肆、書面陳情案件處理作業程序：如流程圖（如附件 4）
一、書面陳情案件依規定登錄市政信箱，但屬密件者，依相關規定辦理。
二、案件依受文者不同登錄方式分為下列兩種情形：
  （一）以市府為受文者或市長室交付者（府 A、 B列管案件）：由服務
        科列管統一登錄「桃園市政信箱系統」，隨陳情書檢附滿意度調
        查表及回郵信封各 1份後派案。
  （二）本局自行收文者：
        1.總局收文：由服務科列管統一登錄「桃園市政信箱系統」，隨
          陳情書檢附滿意度調查表及回郵信封各 1份後派案。
        2.分局收文：由分局主任指派適當人員列管統一登錄「桃園市政
          信箱系統」，隨陳情書檢附滿意度調查表及回郵信封各 1份後
          派案。
三、案件回復步驟：
    步驟 1：紙本陳核：承辦人至「市政信箱系統」編輯後，列印「陳情
    回覆表」，併公文函稿（公文格式詳如附件 2第九點）附件陳核。
    步驟 2：核決公文上傳及函復陳情人：承辦人至「市政信箱系統」修
    正回覆內容並將核決公文上傳後，紙本函復陳情人。
    步驟 3：系統結案：系統辦理結案時，承辦人須同時將核決公文（正
    本）供單位主管參閱，由科長或主任辦理結案。
四、案件登錄時須於主旨處加註列管案號，陳情書及相關資料掃描檔應隱
    匿陳情人姓名、地址等個資。
五、函復陳情人時併寄滿意度調查表（如附件 7）及回郵信封各 1份，寄
    回總局服務科，服務科彙整滿意度調查表，並統計各類情形後，將統
    計情形於每月10日前送交主辦稽核。

伍、其他
一、市政信箱處理時效除市府依案件類別已明定辦理期限外，其處理期限
    原則為 6個工作天處理完畢，若案件情形特殊者，由主任秘書依權責
    調整，通知服務科向研考會備查。
二、市政信箱陳情管理系統路徑：登入「桃園市政府公務雲」後，點選「
    桃園市政信箱（ 2代）」；案件辦理一律採「線上簽核」方式處理，
    如案情特殊可採「紙本陳核」方式處理。
三、陳情案件如涉及 2個單位以上者，由系統管理人員送請主任秘書指派
     1個單位主辦彙整答覆。
四、承辦人員或主管差假時，於系統內設定職務代理人，為使業務仍能持
    續運作，由職務代理人代為處理及核閱。
五、續列管案件分為兩種情形：
  （一）問卷不滿意續列管：案件經民眾回饋意見為不滿意者，案件將自
        動（書面陳情案件由服務科錄案列管）分派至原單位承辦人辦理
        ，決行層級為副局長以上層級。
  （二）研考續列管：由研考人員（府研考／機關研考）選擇案件由原單
        位或另行指派其他單位進入研考續列管。
六、保密作業程序請依桃園市政府保密之作業規定辦理。