壹、總則
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一、檔案管理局（以下簡稱本局）為提升公文處理品質，增進行政效能，
特依行政院訂頒之「文書處理手冊」、「文書及檔案管理電腦化作業
規範」及「文書流程管理作業規範」等相關規定訂定本要點。
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二、本要點所稱公文處理，指公文自收文或創稿、分文經承辦、會辦、陳
核至發文、歸檔止之全部作業；公文處理流程應配合本局公文檔案管
理系統確實辦理。
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三、本局公文處理作業，由秘書室負責總收發；各組室應指定專人（簡稱
登記桌）負責單位收發業務，如有異動，應將業務有關事項詳實交代
接任者，並知會秘書室，必要時得予輔導。
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四、公文處理應隨到隨辦、隨辦隨送，不得積壓，如有規避稽催或積壓延
誤情事者，應按情節輕重，簽報上級議處。
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五、各組室應確實落實執行職務代理制度，以免積壓公文，影響公文處理
時效。
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六、各類公文之處理時限如下：
（一）最速件：一日。但緊急情況須限時完成者，依其時限辦理。
（二）速件：三日。
（三）普通件：六日。
（四）立法委員質詢案：
代擬代判院稿案件三日；送院彙整案件三日。
（五）行政院院長及本會主任委員電子信件：三日；本局電子信件：六
日。
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七、公文夾使用區分如下：
（一）特急件：用綠色卷宗。
（二）最速件：用紅色卷宗。
（三）速件：用藍色卷宗。
（四）普通件：用白色卷宗。
（五）機密件：用黃色卷宗或本局機密文件傳遞封。
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八、公文製作應採由左而右之橫行格式，裝訂時以左側為原則。（格式參
如附件一）
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九、製作公文，應遵守以下全形、半形字形標準之規定：
（一）分項標號：應另列縮格以全形書寫為一、二、三、……，（一）
、（二）、（三）……，１、２、３、……，（１）、（２）、
（３）；但其中“（）”以半型為之。法規與業務準則等須區分
章節條款項目者，概依「中央法規標準法」及「行政機關法制作
業應注意事項」等有關規定辦理。
（二）內文：
1.中文字體及併同於中文中使用之標點符號應以全形為之。
2.阿拉伯數字、外文字母以及併同於外文中使用之標點符號應以
半形為之。
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十、公文中數字寫法，除具有法律責任或決定性數字，應使用大寫本國數
字（零、壹、貳、參、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾、佰、仟、萬、
億）外，餘依文書處理手冊之「公文書橫式書寫數字使用原則」書寫
（可參閱該原則所附數字用法舉例一覽表），其原則如下：
（一）數字用語具一般數字意義、統計意義者，或以阿拉伯數字表示較
清楚者，使用阿拉伯數字。
（二）數字用語屬描述性用語、專有名詞、慣用語、或以中文數字表示
較妥適者，使用中文數字。
（三）數字用語屬法規條項款目、編章節款目之統計數據者，以及引敘
或摘述法規條文內容時，使用阿拉伯數字；但屬法規制訂、修正
及廢止案之法制作業者，應依「中央法規標準法」及「法律統一
用語表」等相關規定辦理。
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十一、公文中涉及度量衡應儘量使用公制；涉及貨幣量之數字，須寫明幣
制與貨幣單位，以期明確（例：新台幣（以下同）或萬元、元）。
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十二、公文製作書寫年、月份作法，第一次出現寫法為：本（○○）年○
