一、檔案管理局(以下簡稱本局)為提升公文處理品質,增進行政效能,
特依行政院訂頒之「文書處理手冊」、「文書及檔案管理電腦化作業
規範」及「文書流程管理作業規範」等相關規定訂定本要點。
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六、各類公文之處理時限如下:
(一)最速件:一日。但緊急情況須限時完成者,依其時限辦理。
(二)速件:三日。
(三)普通件:六日。
(四)立法委員質詢案:
代擬代判院稿案件三日;送院彙整案件三日。
(五)行政院院長及本會主任委員電子信件:三日;本局電子信件:六
日。
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九、製作公文,應遵守以下全形、半形字形標準之規定:
(一)分項標號:應另列縮格以全形書寫為一、二、三、……,(一)
、(二)、(三)……,1、2、3、……,(1)、(2)、
(3);但其中“()”以半型為之。法規與業務準則等須區分
章節條款項目者,概依「中央法規標準法」及「行政機關法制作
業應注意事項」等有關規定辦理。
(二)內文:
1.中文字體及併同於中文中使用之標點符號應以全形為之。
2.阿拉伯數字、外文字母以及併同於外文中使用之標點符號應以
半形為之。
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十二、公文製作書寫年、月份作法,第一次出現寫法為:本(○○)年○
月○○日,再次出現得簡寫成:本年○月○○日;本(○)月○○
日,本月○○日。但如屆跨年、跨月,應注意運用時機。原則上「
年份」於十二月二十日以後,不再用本(○○)年,而逕寫○○年
;「月份」於二十五日後,不再用本(○)月,而逕寫○月。引述
之年份,應依文稿意旨適時加列「民國」,以免造成混淆。
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十五、文稿陳核應按本局分層負責授權規定逐級核閱,文稿核判後,應退
還原承辦單位依判行文稿修正電子檔後送發,再予複閱(相關流程
參如附件二)。
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十六、保存年限十年以下之非機密公文,得以線上簽核方式處理。
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二十、限期案件、專案管制案件、立法委員質詢案件、監察案件、人民申
請案件、人民陳情案件及訴願案件等,須以「案」為單元管制及統
計。以「案」管制之公文,其首件公文收文號於全案辦結時始能銷
號,處理中有發文需要者,按一般公文創號處理,並於全案辦結時
一併歸檔。
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二十一、總收文
(一)本局收文人員收訖來文時,如為機密件或書明○○○親啟字
樣之文件,應分別送由秘書室主管或收件人收拆;如為一般
普通文件,應即進行拆封、點收、分文、編號、登錄等作業
,並應注意下列事項:
1.來文應檢視包封、附件是否完整相符,如包封破損應予註
明,附件不齊應即洽詢原發文機關補送;電子來文於辨識
解簽章後,應即儲存,如經檢視來文及附件有疏漏、誤送
、格式不符或遭竄改者,應即以電話通知原發文機關另為
處理。
2.核對來文日期與收訖日期是否相稱,如有錯誤或來收文日
期差距甚大,應即向原發文機關查詢或退回補正或保留來
文信封,以備查考。
3.附件為現金、支票、貴重或大宗物品,應先送出納人員或
相關單位之承辦人簽收保管。
(二)凡書明本局之公文,原則均應編定公文文號。但下列文件,
得逕送承辦組室或指定人員簽收,不予編號:
1.非業務關係之定期表報或例行表冊。
2.本會移送本局之收文副本。
3.贈送書刊、資料、商業性推銷品件、演講及研討會海報通
知、致贈謝函及無關本局公務且辦畢後無保存必要之文件
。
(三)傳真及電子文件經收文編號,得視為正式公文。
(四)公文總收文號應按年度順序編號,並於公文檔案管理系統詳
實登錄。未經編號之收文,應先送總收文編號登錄後再行處
理。
(五)電子交換收文人員經施以身分辨識程序,並於電腦系統確認
