一、為建立檔案保存價值鑑定制度，提升檔案清理效能，特訂定本規範。

二、各機關檔案有檔案法施行細則第十三條第一項情形，應辦理檔案保存
    價值鑑定。

三、辦理檔案保存價值鑑定應遵守下列原則：
  （一）需求原則：衡量檔案之使用者數量、權益、應用頻率、檔案類別
        、需求程度及時效性。
  （二）彈性原則：依檔案性質及應用需求，選擇適當之鑑定方法及基準
        。
  （三）客觀原則：進行意見諮詢或討論，避免擅斷及主觀。
  （四）完整原則：遵循全宗原則，衡量檔案原有機關層級或檔案之重要
        性、獨特性、代表性，擇選具完整性之檔案，避免重複。
  （五）不受媒體拘泥原則：注重檔案內容價值，不因檔案媒體型式不同
        而有所差異。
  （六）去蕪存菁原則：精選足以代表機關組織沿革、政策及業務之檔案
        。但以不違背完整原則為限。
  （七）先例原則：遵循過去相關檔案鑑定之結果。但因機關職能或時空
        環境變遷等特殊情形者，不在此限。

四、檔案保存價值鑑定作業步驟如下：
  （一）確立檔案鑑定目的及範圍。
  （二）分析機關背景及檔案概況。
  （三）選擇鑑定方式及方法。
  （四）選擇鑑定基準。
  （五）分析檔案保存價值。
  （六）提出鑑定結果。
  （七）撰寫鑑定報告。

五、前點第二款分析機關背景及檔案概況，應包括下列事項：
  （一）檔案原有機關組織沿革、職能變遷及相關法令。
  （二）檔案原有機關主要職能對國家或社會之影響。
  （三）檔案涵蓋年代及產生時間。
  （四）檔案產生之原因。
  （五）檔案類別所含案卷及主要內容。
  （六）檔案形式及保存狀況。

六、辦理檔案保存價值鑑定之方式如下：
  （一）內容鑑定：指依檔案主題、內容及應用需求，評估檔案價值之方
        式。
  （二）職能鑑定：指分析個別機關內各類職能及各單位之重要性，評估
        檔案價值之方式。
  （三）宏觀鑑定：指分析機關間各類政府職能及各單位之相對重要性，
        評估檔案價值之方式。
    辦理檔案移轉、機關檔案保存年限區分表訂（修）定，鑑定檔案價值
    時，以職能鑑定或宏觀鑑定方式為原則，併採內容鑑定方式為之；辦
    理檔案銷毀，鑑定檔案價值時，採內容鑑定方式為原則。

七、辦理內容鑑定，應先掌握檔案主題重要性與檔案內容資訊及主題之關
    聯性。
    前項鑑定得採逐案或逐件方式為之，並分析下列事項：
  （一）檔案使用需求與價值。
  （二）檔案內容之重要性及影響層面。
  （三）檔案未妥予留存，影響內、外部利害關係人利益之程度及風險。
  （四）檔案之完整性、代表性、關聯性、獨特性、互補性、時效性及真
        實性。
  （五）過去相關檔案鑑定之結果。

八、辦理職能鑑定，應衡量檔案使用需求及擇定之鑑定基準，依類別擇選
    重要之檔案，並分析下列事項：
  （一）機關各類職能與所屬業務之重要性及關聯性。
  （二）檔案使用需求與價值。
  （三）機關內各單位之重要性。
  （四）檔案未妥予留存，影響內、外部利害關係人利益之程度及風險。

九、辦理宏觀鑑定，應包括下列事項：
  （一）確立檔案鑑定主題或範圍。
  （二）擇選機關進行組織沿革及職能分析。
  （三）依國家檔案徵集策略或機關檔案鑑定目的辦理檔案鑑定。
  （四）依政府或各機關之重要職能、檔案產生者及檔案產生時間擇選檔
        案。
  （五）擇選重要類別之檔案。

十、辦理宏觀鑑定擇選檔案鑑定機關優先順序時，應衡量下列事項：
  （一）機關職能對國家、社會及其他機關之影響。
  （二）機關於同類型政府職能之重要性。
  （三）機關組織層級及成立時間。
  （四）機關職能涉及法令之影響程度。
  （五）機關所屬與內部單位數量、員額及預算。
  （六）機關管有重要檔案媒體之型式。

