法規名稱: 調查人員協助調查委員辦理調卷還卷及歸檔作業規範
停止適用時間: 中華民國112年7月24日

所有條文

一、辦理調卷還卷及歸檔之原則:
    辦理調卷還卷及歸檔時,調查人員除應依據監察法第二十六條第一項
    及第二十七條等規定,隨時向調查委員報告調卷還卷及歸檔之情形外
    ,並應依據調查委員之指示,妥善辦理調卷還卷及歸檔之相關事宜。

二、辦理調卷方式:
    (一)院內調卷方式:為調閱本院檔案資料中有關調查案件之前案,
          或與調查案件相關之檔案,而依據「監察院各單位承辦人員辦
          理檔卷歸檔及調還卷作業注意事項」辦理調卷。
    (二)院外調卷方式:
          1.隨同調查委員向被調卷機關辦理調卷。
          2.依據調查委員之指示,由調查人員持調查證辦理調卷。
          3.依據調查委員之指示,去函文調卷。
          4.依據調查委員之指示,由調查人員持函赴被調卷機關辦理調
            卷。
          5.依據調查委員之指示,以電話或傳真等方式,向被調卷機關
            辦理調卷。

三、辦理調卷程序:
    (一)院內調卷程序:調閱調查案件之前案,或與調查案件有關之檔
          案時,應參照「監察院人民書狀處理概要表」,填具「監察院
          ○○會處室調卷單」一式二份,經監察調查處主管人員簽章後
          ,循行政程序交檔案科辦理。
    (二)院外調卷程序:
          1.去函調卷時,應填具「本院監察委員調查案件向有關機關調
            卷單」,請調查委員核章,或依據調查委員核可之調查計畫
            ,循行政作業程序擬辦調卷函稿後,交文書科辦理發文作業
            。
          2.由調查人員持調查證辦理調卷時,應先簽奉調查委員核可,
            請領調查證後,再循行政作業程序,由監察調查處核發調查
            證。
          3.因調查案件性質急迫,或係屬簡易或參考性質之卷證資料,
            得擬具傳真稿,經監察調查處核可後,加蓋監察調查處之戳
            記,向被調卷機關辦理調卷。

四、辦理調卷時應注意處理下列事項:
    (一)院外調卷時,應辦理正式函文調借為原則;惟如於研閱案卷過
          程中,發現有資料不齊全之情形,得以電話聯繫方式,請其補
          送。
    (二)使用調查證辦理調卷時,應同時出示本院職員證,以明身分,
          使用完畢後,應立即繳還監察調查處,並將調卷情形陳報調查
          委員。
    (三)調借之文卷資料,以與案件有關者為限,並儘量以影印本代替
          ,避免影響被調卷機關之業務處理。
    (四)如必需調借原卷,則宜請被調卷機關加封、編頁碼,避免遺失
          。
    (五)調閱資料應仔細檢視清點,並製作收據,載明名稱、數量,一
          式二份,交被調卷機關一份,調查人員自留一份備查。
    (六)調借之文卷資料原件,不可塗污毀損,應維持原狀。
    (七)協調聯繫調借案卷時,態度應不卑不亢,注意溝通技巧,勿生
          爭執,如有拒絕情事,應即電話請示調查委員,另行研議適當
          作為。
    (八)各機關辦理中之案卷,除因情節重大須急速處理者外,以就地
          調閱為原則,必要時得影印攜回。
    (九)調閱涉及國防、外交上應保守之機密文卷時,應負責保密,如
          為攝影、影印或抄錄者並應編號密封。
    (十)調查案件遇有必要鑑定之事項,得陳請調查委員報院委託有關
          專業機關辦理。調閱有關機關卷證或詢問有關人員,如遭拒絕
          、故意隱匿、拖延或其他不法情事而妨礙調查權之行使者,應
          隨時陳報調查委員處理。
    (十一)凡向同一機關調卷,應儘可能將所需資料一次載明告知並調
            齊。
    (十二)被調卷機關如回復檔案已銷毀或被檢調單位調走,應即時陳
            報調查委員,並遵照指示辦理後續作為。

五、辦理還卷方式:
    (一)院內還卷方式:本院檔案資料中,有關調查案件之前案,或與
          調查案件相關之檔案完畢後,應依據「監察院各單位承辦人員
          辦理檔卷歸檔及調還卷作業注意事項」辦理還卷。
    (二)院外還卷方式:依據調查委員之指示,應辦函還卷。

六、辦理還卷程序:
    (一)院內還卷程序:調閱本院檔案資料中有關調查案件之前案,或
          與調查案件相關之檔案後,歸還時應填具簽收簿,循行政程序
          辦理還卷,調卷單退回後,應附入調卷簿備查。
    (二)院外還卷程序:還卷時應填具「本院監察委員調查案件向有關
          機關調卷單」,陳請調查委員核章後,辦理還卷函稿,循行政
          作業程序,簽請監察調查處核可後,交文書科辦理發文作業。

七、辦理還卷時,應注意處理下列事項:
    (一)已調回案卷,應儘速審閱於二個月內送還,如有必要,得將有
          關重要資料影印備用。
    (二)還卷時應詳細檢視清點,必要時得製作還卷清冊,確實點交。

八、辦理歸檔方式:
    調查報告移送委員會審議時,調查人員應併同調卷或還卷資料,移請
    委員會依據「監察院各單位承辦人員辦理檔卷歸檔及調還卷作業注意
    事項」辦理歸檔。

九、辦理歸檔程序:
    調卷或還卷資料移請委員會辦理歸檔時,調查人員應自本院「院區內
    部網路資訊管理系統」,列印調查案件之併案群,並切實核對調卷或
    還卷資料之所有相關文件案號後,循行政程序,送交委員會處理。

十、辦理歸檔時應注意處理下列事項:
    (一)調卷或還卷,採一案裝訂一卷為原則,如文卷厚度超過三公分
          以上者,得分成數卷裝訂。
    (二)調卷或還卷應按日期先後,依序由上而下裝訂,加裝封面、封
          底,並保持右、底兩面之整齊。
    (三)切實填載及核對封面之「調查委員」、「案由」、「陳訴人」
          、「承辦單位」、及「宗數」等相關欄位,以備查考。
    (四)移送調卷或還卷資料時,應注意檢查卷證及附件有無錯誤;對
          於無保存必要之抄本或影本,審慎篩檢後,得不予併入調卷或
          還卷資料,以減輕本院檔案之庫存壓力,落實檔案管理。