相符後,應即時進行收文作業,且應立即傳送回復訊息。
(六)電子交換公文於電子收文後,除辦理線上簽核之公文外,須
列印收受之公文,經檢視無誤後登錄公文檔案管理系統,並
將相關電子檔與收文號連結。電子公文超過一頁時,須加印
頁碼及騎縫標識。
(七)對發文方告知登載電子公布欄之訊息,收文人員應依其訊息
擷取相關資料,登載於本局網站電子公布欄專區,並應註明
登載期限,逾限則逕自移除。
(八)分文人員應視公文之時間性、重要性,即依本局分層負責規
定及各組室職掌分工,認定承辦單位後,依序迅速正確分辦
。
(九)公文分文內容涉及二個單位以上者,分文以來文業務比重較
大者為主辦單位;無法分辨業務比重時,以來文所涉第一個
業務承辦單位為主辦者。
(十)收受非屬本局主管業務或職權範圍之來文,須移送其他機關
承辦時,應即擬具移文單,移請權責機關處理。
(十一)來文完成分文手續後,應依序編號並於公文檔案管理系統
摘錄來文機關、文號、附件及案由等,急要公文應提前編
號登錄分送。
(十二)紙本來文得於收文時先行掃描,並分文以線上簽核方式辦
理,其送件及歸檔作業如下:
1.非機關間之來文,連同送件清單分送承辦單位收發人員
簽收。
2.機關間之來文涉個人權益或信證稽憑及非以線上簽核辦
理者,承辦人應向文書科取回紙本來文並歸檔。
3.機關間之來文不歸檔者,於文書科保管屆滿二年後得予
銷毀。
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二十二、組室收發(單位登記桌)
(一)組室收發人員負責辦理本單位公文收發、登錄、查詢及單位
稽催統計等事項。
(二)組室收發人員收受編定單位收文號之公文,經點收登錄後,
應立即送請單位主管批示或依其授權分送承辦人員,不得積
壓。
(三)組室收發人員收受之公文,認為非屬本單位承辦者,應於文
到四小時內填妥公文改分(提陳)表,敘明理由經單位主管
核閱後,即時退回分文人員改分;改分單位如有意見,分文
人員應即簽明理由提陳主任秘書裁定,以免輾轉延誤。
(四)組室收發人員對於創稿或簽陳,應於公文檔案管理系統上完
成登錄作業。
(五)組室收發人員對於辦畢案件之紙本公文,除線上簽核之機關
來文經判定不歸檔者外,應於五日內連同公文歸檔清單送檔
案管理人員簽收歸檔;辦畢案件有延後歸檔之必要者,應由
承辦人員簽請組室主管核准,並知會檔案管理單位。
(六)會辦或陳核之公文,流程均應於公文檔案管理系統作業逐一
詳實登錄, 公文文號須隨實體公文一併傳遞。
(七)會辦三個單位以上者,應使用簽稿會核單;會簽完成之公文
,最終會簽單位應逕自循序上陳;如有簽註意見者,應即退
回原承辦單位綜合彙整或處理。
(八)會簽會核時限為:
特急件應隨到隨會、最速件一小時、速件二小時、普通件四
小時。
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二十三、總發文
(一)總發文人員對於待發之公文,應詳加查核,未經核發、漏蓋
印信、附件不全或受文者不符之文稿,應即退還補辦修正。
(二)公文有總收文者,發文時不另編號,逕以該收文號為發文號
;彙辦案件以彙辦公文最後一件為母文,併其餘彙辦公文;
併辦案件以首件公文為母文,併其餘併辦公文。
(三)發文後之原稿件,除辦理線上簽核之公文外,應於稿面加蓋
「已發」章戳,並將繕發後之稿件,併同總發文歸檔清單逕
送歸檔;如承辦單位註明「發後補陳」或「發後補會」者,
應退還承辦人員處理。
(四)發文之附件應檢齊裝封,隨文寄發。如附件另送,應於公文
附件欄加蓋「附件另送」戳記,並於附件封面註明○○字○
○號之附件。
(五)重要附件或附有現款、支票、匯票或其他證券及貴重特殊物
品,應檢齊封固後送發,並一律以掛號寄發。
(六)對同一機關有數件通常性之待發公文,可併封送發,並於封
面註明文號及件數。
(七)裝封公文應視性質及遞送方式,於封面加蓋戳記,如「掛號
」、「開會通知請即啟閱」等;機密文件則應另加封套,以
維護機密。
(八)郵寄信封得採開窗式顯示收件人及收件地址與郵遞區號,以
加速處理。
(九)各組室送發之文件,應以有關公務者為限;郵寄文件應註明
收件人住址及郵遞區號;大宗書刊及資料可委由承包廠商代
為寄送。
(十)寄發文件資料,應依印刷品、普通文件、掛號文件及快捷郵
