貳、公文收發

二十一、總收文
      （一）本局收文人員收訖來文時，如為機密件或書明○○○親啟字
            樣之文件，應分別送由秘書室主管或收件人收拆；如為一般
            普通文件，應即進行拆封、點收、分文、編號、登錄等作業
            ，並應注意下列事項：
            1.來文應檢視包封、附件是否完整相符，如包封破損應予註
              明，附件不齊應即洽詢原發文機關補送；電子來文於辨識
              解簽章後，應即儲存，如經檢視來文及附件有疏漏、誤送
              、格式不符或遭竄改者，應即以電話通知原發文機關另為
              處理。
            2.核對來文日期與收訖日期是否相稱，如有錯誤或來收文日
              期差距甚大，應即向原發文機關查詢或退回補正或保留來
              文信封，以備查考。
            3.附件為現金、支票、貴重或大宗物品，應先送出納人員或
              相關單位之承辦人簽收保管。
      （二）凡書明本局之公文，原則均應編定公文文號。但下列文件，
            得逕送承辦組室或指定人員簽收，不予編號：
            1.非業務關係之定期表報或例行表冊。
            2.本會移送本局之收文副本。
            3.贈送書刊、資料、商業性推銷品件、演講及研討會海報通
              知、致贈謝函及無關本局公務且辦畢後無保存必要之文件
              。
      （三）傳真及電子文件經收文編號，得視為正式公文。
      （四）公文總收文號應按年度順序編號，並於公文檔案管理系統詳
            實登錄。未經編號之收文，應先送總收文編號登錄後再行處
            理。
      （五）電子交換收文人員經施以身分辨識程序，並於電腦系統確認
            相符後，應即時進行收文作業，且應立即傳送回復訊息。
      （六）電子交換公文於電子收文後，除辦理線上簽核之公文外，須
            列印收受之公文，經檢視無誤後登錄公文檔案管理系統，並
            將相關電子檔與收文號連結。電子公文超過一頁時，須加印
            頁碼及騎縫標識。
      （七）對發文方告知登載電子公布欄之訊息，收文人員應依其訊息
            擷取相關資料，登載於本局網站電子公布欄專區，並應註明
            登載期限，逾限則逕自移除。
      （八）分文人員應視公文之時間性、重要性，即依本局分層負責規
            定及各組室職掌分工，認定承辦單位後，依序迅速正確分辦
            。
      （九）公文分文內容涉及二個單位以上者，分文以來文業務比重較
            大者為主辦單位；無法分辨業務比重時，以來文所涉第一個
            業務承辦單位為主辦者。
      （十）收受非屬本局主管業務或職權範圍之來文，須移送其他機關
            承辦時，應即擬具移文單，移請權責機關處理。
      （十一）來文完成分文手續後，應依序編號並於公文檔案管理系統
              摘錄來文機關、文號、附件及案由等，急要公文應提前編
              號登錄分送。
      （十二）紙本來文得於收文時先行掃描，並分文以線上簽核方式辦
              理，其送件及歸檔作業如下：
              1.非機關間之來文，連同送件清單分送承辦單位收發人員
                簽收。
              2.機關間之來文涉個人權益或信證稽憑及非以線上簽核辦
                理者，承辦人應向文書科取回紙本來文並歸檔。
              3.機關間之來文不歸檔者，於文書科保管屆滿二年後得予
                銷毀。

二十二、組室收發（單位登記桌）
      （一）組室收發人員負責辦理本單位公文收發、登錄、查詢及單位
            稽催統計等事項。
      （二）組室收發人員收受編定單位收文號之公文，經點收登錄後，
            應立即送請單位主管批示或依其授權分送承辦人員，不得積
            壓。
      （三）組室收發人員收受之公文，認為非屬本單位承辦者，應於文
            到四小時內填妥公文改分（提陳）表，敘明理由經單位主管
            核閱後，即時退回分文人員改分；改分單位如有意見，分文
            人員應即簽明理由提陳主任秘書裁定，以免輾轉延誤。
      （四）組室收發人員對於創稿或簽陳，應於公文檔案管理系統上完
            成登錄作業。
      （五）組室收發人員對於辦畢案件之紙本公文，除線上簽核之機關
            來文經判定不歸檔者外，應於五日內連同公文歸檔清單送檔
            案管理人員簽收歸檔；辦畢案件有延後歸檔之必要者，應由
            承辦人員簽請組室主管核准，並知會檔案管理單位。
      （六）會辦或陳核之公文，流程均應於公文檔案管理系統作業逐一
            詳實登錄，  公文文號須隨實體公文一併傳遞。
      （七）會辦三個單位以上者，應使用簽稿會核單；會簽完成之公文
            ，最終會簽單位應逕自循序上陳；如有簽註意見者，應即退
            回原承辦單位綜合彙整或處理。
      （八）會簽會核時限為：
            特急件應隨到隨會、最速件一小時、速件二小時、普通件四
            小時。

二十三、總發文
      （一）總發文人員對於待發之公文，應詳加查核，未經核發、漏蓋
            印信、附件不全或受文者不符之文稿，應即退還補辦修正。
      （二）公文有總收文者，發文時不另編號，逕以該收文號為發文號
            ；彙辦案件以彙辦公文最後一件為母文，併其餘彙辦公文；
            併辦案件以首件公文為母文，併其餘併辦公文。
      （三）發文後之原稿件，除辦理線上簽核之公文外，應於稿面加蓋
            「已發」章戳，並將繕發後之稿件，併同總發文歸檔清單逕
            送歸檔；如承辦單位註明「發後補陳」或「發後補會」者，
            應退還承辦人員處理。
      （四）發文之附件應檢齊裝封，隨文寄發。如附件另送，應於公文
            附件欄加蓋「附件另送」戳記，並於附件封面註明○○字○
            ○號之附件。
      （五）重要附件或附有現款、支票、匯票或其他證券及貴重特殊物
            品，應檢齊封固後送發，並一律以掛號寄發。
      （六）對同一機關有數件通常性之待發公文，可併封送發，並於封
            面註明文號及件數。
      （七）裝封公文應視性質及遞送方式，於封面加蓋戳記，如「掛號
            」、「開會通知請即啟閱」等；機密文件則應另加封套，以
            維護機密。
      （八）郵寄信封得採開窗式顯示收件人及收件地址與郵遞區號，以
            加速處理。
      （九）各組室送發之文件，應以有關公務者為限；郵寄文件應註明
            收件人住址及郵遞區號；大宗書刊及資料可委由承包廠商代
            為寄送。
      （十）寄發文件資料，應依印刷品、普通文件、掛號文件及快捷郵
            件等作分類，分別秤量重量，以利計算郵資；郵資報核，應
            按日填寫「郵資報表」，並附貼郵局掛號函件執據。
      （十一）公文以電子交換發文，其傳送作業應注意事項如下：
              1.發文人員應於發文前進行辨識程序，經電腦系統確認後
                ，始可進行發文作業。
              2.發文人員於發文傳送前應依據文稿上註明之交換處理機
                制類別及安全管制措施項目，執行公文電子交換作業。
              3.公文以電子交換發文傳送後，發文人員應確認電腦系統
                發送之訊息，並檢視發送結果及為必要之處理。
              4.電子交換文件遇行文單位兼具電子交換及非電子交換者
                ，應於發送後檢視清單，並得於清單上標明「已電子交
                換」。
              5.公文經電子交換後，除辦理線上簽核之公文外，公文原
                稿應加蓋「已電子交換」章戳。