三、歸檔案件以原件為原則，有附件者，每一種以一份為限。
  （一）未以原件歸檔者，應由承辦單位於影本空白處簽註無法以原件歸
        檔原因，並經權責長官核准後，辦理歸檔。
  （二）歸檔案件有微縮、影音、電子等媒體型式者，應請承辦人員確認
        其內容無誤後彌封蓋章。
  （三）機關間紙本來文經轉製為電子型式而完成線上簽核辦畢者，其紙
        本來文如無重複歸檔之必要者，得不歸檔，由各機關本於權責，
        自訂保管期限，屆期後逕行處置；惟涉及個人權益或信證稽憑之
        機關間行文及非屬機關間之紙本來文，經改為線上簽核辦畢者，
        其紙本來文仍需歸檔管理。
  （四）線上簽核辦畢案件，不需列印紙本歸檔。

六、公文用紙含申請書、表單及附件，統一為 A4 或 A3 規格。如需附便
    簽紙，請承辦人員黏貼於適當位置並預留裝訂處；如附件紙張過小（
    如身分證影本、照片）請承辦人員黏貼於 A4 紙張上連同公文送交歸
    檔。
  （一）檔案之大小長短，應以公文紙規格為準，文件過長過寬者，得予
        裁切或摺疊，以求整齊，但不得損及原文及批註簽章等。
  （二）公文附件為A3規格者，應以「蝴蝶頁」方式折齊，頁碼以一頁計
        。
  （三）歸檔公文及附件禁止使用資源回收用紙；傳真紙應先影印後再歸
        檔。

七、歸檔案件除本文外，應基於業務參考價值或權責稽憑之需辦理歸檔；
    附件歸檔原則如下：
  （一）附件屬抽存續辦者，承辦人員應於本文敘明，並於附件註記文號
        及辦畢日期，簽奉機關權責長官核准；俟其辦畢後，承辦人員應
        依規定辦理附件歸檔事宜。
  （二）附件以隨文裝訂為原則，如難以併同裝訂時，應在原稿蓋「附件
        另存」戳記，並於附件本身標記名稱、檔號及收發文號；編目時
        應在相關欄位註明「附件名稱」、「媒體型式」、「數量」、「
        單位」及「附件存放位置」。
  （三）附件為書籍經指定保存單位或為應公開之陳列品（如海報）等，
        不需辦理歸檔。
  （四）歸檔案件有書籍型式之附件時，承辦人員應於書籍封面右下角載
        明文（編）號。
  （五）歸檔案件有照片、微縮、影音、電子或其他方式儲存之媒體時，
        承辦人員應於其媒體或外包裝載明名稱、文號、規格、製作者、
        製作日期、分類號、保存年限及內容概要。但屬附件者，得不載
        明分類號、保存年限、製作者及製作日期。
  （六）已歸檔案件因錯誤需辦理抽換附件時，承辦人員應先辦理調案，
        再簽註抽換緣由及更正頁碼，簽請原核准長官核章後，始可辦理
        歸檔。