先設立「傳真文件登記簿」，一般文件由股
        長核准，敏感性以上文件由各單位主管核准後，送交負責管理傳
        真機之人員傳送，另應於文件上註明收文單位及人員姓名，以避
        免流失。	
  （五）敏感性以上文件傳真機傳送前，應先與接收單位通話確認後再行
        傳送，傳送完畢後應核對張數，傳送過程傳送人及接收人應全程
        在場，嚴禁使用自動傳送。	
  （六）經本局核准之新聞稿，為提升行政效率，免登錄於「傳真文件登
        記簿」，逕行傳送。	
  （七）接收傳真文件，應登錄「傳真文件登記簿」，由簽收人詳實填寫
        ，以備查考。