月○○日，再次出現得簡寫成：本年○月○○日；本（○）月○○
日，本月○○日。但如屆跨年、跨月，應注意運用時機。原則上「
年份」於十二月二十日以後，不再用本（○○）年，而逕寫○○年
；「月份」於二十五日後，不再用本（○）月，而逕寫○月。引述
之年份，應依文稿意旨適時加列「民國」，以免造成混淆。
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十三、法令名稱之引用，「」內應為全稱，不得簡寫，例：「政府採購法
」不可寫成「採購法」。
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十四、機關全銜之引述，如下文會一再出現，得於第一次引述之全銜下簡
略為（以下稱○○○），例：行政院公共工程委員會（以下稱工程
會）；同一段如一再提及，則可稱「該」會。
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十五、文稿陳核應按本局分層負責授權規定逐級核閱，文稿核判後，應退
還原承辦單位依判行文稿修正電子檔後送發，再予複閱（相關流程
參如附件二）。
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十六、保存年限十年以下之非機密公文，得以線上簽核方式處理。
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十七、公文採用收發文同號，已掛總收文號或單位收文號之文件，如需發
文時，不得另以創號發文，俾使文號趨於簡化，便於控管公文辦理
情形。
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十八、為加速公文之送達，本局派員每日定時至行政院及本會進行公文交
換作業，交換公務上不須正式行文之資料文件免登錄公文交換簽收
簿，得逕交由換文人員遞送。
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十九、經由公文處理流程完成發文或存查程序之公文，即視為案件辦畢。
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二十、限期案件、專案管制案件、立法委員質詢案件、監察案件、人民申
請案件、人民陳情案件及訴願案件等，須以「案」為單元管制及統
計。以「案」管制之公文，其首件公文收文號於全案辦結時始能銷
號，處理中有發文需要者，按一般公文創號處理，並於全案辦結時
一併歸檔。
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貳、公文收發
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二十一、總收文
（一）本局收文人員收訖來文時，如為機密件或書明○○○親啟字
樣之文件，應分別送由秘書室主管或收件人收拆；如為一般
普通文件，應即進行拆封、點收、分文、編號、登錄等作業
，並應注意下列事項：
1.來文應檢視包封、附件是否完整相符，如包封破損應予註
明，附件不齊應即洽詢原發文機關補送；電子來文於辨識
解簽章後，應即儲存，如經檢視來文及附件有疏漏、誤送
、格式不符或遭竄改者，應即以電話通知原發文機關另為
處理。
2.核對來文日期與收訖日期是否相稱，如有錯誤或來收文日
期差距甚大，應即向原發文機關查詢或退回補正或保留來
文信封，以備查考。
3.附件為現金、支票、貴重或大宗物品，應先送出納人員或
相關單位之承辦人簽收保管。
（二）凡書明本局之公文，原則均應編定公文文號。但下列文件，
得逕送承辦組室或指定人員簽收，不予編號：
1.非業務關係之定期表報或例行表冊。
2.本會移送本局之收文副本。
3.贈送書刊、資料、商業性推銷品件、演講及研討會海報通
知、致贈謝函及無關本局公務且辦畢後無保存必要之文件
。
（三）傳真及電子文件經收文編號，得視為正式公文。
（四）公文總收文號應按年度順序編號，並於公文檔案管理系統詳
實登錄。未經編號之收文，應先送總收文編號登錄後再行處
理。
（五）電子交換收文人員經施以身分辨識程序，並於電腦系統確認
相符後，應即時進行收文作業，且應立即傳送回復訊息。
（六）電子交換公文於電子收文後，除辦理線上簽核之公文外，須
列印收受之公文，經檢視無誤後登錄公文檔案管理系統，並