件等作分類,分別秤量重量,以利計算郵資;郵資報核,應
按日填寫「郵資報表」,並附貼郵局掛號函件執據。
(十一)公文以電子交換發文,其傳送作業應注意事項如下:
1.發文人員應於發文前進行辨識程序,經電腦系統確認後
,始可進行發文作業。
2.發文人員於發文傳送前應依據文稿上註明之交換處理機
制類別及安全管制措施項目,執行公文電子交換作業。
3.公文以電子交換發文傳送後,發文人員應確認電腦系統
發送之訊息,並檢視發送結果及為必要之處理。
4.電子交換文件遇行文單位兼具電子交換及非電子交換者
,應於發送後檢視清單,並得於清單上標明「已電子交
換」。
5.公文經電子交換後,除辦理線上簽核之公文外,公文原
稿應加蓋「已電子交換」章戳。
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二十六、作業要求
(一)簽、稿之擬辦,各項文字記述、數字、簡語及標點符號等,
應求正確無誤;用語遣詞,應言簡意賅,分段確實;結構格
式及各項作法,均應確實符合規定,力求一致;敘述不可輕
重或本末倒置;同一案情之處理不可前後矛盾,互相牴觸。
(二)「簽」之性質,為處理公務時運用文字表達意見之文件。本
局內部單位簽辦之案件,依分層負責授權規定核決,簽末不
必敘明陳某某長官字樣;以本會主任委員署名簽陳行政院之
案件,簽末得敘明『敬請 秘書長轉陳 副院長 院長』字
樣(格式參如附件三)。
(三)簽之撰擬準據:
1.原則上應以法令準則或成例為依據,無依據時,應衡情度
理或與有關組室會商擬具之。
2.提供之意見或辦法未獲上級同意而另有指示者,依其指示
辦理;但如與法規或政策有牴觸時,應再陳明提供裁決。
3.重要或特殊案件應先當面請示辦理原則後再行簽辦。
(四)簽之撰擬要領:
1.「主旨」:扼要敘述案情之要點與目的,於末段結尾適切
使用請示語,如「請核示」或「簽稿併請核示」等。
2.「說明」:應簡要敘述案情來源、經過、事實、理由、相
關法規、處理方法分析、協調會辦情形之歸納及主辦單位
所持立場等事項。
3.「擬辦」應針對案情,提出具體處理意見或解決問題方案
,供上級長官採取決定。意見較多時分項條列。
4.「簽」之各段應截然劃分,「說明」一段不提擬辦意見,
「擬辦」一段不重複「說明」。簽稿併陳如案情簡單,可
使用便簽方式,不分段,以條列式簽擬;一般存參文件,
得於原件文中空白處簽擬,空白處不敷運用時,應另附便
簽上陳。
5.便簽簽末應敘明組室名稱,並逐級陳核。
(五)文稿係公文之草案,由各單位依業務處理權責及規定程序核
判後,繕發正式公文。撰擬文稿應按行文對象或行文事項之
性質選用適當之公文名稱,如「函」、「書函」、「公告」
等,並注意與受文者之關係地位。
(六)本局為行政院研究發展考核委員會附屬機關,擬辦文稿直接
稱謂宜用「鈞會」,並應於稱謂前空一格。
(七)文稿以一文一案為原則,受文者有數機關時,內容大同小異
者,同稿併敘,將不同文字列出,並註明某處文字針對某機
關;內容小同大異者,用同一稿面分擬。但一案須辦數稿者
,仍僅用一文號。
(八)凡有通報行政院所屬中央二級機關及直轄市、縣市政府週知
之公文者(二百萬位元組以下),得於正本欄位加註「全國
政府機關電子公布欄」,於核可後送發,得以電子公文交換
登載至該公布欄。
(九)擬辦公文,應扼要說明案件背景,並檢附前案供參,及避免
將前案影本納為公文附件歸檔。
(十)擬辦文稿,應填列文別、速別、密等及解密條件或保密期限
(解密條件或保密期限以括弧標示於機密等級之右)、附件
、分類號及保存年限。
(十一)一般公務機密文書之處理應依「檔案管理局一般公務機密
應保密範圍表」(如附表一)辦理。
(十二)文稿「說明」引述來文機關文號作法例:
1.依 大部90年4月26日台財總字第○○○○○號函辦理
。
2.復 大會90年4月8日工程技字第○○○○○號函。
(十三)擬辦開會通知單稿,開會日期毋庸寫「中華民國」、「民
國」等字,如90年○月○○日(星期三)上午9時30分。
另書明下午者,不寫14時、15時,應寫為2時、3 時。
(十四)為利電子公文進行交換作業,函送開會會議紀錄予與會者
時,會議紀錄出(列)席者項,應繕具全部出列席人員名
單。
(十五)局內會議通知及會議紀錄得以電子郵遞方式告知,會議紀
