壹、受理申請作業
一、申請閱覽抄錄複製資料卷宗
  （一）當事人或利害關係人申請閱覽、抄錄或複製花蓮縣政府（以下簡
        稱本府）資料、卷宗，以主張或維護其法律上利益有必要者為限
        ，並以書面向本府提出申請。
  （二）申請人申請時，須附身分證明文件。如委託他人代理時，須備委
        任書；如係利害關係人，須備利害關係證明書。
  （三）各項應行注意事項可參閱「花蓮縣政府資料卷宗申請閱覽抄錄複
        製注意事項」。
二、受理申請
  （一）申請人申請方式：
        1.至本府辦理申請：可至本府馬上辦中心或業務單位填寫「花蓮
          縣政府資料卷宗申請閱覽抄錄複製申請書」，填妥後送行政暨
          研考處總收文受理收件。
        2.書面提出申請：身分證字號、地址、電話、擬申請閱覽之資料
          或卷宗內容要旨、發文字號及申請用途，郵寄或送達本府。
  （二）行政暨研考處總收文受理申請書後，應分文業務單位審核，決定
        是否同意其申請。

貳、准駁作業
一、准駁申請案
  （一）業務單位對前揭申請案件，除有下列情形之一者外，不得拒絕其
        申請：
        1.行政決定前之擬稿或其他準備作業文件。
        2.涉及國防、軍事、外交及一般公務機密，依法規規定有保密之
          必要者。
        3.涉及個人隱私、職業秘密、營業秘密，依法規規定有保密之必
          要者。
        4.有侵害第三人權利之虞者。
        5.有嚴重妨礙有關社會治安、公共安全或其他公共利益之職務正
          常進行之虞者。
          前項第二款及第三款無保密必要之部分，仍應准許閱覽。
  （二）業務單位對於申請案件之准駁，應自本府受理之日起十五日內，
        以書面通知申請人。
        1.駁回申請者應敘明理由。
        2.准許申請者，應載明閱覽日期、時間及地點。閱覽地點由各單
          位承辦人員依個案情形決定，可於下列地點擇一辦理：
         (1)各單位會議室。
         (2)各承辦人員辦公室。
  （三）業務單位對未載明卷宗發文字號之申請案，承辦人員應先以電話
        聯繫申請人，請其三日內提供是項資料。
        申請人提供之電話號碼錯誤、無人接聽（應紀錄三日內連繫之時
        間）或逾期未答覆時，承辦人員應即函請其提供，避免直接予以
        退件處理。
二、閱覽抄錄複製資料卷宗
  （一）業務單位承辦人員於閱覽前二日，應將所需資料、卷宗備妥。依
        法不得提供閱覽部分，應事先會同檔管人員抽出，不得交予申請
        人閱覽。再將資料、卷宗裝訂整齊（右、底兩面對齊）並編列頁
        碼，以防閱覽時散失。
  （二）申請人閱覽資料、卷宗時，有關資料、卷宗本身之交接、收回清
        點及安全事宜，由承辦人員負責。
  （三）申請人閱覽資料、卷宗應於指定日期、時間及處所為之。
  （四）承辦人員將資料、卷宗交予申請人閱覽前，須請其出示核准通知
        書及身分證，經檢核無誤、並請申請人詳閱同意書之規定簽章後
        ，再陪同閱覽。
  （五）承辦人發現申請人或其助理人員違反下列各款規定之一者，應立
        即予以制止，終止其閱覽行為。
        1.對於資料、卷宗不得添註、塗改、更換、抽取、圈點、污損、
          竊取。
        2.資料、卷宗不得拆散或重組，應照原狀歸還。
        3.不得有其他損壞資料、卷宗之行為。
        4.不得私自影印、攝影。
        5.禁止攜帶食物、飲料、刀片、墨汁及修正液等易污損資料、卷
          宗之物品。
        6.不得進入資料、卷宗作業處所或庫房。
        7.不得僅由助理人員單獨在場閱覽。
  （六）申請人無法於指定時間內完成閱覽，應向業務承辦單位申請續閱
        ，經核可者，延長其閱覽。
  （七）申請人使用本府之機器影印資料、卷宗，不論影印成效如何，均
        以用紙數合計其總金額，其收費比照「行政院及各級行政機關訴
        願文書使用收費標準」每張應繳納新臺幣二元。
  （八）申請複製資料、卷宗者，申請人應至本府二樓財政處庫款支付科
        臺灣銀行繳款處繳納費用後，持收據聯向業務單位承辦人領取複
        製品。
  （九）申請人未能即時繳納規費時，得將規費委託承辦人代繳，但須備
        妥掛號信封，以利寄交收據聯。