將相關電子檔與收文號連結。電子公文超過一頁時，須加印
頁碼及騎縫標識。
（七）對發文方告知登載電子公布欄之訊息，收文人員應依其訊息
擷取相關資料，登載於本局網站電子公布欄專區，並應註明
登載期限，逾限則逕自移除。
（八）分文人員應視公文之時間性、重要性，即依本局分層負責規
定及各組室職掌分工，認定承辦單位後，依序迅速正確分辦
。
（九）公文分文內容涉及二個單位以上者，分文以來文業務比重較
大者為主辦單位；無法分辨業務比重時，以來文所涉第一個
業務承辦單位為主辦者。
（十）收受非屬本局主管業務或職權範圍之來文，須移送其他機關
承辦時，應即擬具移文單，移請權責機關處理。
（十一）來文完成分文手續後，應依序編號並於公文檔案管理系統
摘錄來文機關、文號、附件及案由等，急要公文應提前編
號登錄分送。
（十二）紙本來文得於收文時先行掃描，並分文以線上簽核方式辦
理，其送件及歸檔作業如下：
1.非機關間之來文，連同送件清單分送承辦單位收發人員
簽收。
2.機關間之來文涉個人權益或信證稽憑及非以線上簽核辦
理者，承辦人應向文書科取回紙本來文並歸檔。
3.機關間之來文不歸檔者，於文書科保管屆滿二年後得予
銷毀。
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二十二、組室收發（單位登記桌）
（一）組室收發人員負責辦理本單位公文收發、登錄、查詢及單位
稽催統計等事項。
（二）組室收發人員收受編定單位收文號之公文，經點收登錄後，
應立即送請單位主管批示或依其授權分送承辦人員，不得積
壓。
（三）組室收發人員收受之公文，認為非屬本單位承辦者，應於文
到四小時內填妥公文改分（提陳）表，敘明理由經單位主管
核閱後，即時退回分文人員改分；改分單位如有意見，分文
人員應即簽明理由提陳主任秘書裁定，以免輾轉延誤。
（四）組室收發人員對於創稿或簽陳，應於公文檔案管理系統上完
成登錄作業。
（五）組室收發人員對於辦畢案件之紙本公文，除線上簽核之機關
來文經判定不歸檔者外，應於五日內連同公文歸檔清單送檔
案管理人員簽收歸檔；辦畢案件有延後歸檔之必要者，應由
承辦人員簽請組室主管核准，並知會檔案管理單位。
（六）會辦或陳核之公文，流程均應於公文檔案管理系統作業逐一
詳實登錄， 公文文號須隨實體公文一併傳遞。
（七）會辦三個單位以上者，應使用簽稿會核單；會簽完成之公文
，最終會簽單位應逕自循序上陳；如有簽註意見者，應即退
回原承辦單位綜合彙整或處理。
（八）會簽會核時限為：
特急件應隨到隨會、最速件一小時、速件二小時、普通件四
小時。
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二十三、總發文
（一）總發文人員對於待發之公文，應詳加查核，未經核發、漏蓋
印信、附件不全或受文者不符之文稿，應即退還補辦修正。
（二）公文有總收文者，發文時不另編號，逕以該收文號為發文號
；彙辦案件以彙辦公文最後一件為母文，併其餘彙辦公文；
併辦案件以首件公文為母文，併其餘併辦公文。
（三）發文後之原稿件，除辦理線上簽核之公文外，應於稿面加蓋
「已發」章戳，並將繕發後之稿件，併同總發文歸檔清單逕
送歸檔；如承辦單位註明「發後補陳」或「發後補會」者，
應退還承辦人員處理。
（四）發文之附件應檢齊裝封，隨文寄發。如附件另送，應於公文
附件欄加蓋「附件另送」戳記，並於附件封面註明○○字○
○號之附件。
（五）重要附件或附有現款、支票、匯票或其他證券及貴重特殊物
品，應檢齊封固後送發，並一律以掛號寄發。
（六）對同一機關有數件通常性之待發公文，可併封送發，並於封
面註明文號及件數。
（七）裝封公文應視性質及遞送方式，於封面加蓋戳記，如「掛號
」、「開會通知請即啟閱」等；機密文件則應另加封套，以
維護機密。
（八）郵寄信封得採開窗式顯示收件人及收件地址與郵遞區號，以
加速處理。
（九）各組室送發之文件，應以有關公務者為限；郵寄文件應註明
收件人住址及郵遞區號；大宗書刊及資料可委由承包廠商代
為寄送。
（十）寄發文件資料，應依印刷品、普通文件、掛號文件及快捷郵
件等作分類，分別秤量重量，以利計算郵資；郵資報核，應
按日填寫「郵資報表」，並附貼郵局掛號函件執據。
（十一）公文以電子交換發文，其傳送作業應注意事項如下：
1.發文人員應於發文前進行辨識程序，經電腦系統確認後
，始可進行發文作業。
2.發文人員於發文傳送前應依據文稿上註明之交換處理機
制類別及安全管制措施項目，執行公文電子交換作業。
