檔案應於每年依左列規定辦理清理一次：
  一、依據檔案分類總目錄薄，逐案核對。
  二、按照案卷之目次表，逐件清理。
  三、對已屆保存年限之案件，應按照規定程序辦理銷燬。
  四。合於移轉規定之永久檔案，應辦理移轉。
  五、續存檔案，應妥善編訂典藏。