一、辦理調卷還卷及歸檔之原則:
辦理調卷還卷及歸檔時,調查人員除應依據監察法第二十六條第一項
及第二十七條等規定,隨時向調查委員報告調卷還卷及歸檔之情形外
,並應依據調查委員之指示,妥善辦理調卷還卷及歸檔之相關事宜。
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二、辦理調卷方式:
(一)院內調卷方式:為調閱本院檔案資料中有關調查案件之前案,
或與調查案件相關之檔案,而依據「監察院各單位承辦人員辦
理檔卷歸檔及調還卷作業注意事項」辦理調卷。
(二)院外調卷方式:
1.隨同調查委員向被調卷機關辦理調卷。
2.依據調查委員之指示,由調查人員持調查證辦理調卷。
3.依據調查委員之指示,去函文調卷。
4.依據調查委員之指示,由調查人員持函赴被調卷機關辦理調
卷。
5.依據調查委員之指示,以電話或傳真等方式,向被調卷機關
辦理調卷。
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三、辦理調卷程序:
(一)院內調卷程序:調閱調查案件之前案,或與調查案件有關之檔
案時,應參照「監察院人民書狀處理概要表」,填具「監察院
○○會處室調卷單」一式二份,經監察調查處主管人員簽章後
,循行政程序交檔案科辦理。
(二)院外調卷程序:
1.去函調卷時,應填具「本院監察委員調查案件向有關機關調
卷單」,請調查委員核章,或依據調查委員核可之調查計畫
,循行政作業程序擬辦調卷函稿後,交文書科辦理發文作業
。
2.由調查人員持調查證辦理調卷時,應先簽奉調查委員核可,
請領調查證後,再循行政作業程序,由監察調查處核發調查
證。
3.因調查案件性質急迫,或係屬簡易或參考性質之卷證資料,
得擬具傳真稿,經監察調查處核可後,加蓋監察調查處之戳
記,向被調卷機關辦理調卷。
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四、辦理調卷時應注意處理下列事項:
(一)院外調卷時,應辦理正式函文調借為原則;惟如於研閱案卷過
程中,發現有資料不齊全之情形,得以電話聯繫方式,請其補
送。
(二)使用調查證辦理調卷時,應同時出示本院職員證,以明身分,
使用完畢後,應立即繳還監察調查處,並將調卷情形陳報調查
委員。
(三)調借之文卷資料,以與案件有關者為限,並儘量以影印本代替
,避免影響被調卷機關之業務處理。
(四)如必需調借原卷,則宜請被調卷機關加封、編頁碼,避免遺失
。
(五)調閱資料應仔細檢視清點,並製作收據,載明名稱、數量,一
式二份,交被調卷機關一份,調查人員自留一份備查。
(六)調借之文卷資料原件,不可塗污毀損,應維持原狀。
(七)協調聯繫調借案卷時,態度應不卑不亢,注意溝通技巧,勿生
爭執,如有拒絕情事,應即電話請示調查委員,另行研議適當
作為。
(八)各機關辦理中之案卷,除因情節重大須急速處理者外,以就地
調閱為原則,必要時得影印攜回。
(九)調閱涉及國防、外交上應保守之機密文卷時,應負責保密,如
為攝影、影印或抄錄者並應編號密封。
(十)調查案件遇有必要鑑定之事項,得陳請調查委員報院委託有關
專業機關辦理。調閱有關機關卷證或詢問有關人員,如遭拒絕
、故意隱匿、拖延或其他不法情事而妨礙調查權之行使者,應
隨時陳報調查委員處理。
(十一)凡向同一機關調卷,應儘可能將所需資料一次載明告知並調
齊。
(十二)被調卷機關如回復檔案已銷毀或被檢調單位調走,應即時陳
報調查委員,並遵照指示辦理後續作為。
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五、辦理還卷方式:
(一)院內還卷方式:本院檔案資料中,有關調查案件之前案,或與
調查案件相關之檔案完畢後,應依據「監察院各單位承辦人員
辦理檔卷歸檔及調還卷作業注意事項」辦理還卷。
(二)院外還卷方式:依據調查委員之指示,應辦函還卷。
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六、辦理還卷程序:
(一)院內還卷程序:調閱本院檔案資料中有關調查案件之前案,或
與調查案件相關之檔案後,歸還時應填具簽收簿,循行政程序
辦理還卷,調卷單退回後,應附入調卷簿備查。
(二)院外還卷程序:還卷時應填具「本院監察委員調查案件向有關
機關調卷單」,陳請調查委員核章後,辦理還卷函稿,循行政
作業程序,簽請監察調查處核可後,交文書科辦理發文作業。
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七、辦理還卷時,應注意處理下列事項:
(一)已調回案卷,應儘速審閱於二個月內送還,如有必要,得將有
關重要資料影印備用。
(二)還卷時應詳細檢視清點,必要時得製作還卷清冊,確實點交。
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八、辦理歸檔方式:
調查報告移送委員會審議時,調查人員應併同調卷或還卷資料,移請
委員會依據「監察院各單位承辦人員辦理檔卷歸檔及調還卷作業注意
事項」辦理歸檔。
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九、辦理歸檔程序:
調卷或還卷資料移請委員會辦理歸檔時,調查人員應自本院「院區內
部網路資訊管理系統」,列印調查案件之併案群,並切實核對調卷或
還卷資料之所有相關文件案號後,循行政程序,送交委員會處理。
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十、辦理歸檔時應注意處理下列事項:
(一)調卷或還卷,採一案裝訂一卷為原則,如文卷厚度超過三公分
以上者,得分成數卷裝訂。
(二)調卷或還卷應按日期先後,依序由上而下裝訂,加裝封面、封
底,並保持右、底兩面之整齊。
(三)切實填載及核對封面之「調查委員」、「案由」、「陳訴人」
、「承辦單位」、及「宗數」等相關欄位,以備查考。
(四)移送調卷或還卷資料時,應注意檢查卷證及附件有無錯誤;對
於無保存必要之抄本或影本,審慎篩檢後,得不予併入調卷或
還卷資料,以減輕本院檔案之庫存壓力,落實檔案管理。
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