3.公文以電子交換發文傳送後，發文人員應確認電腦系統
發送之訊息，並檢視發送結果及為必要之處理。
4.電子交換文件遇行文單位兼具電子交換及非電子交換者
，應於發送後檢視清單，並得於清單上標明「已電子交
換」。
5.公文經電子交換後，除辦理線上簽核之公文外，公文原
稿應加蓋「已電子交換」章戳。
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參、公文擬辦
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二十四、對於單位收發人員分送之公文或各級主管交辦事項，承辦人員應
即擬辦陳核；公文擬辦情形得以登錄於公文檔案管理系統或登記
簿為之；職務異動時，登記簿或公文經辦有關資訊應列入移交。
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二十五、簽、稿擬辦方式
（一）先簽後稿：制定、訂定、修正、廢止法令規章、有關政策性
或重大興革事項或牽涉較廣、內容複雜或其他重要案件，須
先簽請核定後再據以辦稿。
（二）簽稿併陳：依法辦理或案情簡單，處理情形僅須酌加說明、
析述，以及限時辦發不及先行請示案件，以簽稿合併陳請核
判。
（三）以稿代簽：一般案情簡單，處理途徑別無選擇或例行陳轉之
案件，得逕行以稿代簽方式辦理，不須於來文空白處再簽註
意見。
（四）使用先簽後稿、簽稿併陳或以稿代簽時，應於左上角附註「
先簽後稿」「簽稿併陳」或「以稿代簽」字樣。
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二十六、作業要求
（一）簽、稿之擬辦，各項文字記述、數字、簡語及標點符號等，
應求正確無誤；用語遣詞，應言簡意賅，分段確實；結構格
式及各項作法，均應確實符合規定，力求一致；敘述不可輕
重或本末倒置；同一案情之處理不可前後矛盾，互相牴觸。
（二）「簽」之性質，為處理公務時運用文字表達意見之文件。本
局內部單位簽辦之案件，依分層負責授權規定核決，簽末不
必敘明陳某某長官字樣；以本會主任委員署名簽陳行政院之
案件，簽末得敘明『敬請 秘書長轉陳 副院長 院長』字
樣（格式參如附件三）。
（三）簽之撰擬準據：
1.原則上應以法令準則或成例為依據，無依據時，應衡情度
理或與有關組室會商擬具之。
2.提供之意見或辦法未獲上級同意而另有指示者，依其指示
辦理；但如與法規或政策有牴觸時，應再陳明提供裁決。
3.重要或特殊案件應先當面請示辦理原則後再行簽辦。
（四）簽之撰擬要領：
1.「主旨」：扼要敘述案情之要點與目的，於末段結尾適切
使用請示語，如「請核示」或「簽稿併請核示」等。
2.「說明」：應簡要敘述案情來源、經過、事實、理由、相
關法規、處理方法分析、協調會辦情形之歸納及主辦單位
所持立場等事項。
3.「擬辦」應針對案情，提出具體處理意見或解決問題方案
，供上級長官採取決定。意見較多時分項條列。
4.「簽」之各段應截然劃分，「說明」一段不提擬辦意見，
「擬辦」一段不重複「說明」。簽稿併陳如案情簡單，可
使用便簽方式，不分段，以條列式簽擬；一般存參文件，
得於原件文中空白處簽擬，空白處不敷運用時，應另附便
簽上陳。
5.便簽簽末應敘明組室名稱，並逐級陳核。
（五）文稿係公文之草案，由各單位依業務處理權責及規定程序核
判後，繕發正式公文。撰擬文稿應按行文對象或行文事項之
性質選用適當之公文名稱，如「函」、「書函」、「公告」
等，並注意與受文者之關係地位。
（六）本局為行政院研究發展考核委員會附屬機關，擬辦文稿直接
稱謂宜用「鈞會」，並應於稱謂前空一格。
（七）文稿以一文一案為原則，受文者有數機關時，內容大同小異
者，同稿併敘，將不同文字列出，並註明某處文字針對某機
關；內容小同大異者，用同一稿面分擬。但一案須辦數稿者
，仍僅用一文號。
（八）凡有通報行政院所屬中央二級機關及直轄市、縣市政府週知
之公文者（二百萬位元組以下），得於正本欄位加註「全國
政府機關電子公布欄」，於核可後送發，得以電子公文交換
登載至該公布欄。
（九）擬辦公文，應扼要說明案件背景，並檢附前案供參，及避免
將前案影本納為公文附件歸檔。
（十）擬辦文稿，應填列文別、速別、密等及解密條件或保密期限
（解密條件或保密期限以括弧標示於機密等級之右）、附件
、分類號及保存年限。
（十一）一般公務機密文書之處理應依「檔案管理局一般公務機密
應保密範圍表」（如附表一）辦理。
