一、行政院原住民族委員會(以下簡稱本會)為加速公文處理,提高公文
品質及行政效率,特訂定本要點。
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二、本會各類公文處理時限規定如下:
(一)主任委員、副主任委員交辦之案件應隨到隨辦。
(二)一般公文:
1.最速件:一日。
2.速件:三日。
3.普通件:六日。
4.限期公文:
(1)來文或依其他規定定有期限之公文,應依其規定期限辦理;
如有二個以上不同期限者,以最後期限為預定結案日期。
(2)來文定有期限者,如受文機關收文時已逾文中所定期限者,
該文得以普通件處理時限辦理。
(3)變更來文所定期限者,須聯繫來文機關確認同意並簽奉單位
主管核定後,通知單位收發人員變更處理時限。
5.專案管制案件依主任委員、副主任委員批准之時限辦理。
(三)人民申請案件依行政程序法至遲應於二個月內辦結,或依據本會
各類人民申請案件處理時限規定之時限辦理。
(四)人民陳情案件依行政程序法第七章、行政院暨所屬各機關處理人
民陳情案件要點及本會處理人民陳情案件作業規定,應於六日內
辦結。
(五)訴願案件依訴願法自收受訴願書之次日起,應於三個月內為之;
必要時,得予延長,並通知訴願人及參加人。延長以一次為限,
最長不得逾二個月。
(六)立法委員質詢案件依據立法院職權行使法及行政院及所屬各機關
辦理答復立法委員質詢案件處理原則規定,應於六日內辦結。
(七)監察院糾正調查案件依監察案件管理資訊系統所定期限辦結。案
情複雜且一時無法辦結之監察案件,應於限期內將辦理情形及未
能結案之原因先行登錄該系統,並申請展期。
(八)會議紀錄及出席會議報告除有特殊情形外,應於會後三日內製作
完成並陳核判。
前項第二款處理速別之擬定,發文機關承辦人員應確實區分,各級人
員應詳加審核;來文之處理速別與公文性質不符者,得請示單位主管
或其指定之授權人員同意,逕於文件上調整其速別,並簽名或蓋章,
據以通知單位收發人員更改該文管制速別。
第一項各款規定之公文處理時限,除限期公文、專案管制案件、人民
申請案件、訴願案件或其他依法令另有規定者外,均不含假日。
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三、本會一般公文處理過程時限分配如下:
(一)最速件應隨到隨辦。
(二)速件處理過程中,收、分文不得逾半日,承辦單位擬辦、核判及
會稿不得逾一日,層轉核判不得逾一日,繕印發文不得逾半日。
(三)普通件處理過程中,收、分文不得逾一日,承辦單位擬辦、核判
及會稿不得逾二日,層轉核判不得逾二日,繕印發文不得逾一日
。每一過程之相關人員應確實掌握自己可用之時間。
(四)承辦人員或核稿人員公差、請假時,應由職務代理人代辦,以免
延誤時效。
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四、各類公文處理時限之計算標準如下:
(一)一般公文發文使用日數:
1.答復案件:自收文之次日起至發文之日止(含本機關內部各單
位會辦、會簽、會稿時間)所需日數扣除假日,為發文使用日
數。
2.彙辦案件:自所彙辦公文最後一件收文之次日起,至發文之日
止,所需日數扣除假日,為其第一件來文發文使用日數;其餘
彙辦公文於全案辦結時,以存查公文計算。
3.併辦案件:自首件收文之次日起,至發文之日止,所需日數扣
除假日,為其發文使用日數;其餘併辦公文於全案辦結時,以
存查公文計算。
4.創稿案件:
(1)交辦案件,自交辦之日起,至發文之日止,所需日數扣除假
日,為其發文使用日數。
(2)先簽後稿案件,自首次簽辦之日起,至發文之日止,所需日
數扣除假日,為其發文使用日數。
(3)直接辦稿案件,自辦稿之日起,至發文之日止,所需日數扣
除假日,為其發文使用日數。
5.限期公文:依下列方式,自收文之次日起,計算發文使用日數
:
(1)未逾來文所定期限,而實際處理日數超過六日者,以六日計
算;未超過六日者,以實際處理日數計算。
(2)逾越來文所定期限者,依實際處理日數計算。
(3)為處理限期公文需以彙併辦公文辦理者,依主案限期公文計
算辦理時效,其餘彙併辦公文以一般公文存查件處理。
送會本機關以外機關者,自送會之日起,至退會收到之日止,期
間得予扣除。
(二)發文平均使用日數:以發文使用日數(含創稿)之和,除以發文
總件數,所得之商。
(三)存查案件使用日數:自總(單位)收文之次日起算,創簽自創簽
之日起算,至登錄公文管理系統結案之日止;存查平均使用日數
與發文平均使用日數之計算規定相同。
(四)專案管制案件、立法委員質詢案件、人民申請案件、人民陳情案
件、訴願案件:
1.以「依限辦結」與「逾限辦結」為計算基準。在規定處理時限
