外收發收文人員，負公文點收之責，凡收到公文或函電，應就送件薄、
  送件回單或郵電回單，查對點收，並就原薄（單）註明收到年月日時，
  蓋戳退還送件人。如無送件薄（單）者，應填給收據（附式二），未設
  外收發之機關，其外收發工作，應由總收發指定人員辦理。