（十二）文稿「說明」引述來文機關文號作法例：
1.依 大部90年4月26日台財總字第○○○○○號函辦理
。
2.復 大會90年4月8日工程技字第○○○○○號函。
（十三）擬辦開會通知單稿，開會日期毋庸寫「中華民國」、「民
國」等字，如90年○月○○日（星期三）上午9時30分。
另書明下午者，不寫14時、15時，應寫為2時、3 時。
（十四）為利電子公文進行交換作業，函送開會會議紀錄予與會者
時，會議紀錄出（列）席者項，應繕具全部出列席人員名
單。
（十五）局內會議通知及會議紀錄得以電子郵遞方式告知，會議紀
錄得登載本局局內資訊網。
（十六）擬辦文稿，行文之「正本」或「副本」，承辦人員應於公
文檔案管理系統登錄機關全銜（行文序列原則參如附件四
）、地址及郵遞區號；文若屬通函性質，正、副本收受者
宜採用總稱概括方式表示；對個人一律稱「先生」、「女
士」或「君」，不書明個人身分證字號或其他基本資料（
諸如出生年月日等）。
（十七）擬辦文稿（含會議通知等電子郵件稿），承辦人員應於文
稿末適當空白處簽章，並註記年度、日期及時間（線上簽
核公文僅需註記日期及時間），各層級核稿簽章，依序由
上而下、由左而右簽署，其為二層決行者，應加蓋「二層
決行」章，如為代理單位主管核判者，應於簽章後加「代
」字；對簽稿併陳公文逕判發者，則應註明「奉 核後發
」。落款簽名必須清晰，足資辨認，以明責任。（例如93
年12月201220日15時得縮記為93。1500
（十八）擬辦文稿，避免單字成行、單行成頁及簽末請示用語或稿
末署名獨自成頁，遇有畸零字數或單行時宜儘可能緊湊，
並應注意預留文稿空間以供核決批示。
（十九）公文擬辦完成後，應裝訂整齊，如含橫式圖表者，應依表
頭為裝訂線方向整理；如有附件、附錄，應另加簡明醒目
之標籤，並標示附件序；附件標籤自上而下貼於文件之右
邊緣；附錄標籤自左至右貼於文件上端。發文之附件，應
於文面確實註記，檢點清楚，隨稿附送。如須以電子文件
、抄本或影印本發出，辦稿時應載明「附電子檔」、「抄
送」或「檢送○○影印本」等字樣，並註明「原本存卷，
另以電子檔、抄本或影印本發出」；如須以原本發出，而
原本僅一份時，請註明「原本隨文發出，抄本或影本存卷
」。
（二十）文稿二頁以上者應裝訂妥當，並於騎縫處蓋（印）騎縫章
。
（二十一）機關內部機密件、急要件或附有大量現金、有價證券及
貴重物品之公文，除由承辦人員親自遞送外，一般公文
處理各單位收發人員亦應隨到隨辦，隨辦隨送，不得積
壓。
（二十二）公文之傳遞應一案一卷宗，機密文件應使用黃色卷宗或
機密文件傳遞封彌封傳送。
（二十三）簽、稿陳核文字修改過多，應由各級主管退還承辦人員
清稿後併附原辦文稿，始得陳核；如經修正而僅抽換部
分頁面時，應於騎縫處加蓋職名章，其已會章者，可免
再行會章。
（二十四）承辦案件應注意其辦理期限，當每日檢視有無即將逾期
公文，儘速提陳，並預留各級主管核決及發文作業時間
，緊急案件應親自遞送。
（二十五）未能如期辦畢之公文，應於待辦日期未屆滿前敘明原由
辦理展期，展期次數以二次為限，每次不得超過十日。
第一次展期應經單位主管核准，第二次展期應報請主任
秘書核准；申請展期核可後，除線上申辦展期者外，展
期申請單應併同公文陳核及歸檔，並將展期申請單影送
秘書室及單位登記桌各一份；限期案件，須聯繫來文機
關確認並留下電話紀錄或其他書面紀錄，始得變更來文
所定期限。
（二十六）具特殊或涉及政策、法令或需多方會辦之案件，需三十
日以上始能辦結者，得簽准提列為專案管制案件，並逕
依擬辦結期限辦理稽考。
（二十七）公文來文之處理速別與公文性質不符者，經組室單位主
管核可後，得調整來文處理速別。
（二十八）公文得以雙面列印，陳核公文用紙，除不須歸檔之前案
影本外，不得使用資源回收紙張。
（二十九）公文以電子交換發文，其附件之處理應注意下列事項：
1.紙本式附件除書籍、支票、原始憑證、需蓋印章之表
單外，均應編訂頁碼掃描存成電子檔傳送。
2.電子檔附件應存成公文用紙 A4 尺度，如非 A4 尺度
之附件，應縮放印成 A4 尺度再予掃描儲存。
3.附件檔大小及附件檔名使用之中文字數依「文書及檔
案管理電腦化作業規範」辦理。公文附件檔大小超過
規定者，公文附件應改置於網站共用附件下載區供收
文方下載使用。
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肆、繕校