內辦結者列為「依限辦結」,超過規定處理時限辦結者列為「
逾限辦結」。
2.人民申請案件因不合法定程式或手續時,主辦單位應詳細說明
,一次通知補正。通知補正或因適用法令疑義而層轉核釋者,
從其通知、函轉之日起,至補件、釋復之日止,所經過之期間
得予扣除。
3.人民陳情案件因須等待其他機關資料或因適用法令疑義而層轉
核釋者,自其層轉之日起,至函復、釋復之日止,所經過之期
間得予扣除。
4.訴願案件因訴願書不合法定程式,而其情形可補正者,應通知
訴願人於二十日內補正者,其時效自訴願補正程式的次日起算
。
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五、本會公文處理時效管制及稽催查考權責劃分如下:
(一)文書管理人員:
1.督導各單位收發人員例行公文稽催管制事宜。
2.每月針對超過處理時限三十天以上案件,交研考人員進行個案
分析。
3.清查各單位年度公文未結案件。
4.辦理本會同仁(含登記桌)公文處理教育訓練,嚴格管制公文
。
(二)研考人員
1.統計本會公文處理時效,並填具公文時效統計表(如附表一)
傳送行政院研究發展考核委員會及分送各單位參考。
2.辦理專案管制案件之管制。
3.對發文平均使用日數在五日以上,連續超過三個月之單位,得
就其處理時效嚴重逾期之公文,進行個案抽樣分析後,送各該
單位主管參考改進。
4.對超過處理時限三十天以上案件,得選擇件數較多單位進行個
案分析,並擬具改善建議送各該單位參考改進。
(三)單位收發人員:
1.應確實將本單位公文之流程登錄電腦公文管理系統。
2.應隨時傳送公文,不得留置。
3.每週應至少列印一次本單位逾期未結案件清查(展期)表(如
附表二),送承辦人員辦理清查、展期或催辦,並陳單位主管
核閱後建立專卷,以備查考。
4.對逾期未結之公文,應請承辦人員辦理展期。
5.對超過處理時限三十天以上辦結之公文,應請承辦人員填報本
會公文處理流程個案抽樣分析表(如附表三)陳單位主管核閱
後,送企劃處彙辨。
6.收到非屬本單位業務之公文時,應於當日填具改分公文通知單
(如附表四),送總收文人員改分,不得留置。
7.應至少每三個月檢查電腦公文管理系統中本單位已辦結而未登
錄銷案之公文,予以補登處理。
(四)承辦人員:
1.應備公文承辦登記簿冊,記載公文處理情形,或以公文電子查
詢系統查詢公文處理情形,並自行轉載有關承辦人所承辦文件
紀錄。
2.對承辦之文稿應以電腦登打。
3.應依公文程式條例及文書處理手冊規定製作公文。
4.以會名義發文之案件,應將文稿轉繕妥,備齊附件以網路傳輸
送祕書室文書科發文。
5.對於承辦之公文,應注意時效,於陳核、送會時,主動追蹤進
度。
6.於請假或公差時,應請職務代理人代為處理公文,以免積壓。
7.應配合填具本會公文處理流程個案抽樣分析表(如附表三)陳
單位主管核閱後,送企劃處彙辨。
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六、各類公文展期規定及管制原則如下:
(一)一般公文:
1.凡未能於規定時間內辦結者,承辦人員應在屆滿處理時限以前
辦理展期。
2.辦理公文展期應於逾期未結案件清查(展期)表(如附表二)
填具展期原因、申展次數及日期,陳權責主管核可後,由單位
收發人員將展期基本資料登錄公文管理系統。各級主管展期權
責如左:
(1)三十日內由單位主管核定。
(2)三十日以上由主任秘書核定。
3.逾期未結案件清查(展期)表應附於文案卷歸檔,並影印一份
送單位收發建立專卷,以備查考。
(二)專案管制案件:各單位對於涉及政策、法令或需多方會辦、分辦
,且需三十日以上方可辦結之複雜案件,承辦人員須於原件處理
時限屆期前申請為專案管制案件,惟一次得申請之處理時限最長
不得超過六個月。
1.申請專案管制應填具本會專案管制案件(展期)申請單及執行
情形管制表(如附表五及五之一)送企劃處審查後併文陳主任
委員、副主任委員核准。
2.未能在規定期限內辦結者,應在屆滿處理時限前辦理展期,並
重新填具專案管制案件(展期)申請單,修正執行情形管制表
,併文陳主任委員、副主任委員核准。
3.承辦單位應按月研提執行情形管制表(含實際進度及辦理情形
)送由企劃處彙整簽報主任委員,直至結案為止。
4.專案管制申請單應附於文案卷歸檔,並影印二份,一份併公文
影本送主任委員、副主任委員登錄列管,另一份送單位收發建
立專卷,以備查考。
(三)立法委員質詢案件:應依限辦結,不得辦理展期。
(四)人民申請案件:
1.未能於機關公告之處理時限內辦結者,應於原處理期限內依分
層負責簽請延長,惟延長應以一次為限,其申請日數不得超過
原公告處理時限,並應於原處理時限屆滿前將延長之事由通知