十一、檔案保存價值鑑定，應依鑑定目的、檔案性質、數量及範圍，採下
      列一種或數種方法為之；必要時，得成立鑑定小組：
    （一）邀請學者專家鑑定。
    （二）邀請利害關係人參與分析。
    （三）邀集業務單位會審。
    （四）進行檔案內容實地審查。
    （五）選擇代表性檔案審查。
    （六）舉辦公聽會。
    （七）公開資訊徵詢大眾評論。
    （八）選擇鑑定基準進行檢核。
    （九）辦理焦點群體座談。
    （十）調查或訪問相關人、事、物。
    （十一）其他適當方法。
      檔案對民眾權益之維護具重大影響者，得優先採取前項第二款、第
      六款及第七款之鑑定方法。

十二、檔案保存價值鑑定基準如下：
    （一）原有價值：指檔案之本質、內容或實體形式特性具有之原始價
          值。
    （二）行政稽憑價值：指得作為機關組織職能運作、決策、業務處理
          及績效等事證或責任稽憑之價值。
    （三）法律價值：指檔案清理適法性及保障團體或個人權益之價值。
    （四）資訊價值：指得作為研究發展參考或滿足民眾知的需求之價值
          。
    （五）歷史價值：指得保存典章制度或作為史籍資料之價值。
    （六）管理成本：指保管及修護檔案之成本效益。
    （七）風險評估：指評估檔案未妥予留存，對於機關業務運作及利害
          關係人利益之影響。
      前項鑑定基準，各機關得依業務需要給予適當之權重；國家檔案之
      鑑選，以資訊價值及歷史價值為優先。

十三、檔案原有價值之評量指標如下：
    （一）實體形式特性：指檔案存在時間及外觀實體形式等特性。
    （二）替代特性：指檔案之不可替代性。
    （三）本質特性：指檔案媒體型式或其材質、章戳、墨水、印刷與裝
          訂等審美及藝術特性。

十四、檔案行政稽憑價值之評量指標如下：
    （一）檔案資料之可信度。
    （二）機關決策及業務處理之參考性。
    （三）行政影響評估之可能性。
    （四）考評機關行政績效及行政責任之參考性。

十五、檔案法律價值之評量指標如下：
    （一）檔案內容涉及團體或個人權益及財產維護之參考性。
    （二）檔案銷毀涉及相關法令之合法性。

十六、檔案資訊價值之評量指標如下：
    （一）檔案內容研究價值。
    （二）檔案內容之代表性、獨特性、發展性及集中性。
    （三）檔案使用情形。
    （四）檔案應用之需求。
    （五）與其他檔案之關聯性及互補性。
    （六）檔案應用之限制。

十七、檔案歷史價值之評量指標如下：
    （一）檔案產生年代或特定時間。
    （二）檔案反映國家發展、時代背景、制度變革、社會文化變遷或重
          大特殊之個案。
    （三）檔案反映地方發展歷史及地方特性。
    （四）檔案反映機關發展歷史及沿革。

十八、機關電子檔案之鑑定，除依本規範辦理外，並得進行技術鑑定。
      前項技術鑑定，指分析電子檔案保存、移轉及應用過程中，所面臨
      軟硬體技術問題，就管理需求及技術變遷等因應策略提出建議。

十九、檔案鑑定報告應記載下列事項：
    （一）檔案鑑定目的。
    （二）檔案原有機關背景。
    （三）鑑定範圍及檔案描述。
    （四）鑑定方式、方法及基準。
    （五）過去相關鑑定案例及結果。
    （六）鑑定結果：包括檔案保存年限區分表訂（修）定、檔案銷毀、
          典藏或移轉等處置事項之建議。
      前項鑑定報告，機關應視檔案範圍、性質及數量，增列下列記載事
      項：
    （一）第七點至第八點與第十點規定應衡量及分析之事項。
    （二）鑑定過程。
    （三）鑑定遭遇困難及異議處理情形。
    （四）技術鑑定結果。

二十、各機關辦理檔案保存價值鑑定，涉及檔案保存年限區分表訂（修）
      定、檔案銷毀或移轉時，檔案鑑定報告應併同檔案保存年限區分表
      、檔案銷毀目錄或檔案移轉目錄，依檔案法施行細則第十條第一項
      各款規定程序，函送國家發展委員會檔案管理局。

一、本點新增，理由同修正規定第十九點說明七。
二、明定各機關辦理檔案保存價值鑑定，如涉檔案保存年限區分表訂（修
    ）定、檔案銷毀或移轉時，檔案鑑定報告應併同清理結果相關文件函
    送之規定，以資周延。