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二十七、須繕印之稿件，於奉核後統由秘書室按稿件之輕重緩急辦理繕校
；凡待發之稿件，如所註明發出之期限急迫，預期無法依限辦妥
者，應向承辦單位洽商是否改訂日期，並於稿面註明，以明責任
。
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二十八、繕印之稿件，應以當日繕印竣事為原則；對於交繕文稿應先詳閱
原稿及稿面之有關批註，認清文別、份數、格式、段落及有無附
件。稿件文字如有疑義，或機密文書未註記解密條件或保密期限
者，應洽承辦人員予以改正。
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二十九、稿件內之金額、數字、人名、地名、日期或重要辭句，不得因繕
打錯誤而任意添註或塗改，如不影響全文意旨者，得於改正後在
改正處加蓋校對章；其以電子文件行之者，該電子檔須一併改正
。
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三十、繕印文稿，上行文應繕印首長職銜姓名，平行文及下行文則不必繕
印首長職銜姓名。
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三十一、校對時應注意公文之格式、內容、標點符號與原稿是否相符，並
應清點附件，尤應特別注意發文日期、字號及金額數字，經檢校
確認無誤，應於公文末端或末頁左下端，蓋校對章戳。
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伍、印信管理
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三十二、本局任何文件非經局長或依分層負責規定授權各層主管核判者，
不得蓋用印信。文稿繕校竣事，應連同稿件送監印人員，未經判
行或有其他錯誤之稿件，監印人員應即退送補判或更正後再行用
印。
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三十三、待發公文經監印人員檢點無誤，依下列規定蓋用印信：
（一）發布令、公告、派令、獎懲令、考績通知書、聘書、獎狀、
證明書、契約及其他依法令規定應蓋用印信之文件，均蓋本
局印信及首長職銜簽字章。
（二）函：上行文，署本局首長全銜、姓名，蓋官章；平行、下行
文，蓋職銜簽字章。
（三）書函、開會通知單、移文單蓋機關條戳。
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三十四、不辦文稿之文件蓋用印信時，應先填具「蓋用印信申請表」，經
核准後始可用印。各項奉核之採購合約或人事、會計有關書表得
逕於核章後用印，以節省時效。
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三十五、監印人員對行文單位兼有電子交換及非電子交換之文稿，應核對
其清單經確認無誤，方得於非電子交換公文蓋印，並循序進行發
文作業。
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陸、公文稽催
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三十六、本局公文流程，承辦人應自我管理，對所經辦之案件，自陳核（
判）至發文止，負全程查催之責；各組室主管對所屬承辦之公文
，亦應隨時檢視流程有無逾時情事，並予督催，如有貽誤，應負
共同責任。
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三十七、組室收發人員應逐日檢查公文處理情形，當日屆期公文應通知承
辦同仁儘速簽辦或視需要辦理展期。
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三十八、組室收發人員每週須對將屆辦理期限或逾期公文之稽催及稽催結
果缺失之檢討改進建立紀錄，供單位主管參處。
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三十九、本局秘書室應研訂公文流程管理稽核計畫，辦理定期或不定期檢
核；檢核結果，應責請各組室確實檢討改進，並據以辦理獎懲。
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