申請人。
2.案件處理過程中,凡屬通知補(件)、會勘(查)、會議(商
),請釋(示)查詢及有關機關間公文往返等文件,應另以他
號方式處理(發文件按一般公文創號處理,收文件則以另編一
般公文收文號處理),不得以原文號銷號結案。
(五)訴願案件:
1.以「案」為單元,實施全程管制,各該案件之起始收文號應於
全案辦結時,始能銷號,處理過程中如有另為之收發文件,另
以他號方式處理(發文件按一般公文創號處理,收文件則以另
編一般公文收文號處理),不另計列一「案」。
2.訴願之決定,自收受訴願書之次日起,應於三個月內為之;必
要時,得予延長,並通知訴願人及參加人。延長以一次為限,
最長不得逾二個月。
(六)人民陳情案件:
1.各該案件由陳情事項之主管單位(機關)受理為原則;非屬收
受單位(機關)權責者,應逕移主管單位(機關)處理,並函
知陳情人。
2.案情內容涉及二個以上單位(機關)權責者,應以其所敘業務
較多或首項業務之主辦單位(機關)為主辦單位(機關),於
收辦後再行會辦或協請有關單位(機關)提供具體處理意見及
法規依據,由主辦單位(機關)彙整各單位(機關)意見後以
本部名義答復陳情人。
3.未能在規定時限內辦結者,應依分層負責簽請核准展期,並將
延長時限理由以書面(或電子郵遞)告知陳情人。
4.人民陳情案件應以實質妥處為解除管制條件,辦理過程有會商
、請釋(示)等機關公文往返或其他先行函復陳情人之公文,
均應另以他號方式處理(發文件按一般公文創號處理,收文件
則以另編一般公文收文號處理),不得以原文號銷號結案。
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七、公文查考規定如下:
(一)查考規定
1.企劃處應組成公文查考小組,定期就本會公文登錄、公文管制
、以及公文時效是否符合本要點之規定辦理公文查考。
2.公文查考小組置委員五人,由主任委員指派召集人,其餘委員
由企劃處、秘書室、人事室、會計室及其他單位人員組成。
3.公文品質查考,以每三個月辦理一次為原則,其中兩次併同本
會為民服務不定期考核辦理。必要時得簽陳核定後就公文逾期
嚴重之單位進行查考。
4.查考類別及件數:抽調各單位當年度指定日期收文之人民申請
案件、人民陳情案件及一般公文(不含存查案件)連號各三件
,該日辦結之案件若不足規定件數者,則自前一日起依序往前
調足;如無人民陳情或申請案件,或件數不足者,以一般公文
補足之。
5.公文查考小組委員對於本單位之查考應予迴避。
(二)查考議處:
1.逾限辦結之公文或案件,除監察院糾正及調查案件另依有關規
定辦理外,經個件或個案分析,發現有無故積壓延誤時效情事
者,依下列規定議處:
(1)無故積壓延誤未滿十四日者,由單位主管予以口頭告誡改進
,並列入年終考績參考。
(2)無故積壓延誤十四日以上,未滿二十八日者,申誡一次。
(3)無故積壓延誤二十八日以上者,申誡二次。
2.公文處理發生錯誤、遺失,致人民權益受損或影響本會行政效
率者,依其情節輕重,專案議處。
3.前二款之獎懲,由所屬單位提報人事室辦理。
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八、其他:
(一)本要點未規定者依相關法令規定辦理。
(二)各單位送會公文之辦理時限如下:
1.最速件:一小時。
2.速件:二小時。
3.普通件:四小時。
(三)送(收)會外機關公文以速件管制處理;急要文件需會辦者應親
會面洽;如須送會三個以上單位者,應複製同時分會。
(四)對於非政策性之緊急文稿、例行性或法令宣導等公文,為爭取時
效,得採取先發後會方式辦理。
(五)會辦單位對於送會之文件,除經協調承辦單位主管同意者外,不
得擅自退件或拒不會辦,並應依體制簽擬會辦意見,提供承辦單
位參考或陳請主任委員、副主任委員核參。
(六)來文內容涉及二個單位(機關)以上者,分文時應以來文所敘業
務較多或首項業務之主辦單位(機關)為主辦單位(機關),於
收辦後再行會辦或協調分辦。
(七)收到非屬本單位(機關)業務之公文時,單位(機關)收發人員
或承辦人員應於當日填具改分公文通知單(如附表四),敘明原
因經單位主管(機關主任秘書)核閱後送總收文人員改分。
(八)受移單位(機關)對於前開改分公文如有意見,應立即填具本會
公文改分請示單(如附表六),敘明理由經單位主管核閱後陳請
本會主任秘書裁定承辦單位(機關);為爭取時間,中部辦公室
各單位辦理公文改分請示主任秘書裁定之行政作業得以傳真方式
處理。
(九)本會所屬機關之公文時效管制及稽催查考作業,得比照本要點規
定辦理。
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