錄得登載本局局內資訊網。
(十六)擬辦文稿,行文之「正本」或「副本」,承辦人員應於公
文檔案管理系統登錄機關全銜(行文序列原則參如附件四
)、地址及郵遞區號;文若屬通函性質,正、副本收受者
宜採用總稱概括方式表示;對個人一律稱「先生」、「女
士」或「君」,不書明個人身分證字號或其他基本資料(
諸如出生年月日等)。
(十七)擬辦文稿(含會議通知等電子郵件稿),承辦人員應於文
稿末適當空白處簽章,並註記年度、日期及時間(線上簽
核公文僅需註記日期及時間),各層級核稿簽章,依序由
上而下、由左而右簽署,其為二層決行者,應加蓋「二層
決行」章,如為代理單位主管核判者,應於簽章後加「代
」字;對簽稿併陳公文逕判發者,則應註明「奉 核後發
」。落款簽名必須清晰,足資辨認,以明責任。(例如93
年12月201220日15時得縮記為93。1500
(十八)擬辦文稿,避免單字成行、單行成頁及簽末請示用語或稿
末署名獨自成頁,遇有畸零字數或單行時宜儘可能緊湊,
並應注意預留文稿空間以供核決批示。
(十九)公文擬辦完成後,應裝訂整齊,如含橫式圖表者,應依表
頭為裝訂線方向整理;如有附件、附錄,應另加簡明醒目
之標籤,並標示附件序;附件標籤自上而下貼於文件之右
邊緣;附錄標籤自左至右貼於文件上端。發文之附件,應
於文面確實註記,檢點清楚,隨稿附送。如須以電子文件
、抄本或影印本發出,辦稿時應載明「附電子檔」、「抄
送」或「檢送○○影印本」等字樣,並註明「原本存卷,
另以電子檔、抄本或影印本發出」;如須以原本發出,而
原本僅一份時,請註明「原本隨文發出,抄本或影本存卷
」。
(二十)文稿二頁以上者應裝訂妥當,並於騎縫處蓋(印)騎縫章
。
(二十一)機關內部機密件、急要件或附有大量現金、有價證券及
貴重物品之公文,除由承辦人員親自遞送外,一般公文
處理各單位收發人員亦應隨到隨辦,隨辦隨送,不得積
壓。
(二十二)公文之傳遞應一案一卷宗,機密文件應使用黃色卷宗或
機密文件傳遞封彌封傳送。
(二十三)簽、稿陳核文字修改過多,應由各級主管退還承辦人員
清稿後併附原辦文稿,始得陳核;如經修正而僅抽換部
分頁面時,應於騎縫處加蓋職名章,其已會章者,可免
再行會章。
(二十四)承辦案件應注意其辦理期限,當每日檢視有無即將逾期
公文,儘速提陳,並預留各級主管核決及發文作業時間
,緊急案件應親自遞送。
(二十五)未能如期辦畢之公文,應於待辦日期未屆滿前敘明原由
辦理展期,展期次數以二次為限,每次不得超過十日。
第一次展期應經單位主管核准,第二次展期應報請主任
秘書核准;申請展期核可後,除線上申辦展期者外,展
期申請單應併同公文陳核及歸檔,並將展期申請單影送
秘書室及單位登記桌各一份;限期案件,須聯繫來文機
關確認並留下電話紀錄或其他書面紀錄,始得變更來文
所定期限。
(二十六)具特殊或涉及政策、法令或需多方會辦之案件,需三十
日以上始能辦結者,得簽准提列為專案管制案件,並逕
依擬辦結期限辦理稽考。
(二十七)公文來文之處理速別與公文性質不符者,經組室單位主
管核可後,得調整來文處理速別。
(二十八)公文得以雙面列印,陳核公文用紙,除不須歸檔之前案
影本外,不得使用資源回收紙張。
(二十九)公文以電子交換發文,其附件之處理應注意下列事項:
1.紙本式附件除書籍、支票、原始憑證、需蓋印章之表
單外,均應編訂頁碼掃描存成電子檔傳送。
2.電子檔附件應存成公文用紙 A4 尺度,如非 A4 尺度
之附件,應縮放印成 A4 尺度再予掃描儲存。
3.附件檔大小及附件檔名使用之中文字數依「文書及檔
案管理電腦化作業規範」辦理。公文附件檔大小超過
規定者,公文附件應改置於網站共用附件下載區供收
文方下載使用。
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三十三、待發公文經監印人員檢點無誤,依下列規定蓋用印信:
(一)發布令、公告、派令、獎懲令、考績通知書、聘書、獎狀、
證明書、契約及其他依法令規定應蓋用印信之文件,均蓋本
局印信及首長職銜簽字章。
(二)函:上行文,署本局首長全銜、姓名,蓋官章;平行、下行
文,蓋職銜簽字章。
(三)書函、開會通知單、移文單蓋機關條戳。
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