總收發收到外收發公文，應即利用隨文送來之活頁外收文表，作拆封紀
  錄，逐件對號拆封，並依左列規定辦理：
  一、應防封套內所裝公文緊靠封口，注意剪拆。
  二、如一封內有來文二件以上者，應於外收文表中註明其件數及文號。
  三、查對附件，應對照來文逐件清點，並在外收文薄中註明，其手續如
      左：
  （一）附件應加整理，附於原來文之後。
  （二）附件如為現金、支票、匯票、郵票、各種有價證券、貴重物品，
        應轉送出納或承辦單位點收，並就原來文附件欄簽證。
  （三）附件另郵未到或附件先到公文未到者，除於附件或公文上黏條註
        明外，應就外收文表中註明，俟文件到齊後再行分文。其附件不
        齊全或漏檢附件者，應加附查詢通知單，原文退還發文單位。
  四、解送人犯公文，應立即編號登記，提送承辦單位簽收。
  五、拆封檢查，如發現封面所列號碼與封內公文號碼不符，有號無文、
      有文漏號，或原發文日期與發郵日期有疑問時，應就外收文表中分
      別註明，並向原發文機關查詢。
  六、速件應即分文編號，填公文登記表單獨提送，不得延擱。
  七、封面未標明機密字樣，拆封後如發現其內容有保密必要，應作機密
      文件處理。
  八、拆封時，如封內夾有本機關內部各單位之文件，應立刻登送件薄，
      轉送受文單位處理，並於原文上蓋「併封寄到」戳記，註明收送月
      日時。
  九、來文如有誤投，應退還原發文機關，其有時間性者，得代為轉送，
      並通知原發文機關，同時在外收文表中註明。
  十、郵寄公文封套上所貼之郵票，蓋有日期戳記，不得剪除。
  十一、已拆之封套，除訴訟、訴願、人民申請案件及其他具有時效限制
      文件，須隨文附送，並蓋戳註明外，應彙齊包紮，註明日期及封套
      數目，保存六個月以備查考。
  十二、活頁外收文表於記錄後，應彙訂存查。